4) Этапы создания системы.
Исходя из фаз жизненного цикла проекта,
формируются этапы создания системы:
Управление при реализации финансового проекта предполагает так же необходимость управления ресурсами проекта. Так как наличие всех необходимых ресурсов играет основную роль при реализации проекта и получения желаемого результата, то необходимо рассмотреть какие могут существовать ресурсы проекта.
5) Вероятные ресурсы проекта и функции управления процессом
Вероятные ресурсы проекта:
Финансовые средства.
Информация.
Персонал.
Оборудование
Программное обеспечение.
Наличие необходимой инфраструктуры.
Наличие необходимой среды для реализации проекта.
Транспорт.
Связь.
Система показателей для управления проектом складывается из потоков информации. Невозможно представить управление проектом без владения всей необходимой информации. Любое несоответствие информации фактическому состоянию этапа проекта, наличие недостающей информации, немедленно сказывается на результаты управления проектом и влияет на его конечный результат.
Таким образом, эффективность управление финансовым проектом, с точки зрения значения информации, связано с потоками, которые формируют три основные направления. Организация управления финансовым проектом основана на нисходящих и восходящих потоках информации.
Нисходящий поток информации характеризуется направлением информации с высших уровней на низшие и предполагает передачу информации от руководителя проекта к подчиненным в форме приказов, инструкций, правил, предписаний и т.д. Главная цель при управлении финансовым проектом в представлении информации о том, что, как, где и когда должны делать сотрудники проекта. Этот информационный поток играет важную роль при управлении процессом реализации проекта. Он непосредственно влияет на мотивацию участников проекта и их способность выполнять заданные функции и достигать установленных целей. При коммуникации сверху вниз информация может проходить через различное число организационных уровней, по этому существует риск искажения информации.
Восходящий поток информации предполагает передачу информации от более низкого уровня к более высокому уровню. Такой поток используется для обратной связи исполнителей проекта с руководством, с целью проинформировать о результатах работы и текущих проблемах, а так же для доведения до руководства проекта мнений и предложений участников и контрольно-отчетной информации. Руководство проекта полагается на данную информацию при анализе текущего положения дел.
Вертикальный обмен информацией между участниками и руководителями проекта является основной частью коммуникационной деятельности при реализации финансового проекта. Он связан с пояснением задач, установлением сроков этапов, приоритетов и ожидаемых результатов, с обсуждением проблем эффективности работы, достижением поставленных целей и результатов, вознаграждением с целью мотивации, сбором информации о предполагаемых или реально проявляющихся проблемах, оповещении о вводимых изменениях, а так же получения сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.
Необходимо отметить, что существует и горизонтальный информационный поток, который осуществляется между сотрудниками, находящимися на одном иерархическом уровне: заместителями руководителя проекта, руководителями подразделений, участниками одного или разных подразделений. Основной целью горизонтального потока информации является обмен для координации действий подразделений и сотрудников, оптимизации поведения и реализации, целей проекта.
Таким образом, можно определить два основных признака информации в финансовом проекте.
Информации по реализации финансового проекта группируется по двум основным признакам:
1.Информация от руководителей проекта по его управлению, корректировке, изменению, дополнению.
2. Информация от исполнителей о ходе исполнения этапов проекта, возникающих проблемах, возникающих рисках, получаемых результатов.
Если информация от руководителей проекта носит исполнительный характер, то информация от исполнителей для руководства проекта должна носить аналитический характер и служит непосредственно для управления проектом.
Взаимодействие встречных потоков информации формируют функции управления процессом и иерархические характеристики уровней зрелости процессов финансового проекта.
Рассмотрим функции управления процессом:
Планирование.
Контроль.
Анализ.
Принятие решений.
Составление и сопровождение бюджета проекта.
Организация осуществления проекта.
Мониторинг.
Оценка.
отчетность.
Экспертиза.
Проверка и приемка.
Составление отчета.
Администрирование.
Рассмотрение возможности использования результатов проекта в других проектах.
Рассмотрим иерархические характеристики уровней зрелости процессов в следующей таблице.
Таблица характеристик уровней зрелости процессов проекта
Уровень зрелости |
Поведенческие характеристики |
Первоначальный |
Успех зависит исключительно от способностей и талантов сотрудников и их энтузиазма. Случайный и хаотичный порядок действий. |
Повторяющийся |
Установлены принципы выполнения операций. Существует повторяемость логики выполнения операций. |
Определенный |
Процесс имеет детальное документальное оформление, которое поддерживается руководством проекта. Четкая определенность и ответственность. Четко определены и выполняются механизмы контроля, включающие четкие критерии выполнения операций. |
Управляемый |
Цели проекта достигаются с высокой вероятностью. Процесс абсолютно предсказуем. |
Оптимизируемый |
Проводиться постоянная работа по совершенствованию процесса. |
Управление проектом не представляется возможным без управления сроками проекта и изменениями проекта, как по срокам, так и по другим показателям.
Управление сроками включают в себя:
- определение продолжительности, сроков начала и завершения проекта, его частей, важнейших контрольных событий и каждой из выполняемых работ;
- минимизация (оптимизация) временных характеристик;
- разработка расписания;
- разумное использование резервов времени;
- контроль развития проекта по временным характеристикам;
- прогнозирование сроков завершения работ, этапов и проекта в целом;
- принятие решений о ликвидации нежелательных временных отклонений;
- оценку продолжительности исполнения этапов и проекта в целом;
- календарное планирование.
Общее управление изменениями проекта может складываться следующим образом:
1. Идентификация необходимости появления изменений.
2. Рассмотрение и одобрение запрошенных изменений.
3. Поддержание целостности базовых планов путем внесения в них только одобренных изменений и корректировка документации проекта.
4. Контроль и обновление содержания, стоимости, бюджета, расписаний, требований к качеству проекта на основе одобренных изменений путем координации изменений по всему проекту.
5. Документирование в полном объеме корректировок, вызванных запрошенными изменениями.
6. Санкционированное исправление проекта.
7. Контроль качества проекта по стандартам на основе отчетов.
Конечно, необходимо отметить, что каждый проект по-своему индивидуален и его управление может носить различные особенности, но, рассматривая финансовый проект как объект управления, можно определить матрицу управления финансовым проектом.
Очевидно, что данная матрица управления финансовым проектом должна содержать в себе следующие обязательные элементы: