Переключение файлов данных

К основному документу можно присоединить другой файл данных. Но если новый присоединенный файл данных содержит имена полей, которые отличаются от имеющихся в основном документе, то следует либо изменить имена полей в основном документе, либо изменить имена полена записи заголовка. Как изменить имена полей в записи заголовка, см. документацию по текстовому редактору WORD или встроенную систему cправки.

Для присоединения другого файла данных к основному документу необходимо проделать следующее.

• Выбрать команду меню Сервис->Слияние…...

• Нажать кнопку Получить данные... Если присоединяемый файл данных уже существует, то следует выбрать его в появившемся диалоговом окне.

• Выполнить одно из следующих действий: в опции Файл выбрать файл данных, который необходимо присоединить, и нажать кнопку ОК. для создания и присоединения нового файла данных нажать кнопку Создать файл данных... . Как создавать файл данных, см. выше

Если имена полей слияния в новом файле данных не совпадают с именами, уже вставленными в основной документ, появится соответствующее сообщение. Необходимо выполнить одно из следующих действий.

Цель	Действие
Заменить поля слияния в основном документе новыми полями слияния из выбранного файла данных	Нажать кнопку Использовать Поля в файле данных. В основном документе выделить каждое поле слияния и заменить его полем из нового файла данных, используя диалоговое окно Вставить поле слияния.
Изменить имена полей слияния в записи заголовка файла данных, чтобы они совпали с именами полей в основном документе.	Нажать кнопку Отмена На линейке форматирования печати слиянием нажать кнопку Файл данных, чтобы вывеет ни экран присоединенный файл данных
Выбрать другой файл данных	Нажать кнопку Переключить/Найти файл данных. Далее выбрать другой файл данных

Программа WORD позволяет использовать в качестве файлов данных файлы, созданные другими прикладными программами. В частности файлы электронной таблицы EXEL, файлы базы данных dBase и другие. Если при установке WORD был задан соответствующий конвертор, то можно просто присоединить файл данных обычным способом. Полный список конверторов и действия для присоединения существующего файла данных к основному документу см в документации по программе WORD.

Если нужно удалить связь между основным документом и присоединенным файлом данных, то необходимо продела следующее.

• Сделать основной документ активным. Выбрать команду меню Сервис->Слияние…... .

• Нажать кнопку Создать в разделе Основной документ, далее выбрать элемент Преобразовать в обычный документ. Появится сообщение с запросом, нужно ли сделать основной документ нормальным документом.

Чтобы	Нажмите кнопку
Сделать основной документ обычным документом и заданный файл данных	ДА
Закрыть окно сообщения и сохранить файл данных присоединенным	НЕТ
Отобразить на экране встроенную систему помощи	Справка