Основной документ

Основной документ содержит стандартный текст, который необходимо печатать во всех экземплярах документа. Чтобы указать программе WORD где и какую переменную информацию следует печатать, в основной документ вставляются поля слияния, которые определены в присоединенном файле данных. При слиянии основного документа с файлом дачных WORD заменяет поля слияния соответствующей информацией из полей записей файла данных. Каждая запись данных порождает уникальный экземпляр основного документа.

П еред вставкой поля в основной документ необходимо присоединить к нему файл данных с помощью команды меню Сервис->Слияние…... как описано выше. Отметим, что когда загружен документ с присоединенным файлом, рабочая среда программы WORD пополняется еще одной панелью кнопок- панелью управления печатью слиянием .

Рис.7. Дополнительная панель инструментов

Для вставки полей в основной документ необходимо проделать следующее.

• Если текст основного документа еще не набран, набрать и отформатировать стандартный текст, как любой документ WORD.

• Установить курсор в место, где необходимо печатать переменную информацию из файла данные

• На панели управления печатью слиянием нажать кнопку Добавить поле слияния и выбрать необходимое поле.

• Повторить последние шаги для каждого места, где необходимо вставить информацию из файла данных.

Поля слияния можно вставлять в любом порядке, причем одни поле можно вставлять несколько раз.

Для замены или удаления поля слияния необходимо проделать следующее.

• В основном документе выделить поле слияния, которое необходимо заменить или удалить. Поле должно быть выделено целиком, включая обрамляющие символы.

• На панели управления печатью слиянием нажать кнопку Добавить поле слияния для замены и клавишу Delete для удаления поля.

Помимо полей слияния из присоединенного файла данных в основной документ можно вставлять поля других типов. Эти поля действуют как специальные предписывающие команды для задания способа слияния конкретного основного документа с текстом из файла данных. Такого рода поля можно вставить с помощью кнопки Добавить поле Word, расположенной на панели инструментов слияние (см.рис.7.). Кратко опишем значения некоторых основных стандартные полей.

• Поля Если…то...иначе (IF THEN ELSE) используется для печати дополнительного текста в слитом документе при соблюдении заданных условий. Например, можно ввести в файле данных поле и в случае, если значение этого поля равно "мужской", писать "Уважаемый", а иначе - "Уважаемая".

• Поля Запрос (ASK) и Заполнить (FILLIN) используются для печати переменной информации, не определенной в файле данных, и предписывают запросить ввод текста, уникального для каждого документа

• Поле Установить закладку (SET) используются для печати переменной информации, не определенной в файле данных, для повторения одного текста во всех документах.

• Поле Запись слияния (MERGEREC) вставляет номер записи данных, которая при слиянии даёт некоторую версию документа.

• Поле Следующая запись (NEXT) используется для печати информации из различных записей данных в одном документе.

• Поле Пропустить запись (SKIPIF), если используется дня пропуска записи данных, не удовлетворяющей заданному критерию.

• Поле Следующая запись (NEXTIF), используется для слияния текущей и следующей за ней записей при условии, если текущая запись не удовлетворяет необходимым условиям.

Более полную информацию по использованию стандартных полей при печати слиянием см. во встроенной Справке или в документации по программе WORD.

Текст, который берется при слиянии из файла данных, подвергнется форматированию, применяемому к соответствующему полю основного документа, формат файла данных не играет роли.

Для форматирования при слиянии информации из файла данных необходимо проделать следующее.

• В основном документе выделить целиком поле, соответствующее информации которую необходимо отформатировать.

• Применить нужное форматирование, используя панель форматирования или определенные комбинации клавиш. После слияния WORD форматирует вставленную информацию в соответствии с форматом первого символа поля, следующего за открывающим символом поля.