Шаблон с полями
Вставка полей в документ является довольно трудоемким занятием и, очевидно имеет смысл лишь в том случае, когда данный документ будет использоваться как шаблон для многократного воспроизводства однотипных документов. В этом случае часть полей, например ДАТА (Date) и =ВЫРАЖЕНИЕ, будет обновляться автоматически, а другие поля, например, ЗАПОЛНИТЬ (Fillin) и ЗАПРОС (Ask), послужат удобной подсказкой при заполнении шаблона.
Процедура создания шаблона на основе документа, включающего поля ничем не отличается от описанной в предыдущем занятии.
Упражнения
Вставьте поля, содержащие текущую дату и время
Вставьте поле запроса, которое будет присваивать введенное пользователем значение переменной VAR
Вставьте поле вычисляющее значение (VAR+3+5/6)*10
Вставьте таблицу следующего вида
Ф.И.О. |
Лабораторные работы |
Кол-во сданных работ |
Макс. балл |
||||
Иванов |
3 |
|
4 |
4 |
|
5 |
5 |
Петров |
5 |
5 |
4 |
5 |
|
|
|
Сидоров |
3 |
|
5 |
|
|
|
|
С помощью полей вставьте формулы для расчета количества сданных работ и максимального балла.
Найдите значение выражения 3(34,27+56,34+VAR) и округлите его до целого числа.271
Запишите выражение следующего вида с помощью поля EQ:
Примечание
воспользуйтесь подсказкой и дополнительными ключами поля EQ.
Вставьте файл с рисунком COFFEE.WMF из библиотеки Clipart с помощью поля IncludePicture
Примечание
воспользуйтесь подсказкой и дополнительными ключами поля IncludePicture
каталог Clipart находится в каталоге, где установлен Office
Вставьте поле содержащее общее время редактирования текущего документа (EDITTIME), его размер (FILESIZE) и имя (FILENAME)
Вставьте поле, которое будет вставлять определенный текст, полученный в результате запроса от пользователя
Сохраните документ лабораторной работы как шаблон, необходимый для расчета среднего балла студента за последнюю сессию. Шаблон должен содержать поля текущей даты и времени, должен запрашивать имя и фамилию студента, а также полученные им оценки.
Запишите в отчет все поля, используемые вами во всех пунктах лабораторной работы.
Лабораторная работа № 8
Тема: Печать слиянием, Файл данных, Основной документ, Переключение файлов данных, Слияние и печать документов, Выбор записей для слияния
Программа Word позволяет автоматизировать работу по созданию документов, в которых основная часть дублируется, а некоторые конкретные данные меняются от документа к документу. Это происходит, например, при рассылке стандартных писем, при печати почтовых ярлыков, в процессе составления стандартных справок и т.д. Реализуется указанная функция при помощи команды меню Сервис->Слияние…
Подготовка к печати слиянием обычно включает работу с двумя файлами: основным документом и файлом данных. Основной документ содержит текст, графику и другую информацию, которая должна быть одинаковой. В каждой версии документа, файл данных содержит текст и графику, которые изменяются с каждым экземпляром документа. Каждая совокупность информации по некоторой теме образует одну запись в файле данных. Например, одна запись в списке адресов клиентов содержит всю информацию по одному клиенту. Различные типы информации, например, имя клиента, почтовый адрес и т. д. называются полями. Каждое поле в файле данных должно иметь уникальное имя. При слиянии файла данных с основным документом переменная информация из каждой записи данных комбинируется с основным документом, в результате чего получается уникальный документ.
Рассмотрим конкретный пример. Предположим. что в файле данных хранится следующая информация об акционерках общества NNN.
ФИО |
Адрес |
Актив |
Кол |
Иванов И. И. |
Москва. Тверская 13-1 |
Дирижабль |
55 |
Рябов Я.Я. |
Москва, Садовая, 1О-146 |
ТяниТолкай |
30 |
Рис. 1. Файл данных
Указанный файл данных содержит 2 записи. Все записи имеют одинаковую структуру и состоят из четырех полей: ФИО, Адрес, Акции и Количество.
Основной документ имеет следующий вид.
«Адрес»
«ФИО»
Уважаемый :г-н «ФИО»
Правление 000 NNN имеет честь известить Вас, что акции «Акции» будут обменены на новые акции "Айболит" в течении месяца. Вам необходимо доплатить по 1000 рублей за каждую акцию.
С уважением.
И. И. Иванов,
председатель правления
Рис. 2. Основной документ
В результате печати слиянием будет напечатано два письма. В каждом экземпляре письма поля «Адрес». «ФИО». «Акции» будут заменены конкретными данными из соответствующей строки (записи) файла данных. Например, первое письмо будет иметь следующий вид.
Москва. Тверская 13-1
Иванов И. И.
Уважаемый г-н Иванов И. И.!
Правление 000 NNN имеет честь известить Вас, что акции "Дирижабль" будут обменены на новые" акции "Айболит" в течение месяца.
Вам необходимо доплатить по 1000 рублей за каждую акцию.
С уважением,
И. И. Иванов, председатель правления
Рис. 3. Письмо