30. Опишите классификацию учётных регистров. Опишите документальное оформление и учёт расчётов с подотчётными лицами.

По внешней форме учетные регистры делятся на: свободные листы, карточки, бухгалтерские книги, машинограммы.

Свободные листы – это учетные регистры, изготовленные типографским способом на отдельных листах бумаги. Все они имеют название, указание периода, на который рассчитан учетный регистр, таблицу, в которую заносятся учетные данные. Некоторые из них имеют листы-вкладыши. Примером свободных листов являются журналы-ордера, ведомости.

Карточки – это разновидность свободных листов. Они изготовлены из более плотной бумаги типографским способом и имеют небольшой формат. Совокупность однородных по назначению карточек, называется картотекой. Карточки используются для аналитического учета основных средств, материалов и других видов активов.

Бухгалтерские книги – это учетные регистры с помещенными на листах отпечатанными таблицами, скреплены переплетом. Например, кассовая книга. В кассовой книге листы нумеруются, прошнуровываются, скрепляются печатью, подписями руководителя и главного бухгалтера. Книга оформляется в начале года и ведется в течение года.

Машинограммы – это учетные регистры, получаемые при обработке документов на персональном компьютере. Формы их разнообразны и зависят от назначения и содержания учитываемых в них объектов.

По назначению и объему информации учётные регистры делятся на: синтетические, аналитические и комбинированные.

Регистры синтетического учета – предназначены для записи хозяйственных операций по синтетическим счетам. Например, Главная книга, некоторые журналы-ордера, ведомости.

Регистры аналитического учета – предназначены для учета записей операций в разрезе аналитических счетов. Это карточки складского учета по каждому наименованию материалов, инвентарные карточки учета основных средств, пофамильные лицевые счета работников организации и другие.

Комбинированные регистры совмещают синтетический и аналитический учет. В этих регистрах отдельные строчки предназначены для аналитического учета, а итоговые данные всех записей являются показателями синтетического учета. К ним относится журнал-ордер №7 по кредиту счета 71 «Расчёты с подотчётными лицами», в котором каждая строка отведена для записей сумм по каждому подотчётному лицу, итоговые данные которых представляют собой синтетический учёт счёта 71 «Расчёты с подотчётными лицами».

По видам учетных записей учётные регистры делятся на: хронологические, систематические и комбинированные.

Хронологические регистры используются для записей операций последовательно во времени, то есть порядке их совершения (хронос – время). Например, кассовая книга.

Систематические учетные регистры, в которых записи на счетах бухгалтерского учета осуществляются по принципу двойной записи, исходя из экономического содержания самой операции и объекта учёта. К ним относятся Главная книга, журналы-ордера, ведомости и другие.

Комбинированные учетные регистры, которые совмещают хронологические и систематические записи. Например, кассовая книга содержит ежедневные записи операций с одновременной систематизацией их по дебету счёта 50 «Касса» (приход) и кредиту этого счёта (расход).

По строению учётные регистры делятся на: односторонние, двусторонние и многографные.

Односторонние учетные регистры применяются для аналитического учета материалов, денежных средств и расчетов. Например, кассовая книга, в которой организуется аналитический учёт денежных средств в кассе организации.

Двусторонние учетные регистры состоят из двух частей, из которых левая сторона развернутого листа предназначена для дебетовых записей, а правая для кредитовых записей.

Многографные учетные регистры – применяются для детализации дебетовых и кредитовых оборотов. В них отводится много граф для дебетовых оборотов и одна для кредитовых оборотов, или наоборот, что обеспечивает расчленение общей суммы оборотов на однородные слагаемые. К ним относятся главная книга, журналы-ордера, ведомости.

Подотчётными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные и командировочные расходы.

Денежные средства выдаются под отчёт в соответствии с Правилами ведения кассовых операций в республике Беларусь.

Под отчёт суммы выдаются на основании оформленного расходного кассового ордера.

Выдача наличных денег на хозяйственные расходы производится работникам организации, которые указаны в списке работников, имеющих право получать деньги под отчёт на эти цели, утверждённым руководителем организации в начале отчётного года. Авансы на хозяйственные расходы выдаются на срок до трёх рабочих дней, по истечении которых лица, получившие аванс, должны представить авансовый отчёт об израсходованных суммах либо вернуть деньги в кассу организации. В качестве оправдательных к авансовому отчёту должны быть приложены первичные документы, подтверждающие произведённые работником расходы:

• товарные чеки с наименованием приобретённого товара;

• чеки кассово-суммирующих аппаратов;

• квитанции к приходному кассовому ордеру формы КО-1 и др.

Выдача наличных денег под отчёт на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на оплату стоимости проезда к месту командировки и обратно, суточных за каждый день командировки, расходов за наём помещений на срок командировки в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Новый аванс подотчётным лицам выдаётся только после полного расчёта по ранее выданному. Расходовать полученные по отчёт суммы допускается лишь на те цели, на которые они выданы.

Командировка оформляется приказом с указанием пункта назначения, наименования организации, куда командируется работник, срока, цели и продолжительности командировки.

Лица, убывающие в командировки и прибывшие из них, в организациях регистрируются в специальных журналах.

За командированным работником сохраняются место работы (должность) и заработная плата не ниже средней за время нахождения работника в командировке за все рабочие дни недели по графику.

После возвращения из командировки работник обязан течение трёх рабочих дней, а при использовании пластиковой карточки в течение пятнадцати рабочих дней, отчитаться о проделанной работе, использовании полученных денег и вернуть в кассу организации неиспользованный остаток подотчётной суммы. При этом об использовании денежных средств составляется авансовый отчёт. К нему прилагаются командировочное удостоверение с отметками о времени выбытия в командировку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и прибытия к месту работы, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и др.

Командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения, проезду к месту командировки и обратно, выплачиваются суточные и другие расходы в соответствии с действующим порядком.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере оплаченных счетов (квитанций) и других документов, подтверждающих размер фактически понесённых расходов, а без представления подтверждающих документов – по нормам, утверждённым Министерством финансов Республики Беларусь.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются в размере стоимости представленных проездных документов.

Для покрытия дополнительных личных расходов во время нахождения в командировке выплачиваются суточные за каждый день нахождения в командировке по нормам, устанавливаемым Министерством финансов Республики Беларусь.

Руководители организаций могут разрешать (в порядке исключения) производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх установленных норм. Они включаются в себестоимость продукции (работ, услуг), но не учитываются в составе затрат при исчислении налога на прибыль. Командировочные расходы, начисляемые сверх установленных норм, включаются в доход работника и служат базой для расчёта подоходного налога, отчислений в ФСЗН.

Сданный командированным авансовый отчёт с приложенными оправдательными документами проверяется и обрабатывается бухгалтерией организации. Он подписывается бухгалтером, проводившим проверку отчёта, главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.

Для учёта денежных средств, выданных под отчёт на хозяйственные и командировочные расходы, предназначен активно-пассивный расчётный счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами». Оборот по дебету счёта 71 «Расчёты с подотчётными лицами» показывает суммы, выданные под отчёт и в возмещение перерасхода по авансовому отчёту, оборот по кредиту – списанные подотчётные суммы. Остаток по дебету отражает задолженность подотчётных лиц перед организацией (дебиторская задолженность), остаток по кредиту – отражает задолженность организации перед подотчётными лицами (кредиторская задолженность).

Синтетический и аналитический учёт операций по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» организуется в журнале-ордере № 7, который является комбинированным регистром. Журнал-ордер № 7 заполняется на основании авансовых отчётов, отчётов кассира. Каждой выданной подотчётной сумме в журнале-ордере

№ 7 отводится одна строка.

На последней странице журнала-ордера №7 ставятся подписи лица, заполнившего их, главного бухгалтера организации, указывается дата заполнения и дата переноса сумм в Главную книгу.

В бухгалтерском учёте счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами» корреспондирует со счетами:

Документ	Содержание хозяйственных операций	Корреспонденция счетов		ж/о
		Дебет	Кредит
РКО	Выданы наличные из кассы под отчёт; выдано из кассы в возмещение перерасхода по авансовому отчёту	71	50	1
Авансовый отчёт	Приобретены подотчётными лицами материалы	10	71	7
Авансовый отчёт	Оплачены подотчётными лицами расходы, связанные с доставкой материалов на склад организации	16 (10)	71	7
Авансовый отчёт	Списаны расходы, связанные с командировками: -цехового назначения; -общезаводского назначения	25 26	71 71	7 7
ПКО	Возвращён в кассу остаток неиспользованной подотчётной суммы	50	71	7
Авансовый отчёт	Отражена задолженность работника по не возвращённым своевременно подотчётным суммам	73	71	7
Расчётная ведомость	Удержана из оплаты труда задолженность работника по невозвращённым своевременно подотчётным суммам	70	73	8