Подходящее место встречи

Прежде всего, презентация проводится в отеле или в каком-либо извес­тном помещении, предназначенном для общественных мероприятий. Такие деловые встречи не должны проводиться дома, в гаражах или других сво­бодных помещениях любого характера. При определенных условиях может подойти зал, где обычно проходят церковные мероприятия. Решающее тре­бования состоит в том, что место должно сразу вызывать чувство душевного комфорта и нести в себе атмосферу успеха. Безусловно, подойдет известно разумно выбранное место для проведения больших мероприятий в хорошем районе парковой зоны.

Если отель велик, то позаботьтесь о том, чтобы кто-то встречал Ваших гостей в вестибюле и показывал им, где происходит встреча. Не полагайтесь на таблички или указатели в отеле. Конечно, нет ничего хуже, чем заблу­диться в отеле и бродить по нему в поисках места, где находится конференц-зал. В случае необходимости Вы должны проводить людей в зал.

Регистрация — следующий вопрос — это место проведения и органи­зация регистрации. Лучше всего поставьте стол для этой цели вне пределов зала. Иногда это невозможно, но я думаю, что так было бы лучше.

Здесь Вы официально приветствуете Ваших гостей. Посадите за стол регистрации самых приветливых и вежливых сотрудников. Найдите людей, обладающих самой обаятельной улыбкой и самой приятной манерой пове­дения. Помните о том, насколько важно первое впечатление. Посадите туда тех, кто в первую очередь должны знакомиться с Вашими гостями.

Значки с именем необходимы

Многие люди плохо запоминают имена. Именные значки разгрузят па­мять каждого участника и создадут атмосферу раскованности.

Я предлагаю использовать значки с разноцветными краями. Так, Ваши гости получат значки одного цвета”, а “старые волки” — другого.

Объясните людям цветовую схему в тот момент, когда Вы заполняете их цветовой именной значок. Теперь они будут знать, что они правильно обращаются к тем людям, которые хотят задать вопрос или что-то сказать.

Система с разноцветными именными значками помогает также опыт­ным консультантам, когда они представляются Вашим гостям. А когда пять или шесть человек подходят к кому-то и говорят: “Хелло, меня зовут так-то, прекрасно, что Вы здесь” — люди чувствуют, что им здесь рады, они чув­ствуют себя раскованно. У них складывается хорошее впечатление.

Знакомьтесь как можно с большим числом людей

Поставьте перед собой задачу — поговорить при проведении презента­ции с каждым гостем. Узнайте, как они или она прибыли на встречу, какие продукты они испытали и как эти продукты им понравились. Попросите их рассказать о том, что они ожидают от бизнеса. При этом не только Вашим гостям будет интересно, но и для Вас хорошая возможность собрать новые данные об опыте других и, в любом случае пополнить Ваше собрание историй.

Общий вид и звуки

Я придаю большое значение музыке при проведении презентации — и даже при проведении учебных занятий. Музыка создает “правильный тон” (неумышленная игра слов) и придает особый подъем всему происходящему.

Выберите что-то энергичное, жизнеутверждающее. Не берите каких-либо экзотических ил слишком образных произведений. Выберите музыку, кото­рая благоприятно действует на людей и как бы приглашает их придти в зал: окрыляющую, положительно действующую и вселяющую надежду музыку, не делайте очень громкий звук, чтобы музыка не заглушала разговоров людей.

Я был в Торонто, в Канаде, на одном семинаре. Несколько руководите­лей привели меня в один прекрасный ресторан с круговым обзором (на 360 градусов) и видом на весь вечерний город. И хотя многие гости были уже на месте, было как-то тихо.

Я не сразу заметил, но потом понял, что мы чувствовали себя довольно скованно. Вы знаете, конечно, такую атмосферу: приглушенные голоса, рас­слабленность, почти полное отсутствие энергии.

Внезапно я увидел, что люди встали, начали расхаживать, их голоса стали громче. Наша группа тоже оживилась. Энергетика помещения полно­стью изменилась. Я подумал, уж не добавили нам чего-либо в вино, и когда официантка подошла к нам, я просил ее, что же случилось? Она ответила: “О, они включили музыку. Это всегда так, как только включается музыка”.