Ж.2.3.3. Анализ системы управления качеством «как есть»

Каждое предприятие имеет структуры, правила и документы, которые составляют основу для исправного функционирования корпоративных процедур и должны быть интегрированы с новой системой УК. Анализ «как есть» предполагает исследование внедряемого стандарта (ISO 9001, 9002 или 9003) с учетом специфики компании. Цель такого анализа — выяснение требований стандарта и в какой мере они затрагивают конкретные аспекты деятельности компании. На этом же этапе в рамках компании проводится инвентаризация документов и информационных систем (ИС), имеющих отношение к качеству.

Для того чтобы наметить дальнейшие действия, необходимо ответить на следующие вопросы:

какие существующие процессы можно использовать для создания документации, отвечающей стандарту ISO 900x?

какие процессы необходимо реорганизовать?

какие дополнительные процессы следует описать?

Ж.2.3.4 «iso 9000 на базе aris»: целевая концепция

Методы, используемые ARIS Toolset, документально оформляются в виде руководства по стандартам, которое содержит общее описание основных типов моделей, типов объектов, символов и границ. При создании системы УК важнейшее значение имеют следующие типы моделей ARIS на уровне определения требований:

органиграммы,

диаграммы цепочки добавленной стоимости,

диаграммы EPC.

Можно также использовать модели бизнес-терминов, диаграммы информационной среды, деревья узлов, диаграммы информационных потоков, матрицы выбора процессов, событийные диаграммы и диаграммы описания функций. Сотрудники, которым предстоит оперировать инструментами и методами ARIS, должны, безусловно пройти соответствующее обучение.

Предварительная архитектура процессов тоже описывается на стадии выработки целевой концепции. Связав идентифицированные процессы с элементами УК, можно получить общее представление о соответствии этих процессов требованиям стандарта.

Ж.2.3.5. Структурирование системы ук

Документирование процессов структурируется с учётом с архитектуры процессов данного предприятия, при этом процессы моделируются по принципу «сверху-вниз» с помощью диаграмм цепочек добавленной стоимости. Цепочки добавленной стоимости разбиваются на отдельные процессы, распределяющиеся по нескольким уровням (см. рис. 92). Затем эти процессы представляются в виде диаграмм EPC. Инструментарий ARIS Toolset позволяет добавлять к каждой функции EPC текстовое описание. Если в дальнейшем потребуется количественный анализ процессов, то можно ввести такие показатели, как время и стоимость обработки. Для каждой функции, т. е. на каждом этапе процесса, вводятся организационные субъекты ответственности, вспомогательные документы, необходимые подтверждающие документы и прикладные системы.

Для описания организационной модели иерархическая организация моделируется с помощью организационных диаграмм. Помимо иерархической организации, для структурирования систем УК часто используются ролевые модели, отражающие в рамках предприятия роль различных субъектов, как, например, менеджер по качеству, внутренний аудитор, руководитель проекта, клерк или цеховой мастер. Организационные модели напрямую связываются с процессами. Это позволяет сразу же увидеть, кто за что отвечает. Следует четко разграничивать, отвечает ли данная организационная единица за определенную функцию, выполняет ли ее, участвует ли в ней или же ее только нужно держать в курсе дела.

Должностные инструкции (описания операций) вытекают непосредственно из связи должности сотрудников с конкретными функциями в цепочке процесса.

Каждое лицо, отвечающее за процессы, сохраняет их модели в общекорпоративной базе данных с помощью ARIS Toolset и может осуществлять доступ к текущим процессам, действующим организационным структурам и документам. После согласования документов их содержание еще раз рассматривается, анализируется и утверждается. Затем документация по УК оформляется в виде отчета, т. е. общие описания процессов для руководства по УК создаются непосредственно из диаграмм цепочек добавленной стоимости, разработанных в ARIS Toolset, а на основании диаграмм EPC генерируются процедурные инструкции. Здесь наглядно выявляются преимущества ARIS по сравнению с традиционными системами документирования, где документы и перекрестные ссылки приходится вести вручную.

ARIS Toolset позволяет представлять процессы в виде многоуровневых иерархий, при этом перекрестные ссылки, хранящиеся в системе, обеспечивают целостность и непротиворечивость архитектуры процессов.

Модели процессов можно также предоставить непосредственно в распоряжение всех сотрудников предприятия, участвующих в проекте, что позволит эффективнее использовать многопользовательские и сетевые функции ARIS Toolset. При этом исключается необходимость в создании специальных и процедурных инструкций для персонала. Модель корпоративных процессов, построенная с помощью ARIS Toolset, одновременно служит реальной документацией системы по УК. Предоставление соответствующих пользовательских привилегий и прав доступа гарантирует пользователям доступ к нужным областям базы данных ARIS на уровне чтения.