Г. 1.4. Оценка процессов
Для того чтобы построить бизнес-процесс, отвечающий конкретным целям, его необходимо оценить с точки зрения этих целей. Если речь идет, допустим, о ключевых задачах в сфере электронной или автомобильной промышленности (например, «снизить время выполнения (цикла) на 50%»), то требуется оценить продолжительность выполнения функций, участвующих в процессе. Для этой цели подойдут оценки, полученные с помощью методов сетевых диаграмм.
Если цели носят финансовый характер, например, «сократить стоимость процессов на 30%», то необходимо установить связь между стоимостью и процессами. Проблема, однако, в том, что современные системы учета стоимости, опирающиеся на стоимостные центры, больше ориентированы на функциональный подход. Например, целевой учет стоимости направлен на оптимальное управление функциональными стоимостными центрами. Поскольку стоимость бизнес-процессов заранее неизвестна, то здесь новые перспективы открывает такой метод, как пооперационное исчисление стоимости. Роль этого метода в бизнесе уже не первый год является темой профессиональных дискуссий, однако в этой книге мы не будем в него углубляться.
Рис. 31. Вычисление стоимости бизнес-процессов
В основе пооперационного исчисления стоимости лежит принцип разбиения бизнес-процессов на элементарные подпроцессы (операции). Сначала определяется средняя стоимость единовременного выполнения каждого подпроцесса. Затем с помощью соответствующих коэффициентов вычисляется стоимость всего бизнес-процесса.
Сам по себе принцип начисления стоимости по процессам отнюдь не нов. Напротив, в сфере производства этот способ повсеместно применяется для определения стоимости продуктов и заказов. Расчеты основаны на описаниях процессов (прейскурантах материалов и графиках работ). Полученную таким образом информацию можно адаптировать для оценки стоимости общих бизнес-процессов.
На рис. 29 представлена модель производственного процесса на уровне прейскурантов материалов и графиков работ. Это первая ступенька к вычислению стоимости процесса производства. Продукт П состоит из двух компонентов — К1 и К2. Эти детали описаны в прейскуранте материалов для П. Для каждого компонента существует график работ, описывающий две операции (наладка и сборка/монтаж). Планируемая продолжительность наладки, изготовления и сборки привязывается к соответствующим операциям. При учете по стоимостным центрам определяются ставки стоимости для каждого стоимостного центра (в данном примере — предварительная подготовка и сборка) и для конкретных операций (наладка и сборка монтаж). Вычисленная стоимость изготовления умножается на продолжительность использования ее компонентов. Коэффициент использования на одну операцию определяется по данным, содержащимся в графике работ. Например, для изготовления компонента К1 требуется 3 ДЕ на наладку и 10 BE на сборку. Умножение на ставки 10 ДЕ/ВЕ и 20 ДЕ/ВЕ дает стоимость выполнения этих функций — 30 и 200 ДЕ, соответственно. Просуммировав стоимость всех функций, получаем стоимость изготовления одной единицы П1, равную 1070 ДЕ. Поскольку в данном случае стоимостным фактором является П1, то стоимость производственного процесса равна стоимости производства стоимостного фактора П1.
Производственный сектор располагает такими инструментами, как графики работ и прейскуранты материалов с детальным описанием процессов. В сфере управления подобные описания обычно отсутствуют (во всяком случае пока), поэтому здесь напрямую рассчитать ставки стоимости процессов очень сложно.
В системах традиционного учета стоимости и для процессов, связанных с косвенным выходом, также можно устанавливать дифференцированные базовые показатели, которые будут служить характеристиками выполняемых в их рамках функций. Например, в области закупок базовым показателем является «число заказов», в управленческом секторе — «число рассмотренных счетов-фактур», а в области продаж — «число заказов на отправку». Эти базовые показатели можно использовать для планирования по стоимостным центрам, однако в таких расчетах взаимосвязь с конкретным стоимостным фактором неизвестна, и, следовательно, для этих функций можно устанавливать только единые ставки. Именно этим объясняется общепринятая практика вычисления совокупной ставки накладных расходов (допустим, на основе производственных издержек), хотя она и подвергается критике за слишком обобщенный подход. Пооперационное исчисление стоимости открывает новые возможности для решения этих проблем.
При пооперационном исчислении стоимости сначала необходимо ввести описания процессов. Однако из-за чрезвычайной сложности, широкого разнообразия, а иногда и низкой повторяемости управленческих процедур процессы моделируются на уровне типов, а не на уровне конкретных экземпляров.
Для каждого стоимостного центра определяются характерные типы подпроцессов, которые объединяются по стоимостным центрам в типы основных процессов (см. рис. 30). Подпроцессом называется компонент бизнес-процесса. Если подпроцесс не разбивается на дальнейшие составляющие, то он равнозначен понятию «функция». В примере, приведенном на рис. 30, основной процесс «закупка» состоит из четырех подпроцессов: заказ, напоминание об уплате, проверка счетов-фактур и инициация платежей.
Как и в сфере производства, подпроцесс связан с понятием «операция». Для каждого подпроцесса можно определить ставки стоимости (например, стоимость типичного заказа на поставку, стоимость типичного напоминания об уплате и т. д.). Основному процессу присваивается коэффициент использования каждого подпроцесса. Эти показатели приведены на рис. 30 в ячейках с описанием функций. Умножая ставку стоимости процесса на коэффициент использования, получаем стоимость процесса в пересчете на 1 подпроцесс. Сложив результаты, получаем стоимость основного процесса, в данном случае — типичного заказа на поставку. Если полученную стоимость процесса предполагается использовать в расчетах, то необходимо учесть стоимостные факторы. Для этого требуется установить базовый показатель, позволяющий определить, сколько основных процессов типа «закупка» связано с одной единицей данного стоимостного фактора. В нашем примере коэффициент использования равен 2, что дает 192 ДЕ на единицу стоимостного фактора.
Опираясь на моделирование процессов, базовый принцип расчета по стоимостным ставкам можно расширить, распространив его на функции, принимающие косвенное участие в создании выхода.
Точность распределения стоимости процесса в соответствии с коэффициентом использования зависит от точности базового показателя основного процесса, связанного со стоимостным фактором, и от точности установленного коэффициента использования. В данном случае, в отличие от процедуры определения стоимости производства, связать единицу основного процесса невозможно напрямую с единицей стоимостного фактора.
Таким образом, распределение накладных расходов по процессам позволяет избежать маловразумительных единых ставок.
Пооперационное исчисление стоимости не подменяет существующие системы учета по функциональным подразделениям и стоимостным центрам, а интегрирует их в процедуру расчета в качестве источников и получателей информации. На рис. 31 приведена схема расчета стоимости бизнес-процесса на базе интегрированной модели с привязкой к традиционному учету по стоимостным центрам.
Эта схема основана на традиционной системе учета стоимости с детализацией по стоимостным центрам. Сначала анализируются функции в стоимостных центрах и определяются их базовые показатели. Затем вычисляется ставка стоимости процесса в пересчете на функцию.
Функциональная структура, приведенная на рис. 31 в виде диаграммы EPC, представляет собой адаптированную модель бизнес-процесса. Коэффициенты использования, приходящиеся на каждую функцию процесса, умножаются на соответствующие ставки стоимости. Стоимость (основного) процесса можно вывести из суммарной стоимости функций. Процесс и цифровые показатели, представленные на рис. 31, соответствуют примеру на рис. 30.