3. Технологія інформаційної діяльності

Для того, щоб зрозуміти як здійснюється інформаційне забезпечення процесу управління, тобто як менеджери використовують інформацію в організаціях, варто звернутись до управлінської піраміди і охарактеризувати інформаційні потреби у двох вимірах (Рис.22.):

1. Рівень на якому використовується інформація

2. Тип інформації, що використовується

На операційному рівні менеджера цікавить щоденне виконання різних завдань в межах їх відповідальності. Перш за все це внутрішня інформація, яка використовується для планування, організації і контролю повсякденної діяльності, дані про індивідуальні дії.

На управлінському рівні це обзорно-аналітична (тактична) підсистема інформації, яка включає в себе внутрішню і зовнішню інформацію, що використовується для керівництва і контролю діяльності підлеглих одиниць в організації.

На стратегічному рівні це прогностична (стратегічна) підсистема інформації, яка включає в себе перш за все зовнішню інформацію, що використовується для планування майбутнього організації.

Рисунок 22. Інформаційні рівні в організації

Згідно з тим яким чином інформація надходить, обробляється і використовується менеджери розподіляють її на 7 типів залежно від того який вплив вона має на процес управління (Табл.7.)

Таблиця 7.Типи інформації

Тип інформації	Характеристика
Загальна	Виникає випадково, або у відповідь на неспецифічні пошуки або запити, відповідає на запитання: «Що ви хочете знати? Чи є що небудь цікаве?». Наприклад, загальні відомості про галузь. Використовується на стратегічному рівні
Специфічна	Задовільняє особливим вимогам. Наприклад, відомості про наявність коштів на вашому рахунку. Використовується на операційному і управлінському рівні
Стимулююча	Подібна до специфічної в тому, що вона занадто специфічна і вимагає певних дій. Наприклад, подання в банківську установу платіжного доручення на переведення коштів. Використовується на операційному рівні
Виключна	Подібна до стимулюючої і вимагає певних дій, але як правило у виключних ситуаціях. Наприклад, аварія, криза. Використовується на операційному рівні і так само як і стимулююча вимагає виконання тих дій, які були раніше передбачені
Контрольна	Необхідна менеджеру для здійснення контролю за виконанням плану. Як правило, вона необхідна в тих випадках, коли корективи до плану не дули передбачені. Використовується на управлінському і операційному рівнях
Розподільча	Корисна для рішень про те, як розподілити людей, час, обладнання або гроші відповідно до проекту. Використовується на всіх рівнях
Спрямовуюча	Необхідна для визначення умов функціонування організації, для того, щоб прийняти рішення про район економічного входження підприємства. Використовується на стратегічому рівні

Вище перераховіна типи інформації використовують для розробки, прийняття і реалізації управлінських рішень. Методи, форми і засоби які при цьому використовують мають назву – інформаційні технології. Залежно від завдань, які вони вирішують їх поділяють на:

1. Зберігаючі – економлять працевитрати, матеріальні і фінансові ресурси, але не мають суттєвого впливу на зміну стану і рівня функціонування організації

2. Раціоналізуючі – охоплюють не тільки функцію передачі інформації але в певній мірі відповідальні за використання інформації

3. Творчі – розробка нових знань, їх передача, переробка, використання для удосконалення об,єкту управління

І нформаційні технології є основою інформаційних систем, які утворюються і використовуються в організації, і які можна класифікувати відповдіно до типу інформації і рівня співробітників (Рис.23).

Рисунок 23. Типи інформаційних систем

Системи обробки комерційної інформації – обробка основного потоку даних, які щоденно надходять в організацію.

Автоматизовані офісні системи – допомога у виконанні щоденних завдань конторських службовців.

Система комп,ютерного проектування і комп,ютерізовані виробничі системи – використовуються для автоматизації роботи архітекторів, інженерів і інших технічних виконавців.

Інформаційні системи управління – призначені для складання періодичних звітів визначеної форми, які використовуються при прийнятті рішень.

Система підтримки прийняття рішень – розширена інформаційна система управління, яка допомагає менеджерам у вирішенні неструктурованих і нестандартних завдань. Це додаткова інформація, яка допомагає приймати рішення.

Адміністративно-інформаційна система – подібна до системи підтримки прийняття рішень, але пристосована для обслуговування стратегічних потреб вищого керівництва.

РОЗДІЛ 5. УПРАВЛІННЯ ГРУПОВИМИ ПРОЦЕСАМИ