Лекція. Інформація і її використання в процесі управління

1. Поняття інформації, її види і значення в процесі управління

2. Вимоги до інформації

3. Технологія інформаційної діяльності

1. Поняття інформації, її види і значення в процесі управління

Перші особи організації, які приймають і реалізують рішення, є відповідальними за успіх свого підприємства. При цьому важливу роль відіграють такі фактори як інформація і комунікації, адже відомо, коли порушуються інформаційні потоки внутрі організації і зв’язки з зовнішнім середовищем, то само існування такої організації може опинитись під загрозою.

Інформація, що об’єктивно відображує процеси і явища реального світу, закони його існування і розвитку, факти науково-технічного соціально-економічного і політичного характеру, а також результати аналізу, узагальнення, прогнозування і планування, має велику суспільну цінність.

Таку інформацію вірно розглядати як економічний ресурс суспільства. Основний документ, що визначає роль інформації в суспільстві і визначає її правовий статус – це Закон України “Про інформацію” (2.10.1992р.). Цей документ закріплює право громадян на інформацію і покладає правові основи інформаційної діяльності.

Відповідно до цього закону – інформація це документовані або публічно оголошені відомості про події і явища, що відбувають в суспільстві, державі, окремій організації і оточуючому середовищі. Цей закон визначає основні види інформації: статистична, масова, правова, інформація про особистість, довідково-енциклопедична, соціологічна, інформація про діяльність державних органів влади і органів місцевого і регіонального самоврядування.

Якщо говорити про інформацію з позицій менеджменту, то тут слід враховувати декілька факторів.

Люди не розрізняють поняття інформація і дані. Але самі по собі дані нічого не означають. Вони тільки характеристика фактів і пдій, які є джерелом інформації. Саме з них менеджери отримують знання про особливі факти, події і ситуації. Менеджери в організації використовують інформацію, щоб аналізувати і вирішувати проблеми.

Тому, в роботі менеджера необхідно виділяти такі поняття як – дані, інформація, інформаційний масив, інформаційні потоки (Рис.20.).

Рисунок 20. Основні поняття інформаційного забезпечення

Управління

Класифікація інформації, яка використовується в процесі управління організацією представлена на рис.21.

Рисунок 21. Класифікація інформації

2. Вимоги до інформації

Кожен менеджер повинен пам,ятати правило – інформація має ціну тільки тоді, коли вона корисна. Як зробити інформацію корисною? По-перше, вона повинна відповідати певним вимогам, а по-друге, вона повинна забезпечувати ефективність її використання. Все це знаходить своє відображення у властивостях інформації, яким вона повинна відповідати і тим самим забезпечувати її корисність (Табл.6.)

Таблиця 6.Властивості інформації

Властивості інформації	Характеристика
Якість інформації	Сукупність властивостей, що зумовлюють можливість її використання для задоволення визначених згідно з її призначенням потреб
Репрезентативність інформації	Правильність її добору і формування з метою адекватного відображення заданих властивостей об’єкту. Найважливішого значення тут надають правильності концепції, на базі якої сформульовано вхідне питання; обгрунтованості добору суттєвих показників і зв’язків явища; правильності методик вимірювання та алгоритму формування інформації.
Змістовність інформації	Це її питома семантична місткість, яка дорівнює кількості семантичної інформації в повідомленні до розміру даних, що його відтворюють.
Повнота інформації	Це мінімальний, але достатній для прийняття ефективного управлінського рішення набір показників.
Доступність інформації	забезпечується виконанням відповідних процедур її одержання і переробки.
Актуальність	Визначається ступенем збереження цінності інформації для управління в момент її використання і залежить від статистичних характеристик об’єкта і від інтервалу часу, який минув з моменту виникнення даної інформації.
Своєчасність інформації	Це така інформація, яка маже бути врахована при розробці управлінського рішення без порушення встановленої процедури і регламенту, тобто інформація, яка надходить на той чи інший рівень управління не пізніше заздалегідь призначеного моменту часу, узгодженого з часом розв’язання задач управління
Стійкість	Це властивість управлінської інформації реагувати на зміни вхідних даних, зберігати необхідну точність.
Точність інформації	визначається ступенем наближення відображеного інформацією параметру і його істинного значення.
Достовірність (вірогідність) інформації	Це властивість інформації відображати реально діючі об’єкти з необхідною точністю.
Цінність інформації	Комплексний показник її якості, її міри на прагматичному рівні, який характеризується зниженням рівня витрат ресурсів (матеріалів, часу, грошей) на прийняття вірного рішення

Основні вимоги, які висуваються до спеціалістів, що готують інформацію для керівників і до управлінців, які використовують інформацію, є:

1. Фундаментальна підготовка по теорії і практиці управління

2. Розуміння суті функціонального навантаження

3. Знання механізму прийняття управлінських рішень

4. Професійні навички в підготовці управлінської інформації і досвід ділового спілкування з керівниками

5. Розуміння того, що інформація – це “інформація для роздуму”.