Глава 2. Организация офиса, его функционирование, штат

2.1. Офис

Создание офиса – это своего рода маленький бизнес в общем большом бизнесе. Здесь вам должно быть комфортно, уютно, здесь должны рождаться интересные идеи и легко находится решения проблем. Все должно радовать глаз и настраивать на позитив. Кроме того, офис – это лицо фирмы. Он должен убедительно свидетельствовать о ее надежности и вызывать у клиентов чувство интереса и желания сотрудничать. Ну и, в конце концов, в офисе должна быть создана благоприятная атмосфера для производительной и творческой работы сотрудников, которые, по долгу службы, будут проводить в нем большую часть дня.. И конечно же не нужно забывать об уборке офисов, так как грязный офис может испортить впечатление, даже если он обставлен самой дорогой мебелью. Есть специальные клининговые фирмы, которые выполняют не только уборку офисов, но и уборку квартир.

Конечно, в помещении будет сделан прекрасный ремонт, расставлены акценты в отделке. А вот после этого начнется, пожалуй, самая важная и интересная часть работы по созданию офиса – заполнение его офисной мебелью. К этому отнестись надо особенно серьезно, поскольку именно мебель будет во многом способствовать плодотворности и результативности труда всех работников.

Создавая интерьер офиса, помните о трех китах, которые лежат в основе самого принципа выбора офисной мебели – она должна обеспечивать эффективность, безопасность и комфортность рабочего процесса. Современное определение этому – офисная мебель должна быть эргономичной. Требования к размерам и конфигурации столов, тумб и шкафов должны определяться не только размерами помещения, но и удобством в использовании и размещении всей необходимой для работы документации и орудий труда. В течение рабочего дня сотрудники не должны тратить время на утомительные поиски требуемого документа или постоянно вставать, чтобы взять тот или иной предмет. Все должно находиться на расстоянии вытянутой руки и располагаться в доступной зоне.

К выбору стульев и кресел следует отнестись с особым вниманием. Именно от них в большей степени зависит удобство работы и самочувствие работника. Установлено, что офисные работники до 95% своего рабочего времени проводят сидя, тогда как само по себе непрерывное сидение – это колоссальная нагрузка на позвоночник – оно наносит весьма ощутимый вред организму, а утомление от сидячей работы значительно сильнее, чем от напряженного физического труда. Т.е. офисные кресла должны поддерживать правильное физиологическое положение позвоночника на протяжении всего рабочего дня. Кроме того, человек, сидящий на таком кресле, должен иметь возможность менять положение тела и не испытывать при этом никаких неудобств. Ну и, конечно, мебель в офисе должна соответствовать общему стилю и цветовой гамме интерьера. Она должна способствовать созданию хорошего настроения и создавать атмосферу комфорта и уюта.

Одновременно с оформлением лицензии можно приступить к оформлению офиса туристической фирмы. Общие требования к служебному помещению для проведения хозяйственной деятельности в сфере туризма содержатся в Лицензионных условиях.

Необходимо отметить основные требования к помещению (офису):

— обязательно наличие внешней рекламы с указанием наименования (логотипа) в соответствии с учредительными документами. Для размещения внешней рекламы необходимо получить разрешение в Комитете архитектуры и градостроительства города. Такое разрешение выдается сроком на один год и ежегодно должно продлеваться;

— при входе в помещение офиса должна быть размещена информация о режиме его работы;

— в случае планового закрытия офиса (ремонт, санитарная обработка, смена местонахождения, приостановление туристической деятельности и т.д.) необходимо не позднее чем за 5 дней вывесить соответствующее объявление при входе в офис, а также в этот же срок известить об этом потребителей туристических услуг, с которыми заключены договора о предоставлении туристических услуг.

В помещении офиса на видном для туриста месте должны быть размещены следующие документы:

— копия свидетельства о регистрации;

— сведения о сотрудниках (фамилия, имя, отчество руководителя (директора), его заместителя, главного бухгалтера, менеджеров);

— книга отзывов и предложений граждан;

— Лицензионные условия;

— перечень номеров телефонов субъекта туристической деятельности;

— информация о тарифах и условиях обслуживания туристов за рубежом, рекламные, информационные, справочные материалы (буклеты отелей, других мест размещения, расписание движений и тарифы на перевозку различными видами транспорта). Оптимальная площадь для вновь созданной туристической фирмы может быть от 70 до 100 кв. м. Данная площадь должна включать: зал для обслуживания туристов (изначально необходимо предусмотреть минимум 3 рабочих места: как правило, для секретаря, отвечающего на звонки, и двух менеджеров по направлениям), комнату для переговоров, кабинет для директора и главного бухгалтера, служебное помещение (для приготовления чая, кофе, там же могут находиться холодильник и необходимый инвентарь для функционирования офиса), санузел. Для нормального функционирования субъекта туристической деятельности необходимо оборудовать офисное помещение компьютерной и оргтехникой, мебелью, соответствующими рекламными материалами. Также важно помнить: перед началом фактической работы офиса необходимо получить разрешение на открытие офиса в пожарной инспекции соответствующего района.

Удобный и красивый офис. Эту роль офиса никто не отрицал. Это показатель престижности. Чем лучше офис, тем больше уважения. Офис - визитная карточка компании.

Качественный современный офис – это, прежде всего представительские, статусные зоны. Сюда приходят клиенты, здесь находится руководство, и переговорные комнаты. И выделяемые деньги на представительские зоны, более высокие. А требования к этим деньгам тоже. Они уходят на: архитектурные и дизайнерские проекты, свет, качество материалов.

Представительская часть офиса – это статус компании. Остальные зоны могут называться бэк-офисом. Они могут быть в этом здании, а могут быть и в другом месте. В бэк-офисе главное чтобы правильно были организованы рабочие места и освещение. В этом офисе нет дорогих материалов, и затрачивается немного сил строителей.

Максимально функционально это – поднятый пол, качественное напольное покрытие, сепараторы, которые разделяют зоны.

Как говорят психологи, сотрудникам проще оплачивать здоровый образ жизни, а для релаксации лучше сделать отдельную комнату отдыха, или ею может быть та же кухня.

Много в формировании офиса зависит от внутреннего мира компании. Ещё поднимает рабочий тонус зелёный коридор растений. Очень хорошо и свежо, когда в офисе есть цветы в горшках, или кустарниковые растения. Они и поднимают настроение и имидж компании.

Снять офис сегодня достаточно просто - необходимо определиться с характеристиками помещения и заключить договор.

Под арендой законодательство Республики Беларусь понимает основанное на договоре срочное возмездное владение и пользование имуществом, необходимым арендатору для самостоятельного осуществления хозяйственной и иной деятельности.

Из данного определения вытекают признаки арендных отношений: арендатор обладает правомочиями владения и пользования арендованным имуществом, имущество необходимо арендатору для осуществления как хозяйственной, так и иной деятельности (например – бытовое использование имущества), отношения по аренде являются договорными, т. е. права и обязанности сторон определяются договором между сторонами.

Отношения по аренде и другим связанным с ней правоотношениям регулируются Гражданским кодексом Республики Беларусь, Законом Республики Беларусь «Об аренде» от 12 декабря 1990 года и иным законодательством Республики Беларусь.