4. 6.1.4 Порядок використання та збереження аудиторської документації

Метою складання робочих документів (РД) аудитора є:

• -  підтвердження відповідності дій МСА;

• -  підтвердження відповідності процедур складеній програмі перевірки;

• -  контроль за виконанням всіх запланованих процедур;

• -  перелік (фіксація) отриманих даних (доказів);

• -  контроль за роботою виконавців (відповідальність персоналу);

• -  документальне підтвердження обґрунтованості висновку.

Зміст РД значною мірою є питанням професійного судження аудитора, так як немає ні можливості, ні необхідності документувати кожне спостереження чи обстеження.

Загалом РД – це ноу-хау кожної аудиторської фірми.

На форму, зміст та обсяг РД аудитора можуть впливати наступні фактори:

• -  предмет аудиту (характер завдання);

• -  методології та інструменти, що використані у перевірці;

• -  стан внутрішнього контролю об’єктів перевірки;

• -  стан системи бухгалтерського обліку на об’єкті перевірки;

• -  характер та зміст аудиторських процедур;

• -  важливість та зміст отриманих аудиторських доказів;

• -  характер та обсяг ідентифікованих (визначених) виключень;

• -  ідентифіковані ризики суттєвих викривлень;

• -  форма аудиторського висновку або фінансового звіту.

Якщо в процесі перевірки виявлена маса типових помилок, то РД буде багато. При визначенні майбутнього змісту РД аудитору доцільно взяти за орієнтир те, що, як правило, з цією документацією будуть працювати багато осіб: інші аудитори, спеціалісти, керівник, або та особа, що не знає особливостей галузі чи специфіки діяльності. Виходячи з цього, РД повинна бути зрозумілою для всіх користувачів, та з приводу неї необхідно здійснити так, щоб як можна менше питань виникало до аудитора, який цю документацію склав.

Однак необхідно зауважити, що аудитору доцільно використовувати у РД матеріал, наданий клієнтом, але по якому не виникає сумнівів, тобто, який можна без сумніву застосовувати як аудиторські докази.

З досвіду практики аудиторської діяльності можна констатувати, що документи, які входять до сладу РД аудитора повинні мати наступні реквізити:

• -  найменування документа;

• -  ідентифікаційний номер документа;

• -  найменування суб’єкта господарювання, який перевіряється;

• -  період, за який проводиться аудит;

• -  дата виконання аудиторської процедури або складання документа;

• -  зміст документа;

• -  посилання на джерела інформації, яка включена до документу;

• -  особистий підпис особи, що склала документ;

• -  дата перевірки документа;

• -  особистий підпис особи, що перевірила документ.

Вся РД за результатами аудиту в аудиторських фірмах збирається у Файли. На кожного клієнта складається «Досьє», які бувають (в залежності від категорії клієнта):

• -  поточні;

• -  постійні;

• -  спеціальні.

У склад «Досьє на клієнта», як правило, входить:

• -  Договір на проведення аудиту з листами та доповненнями (оригінали);

• -  організаційний файл;

• -  робочі файли всіх членів групи (бригади);

• -  файли «Спостереження за проведенням інвентаризації»;

• -  письмова інформація аудитора керівництву підприємства;

• -  звітний файл;

• -  аудиторський звіт та висновок;

• -  підписані акти виконаних робіт (за неохідності – по етапах).

По закінченні аудиторської перевірки РД обов’язково повинна передаватися на зберігання до архіву аудиторської організації, де вона повинна зберігатися укомплектованою та зброшурованою у папки (файли), які заводяться для кожної аудиторської перевірки окремо. Систему розподілу РД у папки (файли) аудиторська фірма встановлює самостійно.

Збереження РД, оформлення та передача її до архіву організовує керівник аудиторської фірми або особа, що на це вповноважена. Видача РД з певної перевірки робітникам, які не приймали участь у цій перевірці, як правило не повинно допускатися.

Для додержання принципу конфіденційності бажано, щоб всі файли, папки та досьє зберігалися у сейфах або шафах із замками, або у окремій кімнаті із обмеженим доступом.

Вилучення РД у аудиторської фірми може здійснюватись тільки органами, які на це вповноважені, та у випадках, що передбачені законодавством.

У випадку втрати РД керівник аудиторської фірми повинен провести розслідування, результати якого оформлюються відповідним актом.