23. Документационное обеспечение менеджмента персонала

Документационное обеспечение - организация работы с доку­ментами, обращающимися в системе управления персоналом.

Кадровое делопроизводство — это деятельность, которая предусматривает создание и организацию работы по вопросам оформления найма, перевода, освобождения, учета учебы, аттестации, пенсионного обеспечения работников. Правильная, согласно действующему законодательству, организация кадрового делопроизводства имеет решающее значение при осуществлении гражданином права на труд.

Характерной чертой кадровой документации является то, что она всегда отображает деятельность конкретных лиц, то есть является именной.

Основой деятельности кадровых служб являются учет, отчетность и ве­дение организационно-распорядительной документации, которая включает три основные группы документов:

• организационные (положения, инструкции, правила, уставы);

• распорядительные (приказы, распоряжения, постановления, решения, ука­зания, рекомендации);

• справочно-информационные (письма, отчеты, акты, протоколы, обзорные и докладные записки, перечни, справки, списки и др.).

24. Учет личного состава и порядок ведения личных дел

На руководителей, специалистов, а также материально-ответственных лиц кроме личных и учетных карточек в отделе кадров ведутся личные дела, которые представляют собой набор различных документов, характе­ризующих их биографические, деловые и личностные качества. Личные дела систематизируются в алфавитном порядке или по структурным под­разделениям в соответствии с утвержденным штатным расписанием.

В них входят такие документы:

опись документов,

личный листок по учету кад­ров,

дополнение к личному листку по учету кадров,

автобиография,

копии документов об образовании,

заявление о приеме на работу,

копии представ­лений для назначения или утверждения в должности,

копии материалов по результатам конкурсов специалистов и выборов руководителей,

харак­теристики (отзывы),

аттестационные листы,

копии приказов о поощрени­ях и взысканиях,

другие документы, характеризующие работника.

Каждо­му личному делу присваивают порядковый номер, соответствующий номе­ру в штатно-должностной книге, который записывают в алфавитную книгу личных дел предприятия.

Описание документов составляется работником службы персонала во время первичного оформления документов личного дела, а последующие записи заносят после получения соответствующих документов. Форма описания личного дела дает возможность работнику службы персонала учитывать временное исключение из нее документов.

25. Организация работы с трудовыми книжками

Трудовые книжки были введены в СССР в 1939 году, и за все время их существования только в 1975 и в 1993 году были установлены их новые образцы.

В Украине порядок ведения трудовых книжек регулируется:

-        ст. 48 КЗоТ;

-        постановлением КМУ от 27.04.93 г. № 301 "О трудовых книжках работников" (далее - Постановление № 301);

-        Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты от 29.07.93 г. № 58 (далее - Инструкция о трудовых книжках).

Трудовые книжки ведутся на всех работников, которые работают на предприятии, в учреждении, организации независимо от форм собственности или у физического лица свыше 5 дней, в том числе:

-        на лиц, являющихся собственниками (совладельцами) предприятий (если они одновременно занимают какую-либо должность на этом предприятии), сельских (фермерских) хозяйств;

-        на сезонных и временных работников;

-        на внештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию;

-        на лиц, работающих по совместительству (по желанию работника записи в трудовую книжку вносятся по основному месту работы).

Трудовая книжка состоит из пяти разделов:

I. Сведения о работнике - заполняются на 1-й и 33-й (титульной) странице на соответствующем языке (украинском, русском), причем все данные вносятся на основании паспорта или свидетельства о рождении.

  

II. Сведения о работе - состоят из четырех граф, которые заполняются в порядке, определенном п.п. "в" п. 2.14 - 2.22 Инструкции трудовых книжках.

  

III. Сведения о награждениях - вносятся сведения о награждении государственными наградами Украины и отличиями Украины;

  

IV. Сведения о поощрениях - вносятся сведения о поощрениях за труд (об открытиях, на которые выдан диплом; о рационализаторских предложениях и изобретениях; выплаченных в связи с поощрением вознаграждениях; поощрениях, предусмотренных коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка и др.).

Сведения о выплате премии, предусмотренной системой оплаты труда предприятия, или премии, имеющей регулярный характер, в трудовую книжку не вносятся;

V. Сведения о назначении пенсии - при назначении пенсии по возрасту, за выслугу лет в этом разделе трудовой книжки ставится штамп органами, назначающими пенсии, "Пенсия назначена". По ранее действовавшим правилам такой штамп или отметка ставились на первой (титульной) странице трудовой книжки.