Пояснювальна записка

Пояснювальна записка – це письмове пояснення або певного стану речей (зазвичай негативного характеру) у дійсності, або певного стану речей, відображеного в певних документах. У зв’язку з цим розмежовують два типи пояснювальних записок. Перший тип – це записки, які подаються на вимогу керівника структурного підрозділу, організації чи вищої організації й містять пояснення якихось, зазвичай негативних, фактів, подій, ситуацій, що мали місце в організації, з указівкою на їх причини, наслідки й можливі шляхи подолання. Другий тип – це пояснювальні записки, які подаються або на вимогу керівництва, або за ініціативною автора й містять пояснення окремих положень інших (основних) документів (плану, звіту, наказу, проекту тощо).

Пояснювальні записки обох типів бувають внутрішні (пишуться на звичайному аркуші паперу) й зовнішні (пишуться на бланкові). Інколи пояснювальні записки другого типу є елементом основного документа, виступаючи його першою частиною.

Формуляр-зразок пояснювальної записки включає ті самі реквізити, що й доповідна записка.

Призначення пояснювальної записки першого типу – поінформувати про певні (негативні) факти, явища, щоб керівництво могло вжити відповідних заходів. З огляду на це текст зазвичай містить лише два структурних компоненти – основну частину й висновки. В основній частині викладаються певні фактичні дані. У висновковій – пропонується кваліфікація цих фактів (явищ, учинків), робляться пропозиції щодо їх подолання або уникнення в майбутньому тощо. Висновкова частина зазвичай відсутня в разі, якщо пояснювальну записку створює особа, яка й зробила певний негативний учинок.

Зразок пояснювальної записки

Дільниця № 5 Начальнику дільниці № 5 ЗАТ «Сокіл» Переяслав В.Ю.  ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА 27.01.2008 Про порушення виробничої дисципліни Я, Синько Андрій Семенович, охоронець дільниці № 5, 25 січня 2008 року о 22 годині перебував на вахті разом зі сторонньою особою – моєю дружиною Синько Іриною Степанівною, яка принесла мені вечерю й запропонувала випити горілки. Я погодився, оскільки гадав, що спиртне допоможе побороти нежить, з якою я з’явився на роботі. Обіцяю, що подібна ситуація більше не повториться. Охоронець ІІ зміни дільниці № 5 Підпис А.С. Синько

Вправа 2. Відредагуйте текст пояснювальної записки (виправте орфографічні, пунктуаційні, мовні та стилістичні помилки). Назвіть реквізити цього документа.

Пояснювальна записка

Студентка, Шпакова Олена Олегівна, 22 а/ф групи факультету іноземної філології не з’явилася на заняття філософії (І-ІІ пари) тому що виступала на концерті «Студентська весна». Приймання участі організувала замдекана іноземної філології.

Староста 22 а/ф групи підпис Блажко Т.Є.