6.6. Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными лицами называют сотрудников организации, которым выдаются денежные суммы, для произведения расчетов и расходов в интересах выдавшей их организации. В дальнейшем эти сотрудники должны представить отчет о произведенных расходах. То есть денежные средства выдаются им «под отчет». Деньги, выданные подотчетным лицам, являются подотчетными суммами.

Расчеты с подотчетными лицами могут осуществляться как в наличной, так и в безналичной формах. И у того и у другого способа есть свои особенности, которые необходимо учесть бухгалтеру.

Выдача подотчетных сумм производится на основании письменного заявления сотрудника, подписанного руководителем компании. После осуществления расходов подотчетных средств, сотрудники обязаны в установленные сроки отчитаться перед организацией, представив в бухгалтерию компании авансовый отчет и приложив документы, подтверждающие произведенные им расходы.

При возникновении перерасхода, сотруднику возвращают сумму перерасхода. Остаток неизрасходованных подотчетных сумм возвращается в кассу организации.

С 1 июня 2014г. вступило в действие новое Указание Центрального Банка РФ от 11 марта 2014 г. N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

В соответствии с п. 6.3 данного указания выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, оформляется расходным кассовым ордерам.

При этом работник обязан составить письменное заявление в произвольной форме на выдачу подотчетных сумм. Данное заявление должно содержать запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Приказом, утвержденным руководителем организации устанавливаются сроки: проверки авансового отчета бухгалтерией, утверждение отчета руководителем, окончательный расчет по авансовому отчету.

Прием остатка наличных денег, полученных под отчет, производится по приходному кассовому ордеру.

В настоящее время все большую популярность приобретают безналичные расчеты с подотчетными лицами.

Во-первых, при безналичных перечислениях нет нужды сотруднику каждый раз писать заявление о выдаче под отчет денежных средств, во вторых – нет нужды заниматься кассовыми документами, в третьих – не нужно снимать с расчетного счета денежные средства на выплату подотчетным лицам. Кроме того, выдача под отчет по «безналу», удобна при нахождении сотрудников в командировках в других городах.

При оформлении отчета о расходовании подотчетных сумм, выданных сотруднику, работником составляется авансовый отчет. Авансовый отчет составляется подотчетным лицом в одном экземпляре и предоставляется для последующей обработки в бухгалтерию вместе с документами, подтверждающими произведенные расходы. В авансовом отчете необходимо указать все документы, подтверждающие произведенные расходы и суммы затрат по ним. Такими документами могут быть: товарный чек, товарная накладная, счет-фактура, акт выполненных работ (оказанных услуг), командировочное удостоверение, квитанция, транспортные документы и любые другие подтверждающие документы.

Бухгалтерия компании проверяет: целевое расходование подотчетных сумм, наличие и правильность оформления документов, подтверждающих произведенные расходы.

После данной проверки бухгалтер заполняет остальные графы авансового отчета, в том числе проставляет суммы расходов, принятые к учету и используемые счета бухгалтерского учета.

В случае, если подотчетному лицу выдавались денежные средства в иностранной валюте в соответствии с действующим законодательством, в авансовом отчете проставляются так же данные, относящиеся к иностранной валюте. В противном случае, эти графы не заполняются.

После проверки и заполнения авансового отчета бухгалтером, его передают на утверждение руководителю организации. После утверждения авансового отчета руководителем, бухгалтерия производит списание подотчетных денежных средств с сотрудника.

Сумма неиспользованного аванса вносится подотчетным лицом в кассу организации, а суммы перерасхода – возвращаются сотруднику.

Для учета расчетов с подотчетными лицами используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

При отражении в учете подотчетных сумм могут быть следующие записи:

• дебет счета 71 кредит счета 50 – выдача сумм под отчет из кассы;

• дебет счета 71 кредит счета 51 – перечисление подотчетных сумм на лицевой счет работника в банке;

• дебет счетов 07, 08, 15, 10 кредит счета 71 – утвержден авансовый отчет подотчетного лица по приобретению материальных ценностей и оплаты расходов, связанных с их приобретением;

• дебет счетов 20, 23, 25, 26 кредит счета 71 – утвержден авансовый отчет подотчетного лица по оплате расходов производственного характера;

• дебет счета 50 кредит счета 71 – возвращен в кассу остаток неиспользованных сумм;

• дебет счета 70 кредит счета 71 – удержан из заработной платы на основании заявления работника остаток неиспользованных подотчетных сумм;

• дебет счета 94 кредит счета 71 – отражены подотчетные суммы, не возвращенные работником в установленные сроки;

• дебет счета 70 кредит счета 94 – удержаны из заработной платы подотчетные суммы, не возвращенные работником в установленные сроки.

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.