51. Дайте визначення заяви. Види заяв. Основні реквізити заяви та їх оформлення.

Заява – це документ, який містить прохання особи (особиста заява) або установи (службова заява) щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів. Реквізити:

І. Адресат (назва установи або посада та ініціали керівника, на ім’я яких подасться заява).

2. Адресант (назва установи або посада, ініціали (іноді адреса і паспортні дані) особи, яка звертається із заявою).

3. Назва виду документа.

4. Текст.

5. Підстава (додаток): перелік документів, доданих до заяви на підтвердження її правомірності.

6. Дата. 7. Підпис.

Заява пишеться власноручно в одному примірнику. Різновидами заяви с заява-зобов’язання (прохання про надання позики), заява про відкриття рахунка, про притягнен¬ня до відповідальності тощо.

52. Дайте визначення протоколу. Особливості тексту протоколу. Загальні реквізити.

Протокол – один із найпоширеніших документів колегіальних органів. У ньому фіксують хід і результати проведення зборів, конференцій, засідань, нарад. У протоколах відображаються всі виступи з розглядуваних питань і рішення, прийняті в результаті обговорення. Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа. Протокол загальних зборів (нарад) підписують голова і секретар, а протоколи засідань комісій – усі члени президії.

Протокол має такі реквізити:

1. Назву виду документу, яку пишуть посереді рядка

2. Порядковий номер

3. Назву зборів із зазначенням їх характеру

4. Назву установи, підприємства чи організації, де відбуваються збори

5. Дату проведення зборів, місце проведення

6. Кількісний склад участників

7. Посади, прізвища, ініціали керівників зборів (голови, секретаря, членів президії)

8. Порядок денний, тобто питання, що їх розглядають на зборах (у називному відмінку)

9. Текст

10. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок

11. Підписи керівників зборів.

Основний текст протоколу відповідно до порядку денного поділяється на пункти: “Слухали”, “Виступили”, “Ухвалили”

53. Назвіть розпорядчі документи, їх основні види. Дайте загальну характеристику.

Документ (від лат. взірець, зразок) – це засіб закріплення на спеціальному матеріалі (папері) результатів діяльності установи або фірми.

Класифікація службових документів – це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців.

Документи поділяють за такими основними ознаками:

¨ за назвою - наказ, протокол, статут, акт, довідка;

¨ за походженням - службові та особисті;

¨ за місцем складання - внутрішні та зовнішні;

¨ за напрямком - вхідні та вихідні;

¨ за формою - типові, трафаретні, індивідуальні;

¨ за способом фіксації - письмові, графічні, акустичні,

фото- та кінодокументи;

¨ за стадіями створення - оригінали та копії;

¨ за терміном зберігання - тимчасового зберігання (до 10 років), тривалого зберігання (понад 10 років), постійного зберігання;

¨ за змістом - організаційно–розпорядчі, фінансово–розрахункові, постачально–збутові тощо.

В управлінській (службовій) діяльності установ і фірм особливе місце займає організаційно-розпорядча документація (ОРД), яку поділяють на 5 груп:

¨ організаційна – положення, правила, статути, інструкції;

¨ розпорядча – розпорядження, постанови, накази;

¨ довідково-інформаційна – листи, телеграми, доповідні записки, довідки, акти тощо;

¨ з кадрових питань (по особовому складу) – заяви про працевлаштування, автобіографії, резюме, характеристики, накази по особовому складу, особові листки з обліку кадрів, особові картки, трудові книжки тощо;

¨ офіційно-особисті документи - пропозиції, заяви та скарги громадян, розписки та доручення.