Содержание решения

Мы уже говорили, что все решения должны быть утвер­ждены и выпускаться в письменной форме. Примерный вид решения на выходе системы выработки решений показан в форме 7.1. Данная процедура уточняет ранее введенную процедуру и поэтому названа «Поправка А». Лицом, которое анализировало проблему и разработало решение, в данном случае является заместитель директора по кадрам. 316 – номер проблемы, а 7237 – номер дела, содержащего подтвер­ждающие решение документы, рабочие таблицы и мате­риалы.

В разделе А подробно определяются обстоятельства, в которых применяется решение. Раздел Б представляет собой формулировку самого решения, в которой описывается курс действий (кто, что и как должен делать и т. д.) и необходимые для него средства (люди, машины, материалы и т. д.). В разделе В содержится описание ожидаемого выхода, входа и отдачи процедуры. Выходом является сокращенное время, необходимое для выбора кандидата на вакантную должность, при найме на работу нового сотрудника; входом является уменьшенная численность и расходы на содержание «лету­чего отряда» сотрудников, которые замещают тех, кто отпу­щен с работы, был уволен или вышел на пенсию. (В этом примере расходы на проверку рекомендаций по почте или по телефону оказались приблизительно равными.) Отдачей здесь является сумма, образующаяся при сокращении рас­ходов. В разделе Г, который содержится в любом решении, представлено распределение ожидаемой прибыли от увели­чения эффективности. Это ежемесячно поступающие на счет экономии 120 долл. В данном случае применяется фиксиро­ванное распределение суммы: 50% суммы поступит в фонд организации, а другая половина пойдет отделу кадров. В разделе Д описывается корректировка бюджета, сделан­ная во время подготовки решения, которая в данном случае затрагивает только отдел кадров. Дается результат кальку­ляции: расходы на содержание «летучего отряда» составляют 620 долл. в месяц, а при новой процедуре это будет стоить всего 500 долл. в месяц. В связи с этим месячный бюджет отдела кадров будет уменьшен на 120 долл. Калькуляция, обосновывающая новую процедуру, прикладывается к ре­шению.

В разделе Е подробно объясняется порядок осуществле­ния решения: кто, когда, где и каким образом участвует в подготовке к вводу решения в действие (очень важна дата, когда решение должно стать операционным). В данном слу­чае заместитель директора по кадрам несет главную ответ­ственность за подготовку реализации решения. Кроме того, поскольку данная процедура нуждается в новых способах отбора кандидатов, персонал отдела кадров должен быть переподготовлен в течение определенного времени.

В разделе Ж описывается проверка эффективности реше­ния. Здесь говорится о том, кто будет оценивать выход, вход, прибыль и бюджет. Поскольку отдача считалась рав­ной 120 долл. в месяц, проверяющий сравнит фактические результаты с этой суммой. В случае значительного расхож­дения ревизор предложит снова решить проблему или пред­принять корректировку или какие-либо другие действия.

В разделе 3 указывается действующее решение, которое заменяется новым. Во избежание возможных недоразуме­ний, а также для хранения только действующих документов отмененные решения должны изыматься из рабочих спра­вочников решений подразделений. Обычно это делается в тот день, когда новое решение, как ожидается, вводится в действие⁷⁵.

ФОРМА 7.1