Картотека согласования решений (6-й этап)

Проблема и ее №	Дата поступления решения на согласование	С кем и когда согласовывается	Кому и когда возвращается после согла­сования	Необходимость в совеща­нии заинтересованных сторон и дата	Дата передачи на утверж­дение	Примечания
Уменьшение сбыта № 310	9.5	со специалистами Б, В, Г 10.5	специали­стам В, Г	Потребуется, но дата еще не установлена		Руководитель Г не согласен с решением
Разработка нового изде­лия Д 1234 № 318	13.5	со специалистами Б, В, Г 14.5
Изменение упаковки из­делия № 325	13.5	со специалистом Б 14.5				Проблемы нет
Рекламирование изделия № 328

Например, отдел исследования рынка может предложить решение по улучшению рекламы с расчетным увеличением объема продаж на 5%. Если организация заранее не запла­нировала это изменение, то производственные отделы должны будут без предупреждения увеличить объем производ­ства на 5%. В процесс исполнения и проверки этого реше­ния могут быть вовлечены и другие подразделения: отдел кадров может нанять дополнительную рабочую силу для выполнения этого предложения, а конструкторский отдел – проверить исполнение предложения. Схема процедуры выяв­ления влияний и согласования решений показана на рис. 3.9.

После того как подразделение управления решит, какие подразделения подвергнутся воздействию, оно отбирает тех руководителей, с которыми нужно согласовать предложе­ние, составляет график их работы и устанавливает срок, к которому они должны сообщить о своей реакции на пред­ложение. Для контроля за процедурой согласования под­разделение управления использует картотеку влияний предложения (часть контрольной картотеки или главной книги регистрации), в которой записывается, кому и когда было направлено решение для дальнейшего согласования и когда оно было возвращено (форма 3.9). Каждое подразде­ление, получив предложение, вычисляет ожидаемую чис­тую выгоду или эффект от применения этого предложения своей конкретной операции (см. рис. 3.9 (2)). Вместе с решением каждое подразделение получает также фор­му 3.10 для расчета выгоды, получаемой отделом.

ФОРМА 3.10

Калькуляция дохода в отделе (6-й этап)

Ф О Р М А К

Проблема № ______________

Направлена на согласование __________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________________

Не рассмотрена _____________________________________________________________________________________________

Расчет выгоды от рассмотренных альтернатив в данном отделе

Альтернатива А Альтернатива Б

Вход _____________ Вход _____________

Выход ____________ Выход _____________

Отдача ____________ Отдача ____________

Новые альтернативы:

Альтернатива ___________

Описание альтернативы:

Вход _____________

Выход ____________

Отдача ____________

Просьба о совещании для согласования решения _________________________________________________________________

Примечания ________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________________

_______________ (подпись)

Отделы рассматривают и другие аспекты предложения, например его применение и проверку; они могут возражать против любой фазы, которую они считают непрактичной. Любое предложение рассматривается также теми работни­ками отделов, на оплату труда и работу которых влияет предложение, и их реакция резюмируется исследователем в отчете о совещании руководителей низшего уровня (форма 3.11).

ФОРМА 3.11