ПосібникДІСНаливайко

Організаційно-методичні основи створення та функціонування АІС

Стадії та етапи розробки АІС

Стадії та етапи розробки інформаційних систем визначає відповідний державний стандарт (ГОСТ 34.601 - 90).

Цей стандарт наводить повний перелік стадій та етапів створення АІС, причому в конкретних умовах ці стадії та етапи можуть поєднуватись один з одним або не виконуватись. Це залежить від особливостей інформаційних систем, які створюються, та від домовленості між розробником системи та її замовником.

Державний стандарт розрізняє вісім стадій створення інформаційних систем:

1)формування вимог до АІС;

2)розробка концепції АІС;

3)технічне завдання;

4)ескізний проект;

5)технічний проект;

6)робочий проект;

7)введення в експлуатацію;

8)супроводження АІС.

Організація робіт, спрямованих на створення та впровадження АІС

Роботи зі створення та впровадження інформаційних систем можуть виконуватися за таких умов.

1.Організація, яка у своїй роботі не застосовує обчислювальної техніки, приймає рішення про створення інформаційної автоматизованої системи.

2.За наявності вже діючих інформаційних систем різного призначення потрібно створити нову інформаційну систему.

3.До вже існуючої інформаційної системи необхідно внести зміни у зв‘язку зі змінами в законодавстві чи самому виробництві.

4.Постає потреба поповнити функції, які реалізує діюча інформаційна система.

51

ПосібникДІСНаливайко

5. Постає потреба створити інформаційну систему на новій технічній або програмній основі. Наприклад, треба перевести нарахування заробітної плати з машини серії ЄС на ПЕОМ.

У всіх перелічених випадках можуть виконуватися всі стадії, які передбачені державним стандартом зі створення інформаційних систем. Але за погодженням із замовником деякі стадії та етапи можуть не виконуватися. Розглянемо ситуації, коли це можливо.

Питання для контролю знань:

1.Автоматизовані інформаційні системи (АІС): визначення, призначення, особливості.

2.Фактори впливу на розвиток АІС.

3.Передумови створення АІС.

4.Відмінні особливості АДІС.

5.Основні ознаки класифікації АІС.

6.Особливості державних АІС.

7.Особливості територіальних АІС.

8.Особливості галузевих АІС.

9.Особливості інтелектуальних АІС.

10.Склад та характеристика складових структури АІС.

11.Склад, особливості та характеристика інформаційного забезпечення АІС.

12.Особливості інформаційного забезпечення в АДІС.

13.Поняття та харатеристика інформаційної бази АІС.

14.Особливості інформаційної бази АДІС.

15.Поняття бази даних та її особливості як складових АІС.

16.Особливості банків даних в АДІС.

17.Поняття реєстру в АІС та їх призначення.

18.Особливості автоматизованих банків даних та їх характеристики.

19.Поняття СУБД та їх роль в АДІС.

20.Технологія та інформаційна технологія: місце і роль в АДІС.

21.Поняття технологічних операцій в АДІС, їх особливості та

склад.

22.Етапи технологічного процесу в АІС: склад та характеристика складових.

23.Стадії та етапи технологічного процесу в АІС.

24.Особливості технологічного процесу в АДІС.

52

ПосібникДІСНаливайко

25.Склад організаційних робіт зі створення АІС.

Література: 1, 2, 3,4, 5, 7, 9, 10, 11, 14, 15, 16, 17, 23, 24.

Модуль 2. Документальні інформаційні системи в економіці

Тема 6. Автоматизовані документальні інформаційні системи державного управління.

Ключові поняття: державне управління, ефективність державного управління, сфери управління, документальні системи державного управління.

Вивчення теоретичного матеріалу пропонується за таким планом:

1.Інформаційні технології та ефективність системи державного управління.

1.1.Складові ефективності системи державного управління.

1.2.Ефективність взаємодії з громадянами і бізнесом.

1.3.Автоматизація діловодства.

2.Огляд автоматизованих документальних інформаційних систем державних установ України.

Інформаційні технології та ефективність системи державного управління

Задачі сучасного суспільства можна вирішити, тільки застосовуючи сучасні засоби. Можна тимчасово відкласти впровадження інформаційних технологій ціною збільшення державного апарату, зниження рівня оплати праці в державному секторі, погіршення умов розміщення державних установ. Але це поставить під загрозу виконання багатьох державних функцій і в кінцевому підсумку завдасть істотної шкоди репутації та інтересам держави.

Складові ефективності системи державного управління.

Ефективність роботи системи державного управління визначається трьома складовими:

-ефективністю взаємодії з громадянами і підприємствами;

-ефективністю внутрішньої роботи кожної установи окремо;

-ефективністю взаємодії органів влади між собою.

53

ПосібникДІСНаливайко

Структура складових ефективності

Інформаційні технології не є панацеєю, але з їх допомогою можливе істотне підвищення ефективності всіх трьох ланок. Впровадження інформаційних технологій, як показує практика, призводить до оптимізації організаційних процедур, роблячи їх більш простими і логічними.

Очікувані від впровадження інформаційних технологій результати можна розділити на два класи - стратегічні і тактичні.

Тактичні результати пов'язані в основному із скороченням витрат. Їх досить легко визначити і виміряти.

Оцінювані в грошовому вимірі переваги можуть бути розраховані на основі підрахунку:

-кількості фізичних шаф для зберігання документів;

-кількості звільнених площ;

-кількісного складу скороченого штату (чи, принаймні, уникнути його росту);

-кількості заощадженого часу організації і громадян, які взаємодіють з органами влади тощо.

Очікувані стратегічні результати – це поліпшення якості прийнятих рішень, підвищення довіри громадян до влади, істотне зниження прямих і непрямих суспільних витрат на утримання органів влади.

Ефективність взаємодії з громадянами і бізнесом

Повсюдно використовувана в даний час «паперова» технологія роботи з громадянами і підприємствами веде до величезної кількості непродуктивних витрат часу і ресурсів як для громадян і суб'єктів господарювання, так і для державних органів.

Використання інформаційно-комунікаційних технологій дозволяє істотно розширити канали взаємодії держави та її громадян, підвищити якість цієї взаємодії і сприяти тим самим зміцненню громадянського суспільства, побудованого на взаєморозумінні, врахуванні інтересів кожного і прагненню до загальних конструктивних цілей.

Пошук і одержання інформації

Зручне представлення в мережі Інтернет повної, точної і актуальної інформації про всі органи державної влади дозволяє

54

ПосібникДІСНаливайко

істотно спростити процес пошуку необхідної інформації, заощаджувати час чиновників, змушених відповідати на запитання, а також зменшити кількість помилок.

Взаємодія громадян і організацій з органом державної влади

Дана функція забезпечується набором сервісів, що дозволяють громадянам і організаціям запитувати і одержувати по Інтернету необхідні довідки або дозволи і передавати в органи державного управління передбачену законом звітність. Крім того, повинна існувати можливість відстеження стану запитів.

Принцип «єдиного вікна» передбачає наявність однієї точки входу для взаємодії з органами влади усіх рівнів. Для цього необхідна система, що дозволяє автоматично направляти запити і звітність в уповноважені органи державної влади і тим самим розглядати державу як єдиного «провайдера» послуг для громадян і бізнесу.

Для постійної публікації актуальних документів і відстеження ходу просування запитів потрібна інформація, яка може бути отримана із систем автоматизації документообігу різних установ. Тому ця інформація повинна автоматично експортуватися з них для публічного доступу.

Ефективність взаємодії між органами влади

Прийнятий у даний час обмін паперовими документами між органами державної влади і місцевого самоврядування є надзвичайно повільним і тягне за собою значні витрати ресурсів на функціонування кур'єрських і поштових служб, експедицій і канцелярії, змушеної реєструвати вхідні і відправляти вихідні документи.

У випадку функціонування в організації автоматизованої системи до цього ще додається введення інформації про документ і сканування тексту для включення його до бази документів системи.

Найчастіше відсутня можливість контролю з боку відправника за процесом одержання і реєстрації документів приймаючою стороною.

Ця ситуація ввижається ще більш неприродною, якщо врахувати, що вихідний документ також готується в

55

ПосібникДІСНаливайко

автоматизованій системі, а текст існує у вигляді файлу і спеціально роздруковується для відправлення в інші організації.

Виходом з цієї ситуації є створення системи обміну електронними документами між організаціями.

Створення такої системи дозволить забезпечити:

-радикальне прискорення доставки документів;

-гарантію доставки;

-доставку «під розпис» - оповіщення відправника про одержання і реєстрацію документа одержувачем;

-зниження витрат.

Необхідно враховувати, що традиційний паперовий документообіг ще не швидко втратить своє значення: у найближчі роки важливі документи все одно будуть видаватися, затверджуватися і доставлятися в паперовому вигляді.

Тим не менше існують (і в ряді організацій вже експлуатуються) інтегровані паперово-електронні технології, у яких документ пересилається в електронному вигляді, реєструється і саме з електронною копією йде робота, а паперова копія передається звичайним шляхом.

Введення законодавства, що забезпечує юридичну значимість електронного цифрового підпису, відкриває можливість створення систем обміну електронними документами, які не потребують дублювання електронних документів паперовими і дозволяють тим самим значно знизити витрати органів влади і управління.

На шляху розробки таких систем є об'єктивні труднощі:

-відсутність будь-яких систем автоматизації документообігу в цілому ряді організацій;

-розмаїтість систем і форматів, використовуваних у різних організаціях;

-необхідність надійної автентифікації відправників (одержувачів);

-захист інформації від зміни в процесі доставки;

-необхідність захисту конфіденційної інформації.

Сучасні програмні засоби, розроблені корпорацією Microsoft та її партнерами, дозволяють успішно вирішувати всі ці проблеми. І сьогодні розробка і впровадження систем, які автоматизують обмін електронними документами між організаціями, є абсолютно реальною задачею.

56

ПосібникДІСНаливайко

Експлуатація цих систем можлива й організаціями, які не мають автоматизованої системи документообігу. Вони можуть приймати і передавати документи за допомогою засобів обміну електронною поштою, доповнених засобами роботи з формами, електронним цифровим підписом (ЕЦП) і засобами захисту інформації.

Найбільшу користь і помітне зниження трудомісткості одержать організації, в яких документообіг цілком автоматизований.

Ефективність роботи окремих органів влади

Основний зміст роботи більшості органів державної влади – це вироблення управлінських рішень, що протікає у формі роботи з документами.

Тому ефективність здійснення ними своїх функцій у значній мірі визначається системою роботи з документами, прийнятою в організації.

Існує два можливих підходи до застосування інформаційних технологій для розв'язання цієї проблеми:

-підвищення ефективності існуючих процедур роботи з документами (автоматизація діловодства);

-перехід до електронного документообігу.

Автоматизація діловодства базується на тому, що при реєстрації паперового документа він цілком або частково переводиться в електронну форму і подальша робота ведеться в основному з електронними реєстраційними картками і документами.

Впровадження такої технології дозволяє:

-прискорити рух документів в середині організації;

-гарантувати своєчасний розгляд документів;

-забезпечити ефективний контроль виконання документів і прийняття управлінських рішень;

-підвищити ефективність роботи як окремих чиновників, так і організації в цілому;

-знизити витрати на розмноження, передачу і збереження безлічі копій паперових документів;

-при прийнятті рішень підвищити їхню обґрунтованість і якість за рахунок надання виконавцю максимально повної документаційної бази.

57

ПосібникДІСНаливайко

При такому підході з'являються додаткові витрати в процесі реєстрації документа. Втім, їх можна уникнути, якщо значну частину документів організація буде отримувати в електронному вигляді.

Ідея електронного документообігу полягає в тому, що для документів взагалі не створюються паперові версії. Це дозволить значно підвищити ефективність і знизити витрати в порівнянні зі змішаним документообігом.

Необхідно мати на увазі, що перехід на чисто електронний документообіг і діловодство (ЕДД) вимагатиме значного часу. Але впровадження систем автоматизованого діловодства вже зараз створює гарні технологічні передумови для переходу до електронного документообігу, тому що в таких організаціях співробітники поступово відвикають мати справу з паперами (обіг паперів замикається на канцелярії, архіві та експедиції) і в них зникає технологічна необхідність.

Для деяких видів документів (наприклад, внутрішніх) електронний документообіг можливий вже зараз. Він також можливий для всіх проектів документів на стадії їх розробки та погодження.

Рішення, які постачаються корпорацією Microsoft та її партнерами, дозволяють ефективно автоматизувати традиційні процеси діловодства органів державної влади і забезпечують можливість поступового переходу до електронного документообігу.

Важливість впровадження таких систем визначається не тільки задачею підвищення ефективності роботи окремих органів влади. \

Як випливає з попередніх тем, без ефективно функціонуючих внутрішньовідомчих систем роботи з документами неможлива ані автоматизація міжвідомчого обміну документами, ані побудова порталів для взаємодії з громадянами і суб'єктами господарювання.

Оцінка потреби в системах електронного діловодства та документообігу

За даними обстеження, що проводилося Siemens Business Services у ряді компаній (опубліковані в журналі Business, № 4, 2000 р.):

58

ПосібникДІСНаливайко

-30% часу робочих груп витрачається на пошуки та погодження документів;

-6% документів безповоротно губляться;

-кожний внутрішній документ копіюється до 20 разів;

-на 20—25% зростає продуктивність праці персоналу при використанні електронного документообігу;

-вартість архівного збереження електронних документів на 80% нижча в порівнянні з їхніми паперовими копіями.

Аналогічних даних щодо органів влади України немає, але можна припустити, що ситуація в них близька до описаної вище, і від повномасштабного впровадження систем ЕДД можна очікувати не менш ніж 50% підвищення продуктивності праці (з відповідними масштабами економії коштів і підвищенням швидкості розгляду документів).

Утой же час ситуація в цій сфері наразі є далекою від ідеальної. За оцінками експертів, не більше 50 % органів державної влади використовують які-небудь системи автоматизації діловодства, причому значна частина цих систем морально застаріла як в частині використовуваних програмних платформ, так і обсягу і характеру виконуваних функцій, зокрема, ці системи не здатні підтримувати електронний документообіг.

Таким чином, перед значною кількістю (до 70 %) органів державної влади зараз стоїть проблема впровадження системи ЕДД.

Уданий час системи ЕДД впроваджені в основних гілках органів влади різного рівня. І поширення таких систем постійно зростає. У недалекому майбутньому відсутність системи ЕДД стане неможливою для будь-якого органу влади.

ПосібникДІСНаливайко

ПосібникДІСНаливайко

ПосібникДІСНаливайко