ПосібникДІСНаливайко
Для зберігання даних системи необхідно використовувати
Microsoft SQL Server або Oracle. Як сховище для документів використовується файлова система.
Системи є відкритими і містять засоби розробки для створення спеціалізованих додатків або інтеграції з іншими системами.
Optima Workflow. Система призначена для формалізації типових процедур роботи з документами (потоків робіт) в організаціях, де така робота є щоденною практикою.
Система автоматизує процеси реєстрації документів за правилами діловодства, реалізує механізми анотування і збору резолюцій, доставки звітів про виконання доручень.
В якості сервера документів Optima Workflow використовує Microsoft Exchange, тому її доцільно використовувати, перш за все, в тих компаніях, де Microsoft Exchange вже використовується за своїм прямим призначенням як поштовий сервер.
Система електронного документообігу (СЕД) ru:FossDoc (www.fossdoc.com.ua)
Система FossDoc відноситься до нового покоління систем електронного документообігу. Ми пропонуємо простий інструмент для вирішення складних завдань управління документопотоками на підприємстві.
Головними пріоритетами розробників FossDoc є наочність процесів обробки документів, підвищення ефективності роботи співробітників, оптимальна інформативність інтерфейсу користувача.
Переваги FossDoc:
–простота установки і адміністрування, швидкий старт роботи з системою;
–модульний принцип ліцензування;
–гнучка настройка маршрутів документів;
–можливість роботи як усередині корпоративної мережі, так і через Інтернет;
–підтримка специфічних функцій для державного і банківського секторів.
Призначення системи
Система електронного документообігу FossDoc – типове рішення платформи FossBAP, призначене для створення електронного архіву документів, організації корпоративного
126
ПосібникДІСНаливайко
документообігу (workflow) і автоматизації бізнес-процесів на підприємствах, в установах і організаціях будь-якого роду діяльності. Програма дозволяє вирішити велику кількість завдань, реалізація яких покладена на відповідні модулі. Різні комбінації таких модулів організовані в продукти. Система може бути легко перенастроєна з урахуванням специфіки роботи кожного конкретного підприємства.
Структура системи
Програмне забезпечення побудоване на підставі класичної клієнт-серверної архітектури. До його складу входять:
–структура програми документообігу;
–сервер FossDoc – сервер додатків, який реалізує бізнес-логіку і здійснює взаємодію клієнтських програм з сервером СУБД. Модулі, що визначають функції системи, підключаються до сервера додатків. Таким чином, продукти розрізняються серверними частинами, які містять різні набори модулів;
–база даних – управляється за допомогою сервера СУБД (Microsoft SQL Server або Oracle). Зберігає документи, довідники, інформацію про користувачів, налагодження тощо;
–FossDoc Client – клієнтський додаток, автоматизоване робоче місце (АРМ) користувача. За допомогою цієї програми звичайний користувач підключається до сервера додатків (по локальній мережі або Інтернет) і вирішує свої службові завдання як співробітник підприємства (організації). Одночасно АРМ користувача є поштовим клієнтом і може приймати або відправляти листи за допомогою зовнішніх поштових серверів;
–FossDoc Адміністратор – клієнтський додаток, майстер адміністрування (АРМ адміністратора). За допомогою даного програмного забезпечення проводиться адміністрування сервера додатків (введення користувачів, розподіл прав доступу, підключення додаткових функцій, проектування маршрутів,
створення нових типів документів тощо).
Схематично організаційну структуру системи відображує рисунок 37.
127
ПосібникДІСНаливайко
Рис. 37. Організаційна структура системи
Функції системи Автоматизація діловодства. Система автоматизує всі аспекти
сучасного діловодства:
–створення реєстраційно-контрольних карток, (РКК) (карток документа);
–відправку доручень ( аналог «бігунка» в звичайному документообігу);
–облік паперових оригіналів за допомогою спеціальних журналів; здійснення контролю над виконанням документів;
–підготовку резолюцій; роботу з електронно-цифровим підписом, генерацію звітів.
Підтримка різних типів документів.
Усе різноманіття документів, з якими працюють користувачі, розділяється на певні категорії – типи документів. У системі підтримуються поширені у вітчизняному діловодстві типи документів: вхідні та вихідні листи, накази, звернення громадян, службові записки та ін. (рис. 38-40). Документи можуть посилатися на інші документи або бути дочірніми у відношенні до головних. Поля документів можуть заповнюватися значеннями з довідників.
128
ПосібникДІСНаливайко
Рис. 38.
Вікно програми у режимі роботи з вхідним
документом
Рис. 39. Вікно програми у режимі пошуку довідника
129
ПосібникДІСНаливайко
Рис. 40. Вікно програми у режимі роботи з наказом
Кастомізація, проектування нових документів.
Якщо є можливість кастомізувати (налаштувати під себе) програму за допомогою функціональності бібліотек документів (додати або видалити поля та (або) функції документів, налаштувати довідники) тоді можна спроектувати власні типи документів, а також шаблони друкованих форм, які будуть відповідати тільки необхідному діловодству. Система дозволяє створювати нові документи на базі існуючих, використовуючи механізм наслідування.
Гнучка маршрутизація документів.
СЕД дозволяє гнучко налаштувати маршрути руху документів між підрозділами підприємства, вказати порядок їх виконання, узгодження, підпису, реєстрації тощо. Також можна налаштувати реєстрацію документів у декількох канцеляріях організації. Підтримується ефективний механізм створення документа на основі його проекту з фіксацією кожній стадії узгодження в окремій версії проекту.
Підтримка колективної роботи користувачів.
130
ПосібникДІСНаливайко
За допомогою довідника підрозділів можна спроектувати віртуальну структуру підприємства (організації) будь-якої складності. Рольова модель поведінки користувачів дозволяє співробітникам швидко освоїти функції системи і ефективно замінювати одного користувача іншим (виконання обов'язків). Надаються потужні засоби розподілу доступу до загальних ресурсів підприємства і колективної роботи над документами (рис.
41).
Рис. 41. Схема розподілу доступу до загальних ресурсів підприємства і колективної роботи над документами
Опис модулів СЕД.
Будь-який продукт FossDoc складається з певного набору модулів. Дані модулі можна умовно розділити на кілька груп за їх призначенням:
Рішення задач документообігу
Платформа FossBAP – основний модуль, що забезпечує роботу системи. Дозволяє створювати власні рішення, типи документів, додавати поля в документи, змінювати найменування полів, надає доступ до програмного інтерфейсу платформи тощо
Сховище. Дозволяє зберігати всі доручення, проекти документів, самі документи і довідники в єдиній базі даних. Доступ до них здійснюється через інтерфейс картки документа. Потужні засоби пошуку інформації в базі даних дозволяють задавати умови пошуку будь-якої складності з можливістю перегляду документів,
131
ПосібникДІСНаливайко
вкладених або пов'язаних з даним знайденим документом. Резолюції. Дозволяє підготувати резолюції до документа як
помічнику керівника, так і самому керівникові, приєднати до резолюції файли (за необхідності), вибрати виконавців резолюції і створити для них завдання, вказати послідовність виконання завдань до резолюції, задати маршрут виконання резолюції.
Проекти документів. Реалізує механізм створення документа з його проекту, а також створення нового проекту на базі існуючого документа. Відповідає за: створення проекту документа, його погодження, підтримку версійність проекту документа, підпис проекту, реєстрацію документа на базі проекту.
Нагадування. Нагадує користувачам про будь-яку подію (нарада, день народження, відправлення листа, необхідність виконання документа та ін.) через заданий період часу. Підтримується періодичність (наприклад, нагадувати раз на тиждень або місяць тощо).
Службові записки. Забезпечує документообіг службових записок: створення службової та її реєстрація, відправка службової за маршрутом, реєстрація службової в канцелярії підрозділу, накладення резолюції, створення відповідної службової, реєстрація відповідної службової.
Журнал. Дозволяє фіксувати факт передачі паперових оригіналів або копій документів співробітникам-користувачам системи, а також факт списання паперових документів в справу.
Контроль. Реалізує механізм контролю над виконанням користувачами завдань згідно з документами. Система відображає контрольні документи в списку документів з відміткою у вигляді прапорця, колір якого буде залежати від стану виконання документа щодо контрольних дат: планової і фактичної. Контрольні доручення будуть поміщені в окрему папку, де можуть бути оброблені співробітниками відділу контролю. Передбачена можливість друку контрольних карт.
Звернення громадян. Забезпечує обробку звернень громадян. За аналогією з вхідним листом на звернення можна створити вихідний лист-відповідь, використовуючи механізм створення документа з його проекту. Існує можливість перевірити, чи були звернення від даного заявника в минулому.
Підтримка додаткових функцій
132
ПосібникДІСНаливайко
ЕЦП. Забезпечує роботу електронного цифрового підпису (ЕЦП), можливість підписувати документи і їх поля за допомогою електронного цифрового підпису. Такий підпис буде гарантувати цілісність і автентичність даного документа. Ніхто, крім автора документа, не зможе внести зміни до нього так, щоб про це не стало відомо під час перевірки ЕЦП.
Web. Дає користувачеві системи можливість пошуку та перегляду документів у сховище документів і довідників за допомогою звичайного Web-браузера.
Сполучення з FossMail. Інтегрує сервер FossDoc з електронною поштою FossMail. Дозволяє за допомогою FossMail відправляти документи в віддалені підрозділи, що не мають можливості працювати з основним сервером в режимі On-Line. Для банків підтримує обробку пошти НБУ. Модуль автоматично розпізнає електронні листи НБУ і конвертує їх у документи «Вхідний лист». Дані документи направляються до канцелярії на реєстрацію для подальшої роботи.
Інтернет – пошта. Модуль дозволяє користувачам використовувати зовнішні поштові сервери для відправки та отримання пошти. Пошта перевіряється і виходить сервером FossDoc автоматично. Зберігається пошта в базі даних СЕД. Користувач зможе побачити свою пошту в «Особистих папках». Також модуль дозволить створювати і обслуговувати «внутрішні» (локальні) поштові скриньки користувачів.
Розширення можливостей адміністратора Історія. Протоколює зміни, що вироблялися користувачами над
документами обраного типу. Записуються автор змін, поля документа, які були змінені, значення даних полів до і після змін.
Статистика. Веде статистику роботи з документом. Записує години першого і останнього звернень користувачів до документа, розраховує загальний час роботи кожного користувача з документом і кількість інформації, зміненої в документі кожним користувачем.
Доменна авторизація. Дозволяє авторизуватися в системі, використовуючи механізм авторизації домену Windows, і спрощує розгортання системи на клієнтських місцях.
Аудит. Протоколює всі дії над всіма об'єктами системи. На відміну від модуля «Історія», який відстежує зміни в документах
133