ПосібникДІСНаливайко

системи, реалізації відносин власності, а також розвитку людини та узгодження найважливіших типів інтересів.

Економічна інформація (economic information) − інформація про суспільні процеси виробництва, розподілу, обміну та використання матеріальних благ, корисні дані сфери економіки, що відображають через систему натуральних, трудових і вартісних показників планову й фактичну виробничо-господарську діяльність та причинний взаємозв`язок між керуючим і керованим об`єктами.

Структура економічної інформації має ієрархічну організацію,

що пов'язано, перш за все, з ієрархічною структурою організацією середовища відображення − об'єктів управління.

Документаційне забезпечення управління (діловодство) - галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами.

Документообіг − рух документів в організації, починаючи з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення. Це рух документа від суб'єкта до об'єкта управління і навпаки, рух документа всередині об'єкта управління з метою його виконання або встановлення взаємозв'язку.

Питання для контролю знань:

1.Основне поняття системи.

2.Поняття «інформаційна система».

3.Поняття елемента системи.

4.Способи зв‘язку в системах.

5.Місце і значення управління в системах.

6.Поняття ієрархії в системах.

7.Поняття організації системи.

8.Поняття менеджменту в інформаційних системах.

9.Складові структури інформаційної системи.

10.Інформаційно-економічна система.

Література: 1, 2, 3,4, 5, 7, 9, 10, 11, 14, 15.

Тема 3. Автоматизовані документальні інформаційні системи Ключові поняття: база даних, банк даних, реєстр, менеджмент,

інформаційна система, технологія, комп'ютерна технологія, обробка інформації.

12

ПосібникДІСНаливайко

Вивчення теоретичного матеріалу пропонується за таким планом:

1.Автоматизовані інформаційні системи (АІС).

1.1.Класифікація інформаційних систем (ІС).

1.2.Структура АІС.

1.3.Основні принципи створення АІС.

2.Класифікація документальних інформаційних систем (ДІС).

2.1.Класифікація автоматизованих документальних інформаційних систем (АДІС).

2.2.Класифікація інформаційно-пошукових систем (ІПС).

2.3.Методи і засоби організації пошуку в ІПС.

2.4.Структура ІПС.

2.5.Перелік основних автоматизованих інформацінопошукових систем (АІПС) державних установ України.

3.Документально-інформаційне забезпечення АДІС.

Вивчення теми необхідно розпочати з вивчення основних понять: Класифікація ІС

Класифікація ІС проводиться залежно від багатьох чинників, пов‘язаних з їх призначенням та процесами їх впровадження і використання. ІС можуть значно різнитися за типами об'єктів управління, характером та обсягом розв'язуваних задач та іншими ознаками

Основними критеріями класифікації інформаційних систем з позиції дисципліни доцільно розглянути такі ознаки:

1)рівень автоматизації (рис. 3);

2)ступінь централізації обробки інформації (рис. 4);

3)рівень діяльності (рис. 5);

4)предметна галузь;

5)сфера діяльності.

ІС за рівнем автоматизації:

Рис. 3. Класифікація ІС за рівнем автоматизації

13

ПосібникДІСНаливайко

ІС за ступенем централізації обробки інформації:

Рис. 4. Класифікація ІС за ступенем централізації обробки інформації

ІС за рівнем діяльності:

Рис. 5. Класифікація ІС за рівнем діяльності

Класифікація інформаційних систем за предметною галуззю Економічні ІС − призначені для виконання функцій управління

на підприємстві.

Медичні ІС − призначені для використання в лікувальному або лікувально-профілактичному закладі.

Географічні ІС − інформаційні системи, які забезпечують збір, збереження, обробку, доступ, відображення і розповсюдження географічних даних.

Документальні ІС − призначені для використання в системі цілісних утворень із певними специфічними рисами документів: управлінських, адміністративних та ін.

Документаційні ІС − спеціалізовані (галузеві) документаційні системи (банківська, бухгалтерська, технічна, юридична тощо).

Класифікація ІС за сферами діяльності

За цією ознакою найбільш відомими є ІС, якими забезпечуються процеси автоматизації певної діяльності з:

-управління;

-наукових досліджень;

-організаційного керування;

-керування технологічними процесами;

14

ПосібникДІСНаливайко

-автоматизованого проектування;

-інформаційно-пошукової діяльності;

-інші.

Структура АІС

Усі АІС містять: функціональні компоненти, компоненти системи оброблення даних та організаційні компоненти.

Будь-яка АІС має відповідну структуру, тобто містить такі підсистеми:

-організаційного забезпечення;

-правового забезпечення;

-математичного забезпечення;

-програмного забезпечення;

-інформаційного забезпечення;

-лінгвістичного забезпечення;

-технологічного забезпечення.

Основні принципи створення АІС

Науково-методичні положення та рекомендації з проектування автоматизованих систем управління (АСУ) вперше були сформульовані В.Глушковим і були прийняті як принципи побудови АСУ та закріплені державним стандартом.

До них належать принципи: системності, розвитку, сумісності, стандартизації та уніфікації, ефективності.

Класифікація документальних інформаційних систем (ДІС)

Класифікація ДІС може проводитися за різними ознаками залежно від інтересів і потреб користувача. З позицій документознавства основною є їх класифікація за призначенням

(рис. 6).

ДІС за призначенням:

Рис.6. Види ДІС за їх призначенням

15

ПосібникДІСНаливайко

Документально-інформаційне забезпечення АДІС

Ефективність будь-якої АІС обробки даних багато в чому залежить від її інформаційного забезпечення.

Інформаційне забезпечення АІС містить два комплекси:

-компоненти позамашинного інформаційного забезпечення

(класифікатори техніко-економічної інформації, документи тощо);

-компоненти машинного інформаційного забезпечення (макети,

екранні форми для вводу первинних даних в ЕОМ та для виводу результатної інформації, структуру інформацій бази тощо).

Позамашинна інформаційна база − це частина IБ системи, яка являє собою сукупність документів, призначених для безпосереднього сприйняття людиною без застосування засобів обчислювальної техніки.

Банк даних − функціонально-організаційна складова в автоматизованих системах керування та інформаційнообчислювальних системах, яка здійснює централізоване інформаційне забезпечення колективу користувачів або сукупності задач, які розв'язуються в системі.

Банк даних розглядають як інформаційно-довідкову систему, основним призначенням якої є:

-накопичення та підтримка в робочому стані сукупності відомостей, які складають інформаційну базу всієї автоматизованої системи або деякого набору задач, які в ній розв'язуються; видача потрібних задачі або користувачу даних;

-забезпечення колективного доступу до інформації, яка в ній зберігається;

забезпечення необхідного керування використанням відомостей, які містяться в інформаційній базі.

Питання для контролю знань:

1.Поняття автоматизованої системи.

2.Поняття автоматизованої інформаційної системи.

3.Поняття банку даних у документальних системах.

4.Поняття дескрипторної мови.

5.Поняття інформаційно-пошукової мови в документальних системах.

6.Поняття штучної мови в документальних системах.

7.Поняття тезаурусу в документальних системах.

16

ПосібникДІСНаливайко

8.Характеристика інформаційних систем за ознакою класифікації «рівень автоматизації».

9.Характеристика інформаційних систем за ознакою класифікації «ступінь централізації обробки інформації».

10.Характеристика інформаційних систем за ознакою класифікації «рівень діяльності».

11.Характеристика інформаційних систем за ознакою класифікації «предметна галузь».

12.Основні підсистеми АІС.

13.Організаційне забезпечення АІС.

14.Технологічне забезпечення АІС.

15.Основні принципи створення АІС.

16.Основні ознаки класифікації АДІС.

17.Документальне забезпечення АДІС.

Література: 1, 2, 3,4, 5, 7, 9, 10, 11, 14, 15, 23, 24.

Тема 4. Державна система документаційного забезпечення управління

Ключові поняття: технологія, система документації, уніфікована система документації, система документування, інформаційнодокументаційне забезпечення управління, організаційна техніка, єдина державна система діловодства, апарат управління, технологія, автоматизоване робоче місце, номенклатура справ, експертиза цінності документів.

Вивчення теоретичного матеріалу пропонується за таким планом:

1.Документальні системи – класифікація та характеристики.

1.1.Уніфіковані системи документації.

1.2.Системи документування.

1.3.Єдина державна система діловодства (ЄДСД).

2.Суб‘єкти документаційного інформаційного обслуговування об‘єктів управління.

2.1.Інформаційно-документаційне обслуговування апарату управління.

2.2.Технологічні процедури процесу документального обслуговування управління.

17

ПосібникДІСНаливайко

2.3.Нормативно-методичні документи процесу документального обслуговування управління.

3.Автоматизована система документаційного забезпечення.

3.1.Організаційно-обчислювальна техніка в автоматизованих системах.

3.2.Автоматизовані системи управління в діловодстві.

3.3.Автоматизоване робоче місце працівника документаційної служби.

Уніфіковані системи документації Система документації − це сукупність взаємопов'язаних

документів, що застосовуються у певній сфері діяльності (ГОСТ 6.10.1-88 «Уніфіковані системи документації. Основні положення»).

В управлінській діяльності на перший план виступає управлінська функція документа. Документ якнайтісніше пов'язаний з усіма формами управлінської діяльності і є засобом реалізації покладених на апарат управління функцій, наприклад, планування, обліку, фінансування, контролю та ін. Один окремий документ - це одиничний акт документування.

Діяльність суб'єкта відображається сукупністю взаємопов'язаних та взаємодіючих документів, які становлять системи документації. Розглядаючи документи як форму відображення діяльності об'єктів та їх суб'єктів, можна виявити значну кількість систем документації, взаємопов'язаних та підпорядкованих.

Найбільш загальною і цілісною системою, що займає вишу сходинку на ієрархічних сходах документоутворення, можна розглядати

загальнодержавну систему документації, яка включає всі види систем документації, що виникають та взаємодіють в державі.

Вона розподіляється на ряд підсистем, які можна класифікувати за різними ознаками (територіальними, функціональними, за рівнем управління тощо).

У літературі і практичній діяльності, насамперед, виділяють функціональні (мають міжгалузеве значення) та галузеві системи документації.

Функціональні системи документації − у тому або іншому обсязі властиві для всіх органів управління (планова, звітно-

18

ПосібникДІСНаливайко

статистична, матеріально-технічного постачання, фінансування та ін.).

Галузеві системи документації − це системи, які функціонують і, відповідно, відображають діяльність органів галузевого призначення (об'єкти та їх суб'єкти, відділи, управління, виконкоми місцевих рад).

Функціональні і галузеві системи документації, в свою чергу, можна поділити на підсистеми за напрямами діяльності.

Створення уніфікованих систем документації − один найважливіших напрямів розробки АСУ.

ПосібникДІСНаливайко

швидко отримати будь-яку частину цієї інформації і в будь-яких комбінаціях, більш виправданим стало поняття інформаційно-

документаційного забезпечення управління. Інформаційно-документаційне забезпечення управління

можливо розглядати як технологічний процес в системі документування, який включає всю сукупність технологічних процедур, пов‘язаних з документуванням управлінської діяльності:

-одержання;

-опрацювання;

-зберігання;

-передачі та обміну;

-видачі та використання таін.

Єдина державна система діловодства (ЄДСД)

В ЄДСД можна виділити чотири основні напрями удосконалення документаційного забезпечення управлінської діяльності апарату:

ПосібникДІСНаливайко

управління.

Здійснення інформаційно-документаційного обслуговування потребує спеціальних - професійних знань. Від рівня та якості організації цієї роботи залежить оперативність, чіткість управління об‘єктом та його діяльності в цілому.

Інформаційно-документаційне обслуговування здійснюють спеціальні структурні підрозділи:

-управління справами;

-загальний відділ;

-канцелярія;

-секретаріат (або секретар-помічник) та ін.

Технологічні процедури процесу документального обслуговування управління

виконуються з ними, тобто володіти сучасними технологіями у сфері інформаційно-документаційного забезпечення управління.

Технологія інформаційно-документаційного забезпечення складається з однакових операцій, які можуть виконуватися

традиційними методами (вручну) чи за допомогою засобів механізації та автоматизації.

Послідовність технологічних операцій з документами доцільно розглядати як технологічний процес, у якому виокремлюють:

-процедури, які виконують над документами;

-знаряддя (засоби), якими виконують окремі процедури.

Усю сукупність технологічних процедур прийнято поділяти на окремі певні етапи.

Збирання − незалежно від способу передачі: кур‘єром, поштою, телеграфом, факсом, каналами комп‘ютерних мереж.

Реєстрація − формування банку даних про документи, які циркулюють на об'єкті (облік отриманих документів та їх опис для організації контролю за їх виконанням й інформаційно-довідкової роботи з документами).

21

ПосібникДІСНаливайко

Контроль за виконанням − етап, пов'язаний з проблемою прямоточності руху документа. Рух документа до виконавця відбиває систему організації управління. При чіткому розподілі обов'язків та делегуванні повноважень документ відразу потрапляє на виконання. При зацентралізованій системі управління, коли керівник бере на себе вирішення всіх, навіть дрібних питань, кожний документ надходить до нього на резолюцію і після цього надходить на виконання. Підготовлений документ буде йти, таким чином, знизу − вгору − від виконавця, з численними погодженнями, до керівника на підпис. Рух документа наочно відбиває оперограма і дозволяє побачити всі повторні та зайві операції.

Поточне збереження документів. Будь-який документ після того, як в процесі управління використана зафіксована в ньому інформація, виконує функцію збереження та накопичення інформації з тим, щоб до цієї інформації знову можна було повернутися, коли в цьому виникне потреба. Для цього документи повинні бути розміщені так, щоб потрібний документ можна було знайти за лічені хвилини.

Оскільки документів, які відкладаються в процесі роботи, багато, їх організація в поточному збереженні потребує попередньої класифікації, тобто розподілення на групи (справи) для оперативного їх пошуку. Для

заголовків справ, які ведуться в суб'єктах.

Номенклатура справ − найважливіший документ в документальних системах. Добре складена номенклатура справ дозволяє мати чітко налагоджене поточне збереження документів. Однак складання номенклатури потребує спеціальних знань. Багаторічний досвід роботи зі складання номенклатур дозволяє стверджувати, що скласти номенклатуру може лише спеціаліст в галузі діловодства або архівіст. Якщо суб'єкт не може сам кваліфіковано скласти номенклатуру, потрібно звернутися в

22

ПосібникДІСНаливайко

архівну службу. Обкладинки справ заводяться відповідно до номенклатури. Оформлення обкладинок та розподіл документів усередині справ також повинні проводитись з урахуванням спеціальних правил.

документів вони можуть мати різні терміни зберігання: короткострокові (до 10 років), довгострокового зберігання (в основному, це документи щодо особового складу, які зберігаються 25-75 років) та постійні.

Терміни зберігання документів можна визначити в спеціальних довідниках, які називаються «Переліки документів за термінами зберігання». Вони бувають типові та відомчі.

Типовий перелік існує для управлінських документів, науковотехнічної документації, кіно - і фотодокументів.

Відомчі переліки існують майже для усіх сфер діяльності (культури, охорони здоров'я, кінематографії, сільського господарства та ін.). Відомчий перелік більш детально охоплює документи, які створюються в процесі діяльності визначеної сфери. Терміни зберігання документів визначаються при формуванні справ, оскільки в одну справу не дозволяється формувати документи постійного та тимчасового термінів зберігання. В іншому випадку документи доведеться перегрупувати. Порядок проведення експертизи та оформлення її результатів добре викладені в нормативно-методичних документах.

Підготовка справ для довгострокового зберігання або для здачі їх в архів − завершальний етап роботи з документами.

В оперативній роботі, як правило, справи використовуються два роки: поточний рік та минулий. Справи за попередні роки треба опрацювати і передати до архіву (якщо він є) чи перекласти для зберігання в іншу шафу. Опрацювання справ проводиться відповідно до встановлених правил. Якщо цю роботу проводити регулярно, кожного року, тоді справи будуть у повному порядку і пошук потрібних справ і документів не буде становити труднощів.

23

ПосібникДІСНаливайко

Нормативно-методичні документи процесу документального обслуговування управління

Порядок складання і оформлення документів та організація всіх етапів роботи з ними досить детально описані в нормативнометодичних документах. Пакет цих документів повинен бути у кожного суб'єкта чи об'єкта, а якщо вони великі − в кожному структурному підрозділі.

Архівісти, які ведуть контроль за діяльністю об'єктів чи суб'єктів, повинні, перш за все, надати консультації, визначити, які повинні бути у суб'єкта чи об'єкта нормативно-методичні документи, за допомогою яких можна знайти відповідь на багато питань щодо складання, опрацювання, організації документів.

Пакет нормативнометодичних документів (НМД) складається із двох частин (рис. 7). Загальнодержавні

Рис. 7. Складові пакету НМД

Загальнодержавні нормативно-методичні документи, набір яких у повному обсязі повинен продаватися в архівних установах не тільки в центрі, але й на місцях.

До цих документів належать:

1.Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення.

2.Типова інструкція зі справознавства в об'єктах та суб'єктах.

3.Уніфіковані системи документації. Система організаційнорозпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.

4.Основні правила роботи відомчих архівів.

5.Перелік типових документів, які створюються в процесі діяльності держкомітетів, об'єктів, суб'єктів з визначенням термінів

їх зберігання.

Суб'єктам, які мають справу з будь-якими зверненнями

громадян, корисно мати «Типове положення про ведення

24

ПосібникДІСНаливайко

діловодства з питань звернень, заяв та скарг громадян в державні органи управління і на підприємства», в якому визначений порядок та методика роботи з цією категорією документів.

Друга частина пакета формується із організаційних та нормативно-методичних документів об’єкта управління. До нього належать:

1.Статут або положення про об'єкт чи суб'єкт.

2.Положення про структурний підрозділ (якщо суб'єкт має розгалужену структуру).

3.Посадові інструкції працівників структурних підрозділів.

4.Інструкція з ведення справ даного суб'єкта.

5.Номенклатура справ.

6.Табель форм документів структурних підрозділів або суб'єкта

вцілому.

Стосовно останніх трьох документів інструкція з діловодства повинна бути конкретизована для даного суб'єкта його прикладами, номенклатурою справ та табелем форм документів зі зразками документів, що можуть бути розроблені на госпрозрахунковій основі або складатися працівниками місцевої архівної служби.

Автоматизована система документаційного забезпечення

Як свідчить досвід, інформаційно-документаційне забезпечення управління, побудоване на основі традиційних методів складання, опрацювання, зберігання та пошуку великих обсягів документації, характеризується підвищеною трудомісткістю. Тому робота з документами забирає значну частину робочого часу керівників та спеціалістів, яким необхідні, як правило, не самі документи, а конкретні відомості та факти, що містяться в них.

Сучасні перспективні напрями удосконалення документаційного забезпечення управління, діловодства невіддільні від процесу масового впровадження досягнень НТП в сфері управління. Ці досягнення, пов'язані з утворенням якісно нових видів електронної обчислювальної (організаційної) техніки (EOT), засобів зв'язку дають можливість перейти до принципово нової і значно ефективнішої інформаційної технології в органах управління, заснованої на органічному включенні комплексу технічних засобів в управлінський процес.

Обчислювальна техніка (ОТ), що обслуговує різні системи

25

ПосібникДІСНаливайко

автоматизованого опрацювання інформації, дозволяє максимально вивільняти керівників та спеціалістів від нетворчої роботи і, що найголовніше, дає їм можливість користуватися оперативнішим і зручнішим для сприйняття комплексом інформації, якого в умовах ручних методів опрацювання документів отримати неможливо. Заснована на ОТ інформаційна технологія звільняє інтелект людини від рутинних операцій, зменшує кількість хибних управлінських рішень і стимулює творчу діяльність людини.

Комп'ютеризація процесу управління повною мірою повинна враховувати специфіку управлінської організаційної діяльності, провідну роль людського фактора у виконанні функцій управління, прийнятті єдино вірного рішення.

ОТ відіграє в цій діяльності лише допоміжну роль, так як виконує за людину набір технічних операцій щодо своєчасної видачі необхідної корисної і повної інформації. Кінцеве рішення завжди залишається за людиною.

Управлінська інформація надходить в автоматизовану систему з юридично оформленого (офіційного) документа і, як правило, на проміжній або завершальній стадії вирішення функціонального завдання вихідна інформація також фіксується у вигляді документа на паперовому носії-машинограмі або машинному носії у вигляді документа, що читається машиною. Машинограма та документ, що читається машиною, потребують юридичного оформлення. Зображення інформації на екрані дисплея (відеограма, відеоформа, відеокадр) формується з урахуванням правил побудови форми відповідного документа. У зв'язку з цим ефективність впровадження обчислювальної техніки в апараті управління залежить від ступеня вдосконалення зовнішнього інформаційнодокументаційного забезпечення автоматизованої системи: повноти уніфікації складу, змісту і форми документів, упорядкованості маршрутів руху документів, вибіркового розподілення інформації за її користувачами.

Комп'ютеризація процесу управління забезпечує безпаперовий документообіг та значне скорочення в оперативній управлінській роботі кількості традиційних документів: довідкових, поточних, звітних, інформаційних та ін. Одночасно в мінімальному обсязі повинні зберігатися найважливіші управлінські документи на паперовій основі (накази, плани, звіти тощо), що мають юридичне

26

ПосібникДІСНаливайко

та історичне значення і потребують постійного зберігання в державних архівах.

Машинне опрацювання документів ставить свої вимоги відносно документів щодо їх формату, порядку оформлення, викладу тексту тощо.

Автоматизовані системи управління в діловодстві

Широке застосування обчислювальної техніки для автоматизації операцій у діловодстві започаткували організаційні автоматизовані системи управління, які розроблялись та впроваджувались в суб'єктах до середини 1960-х рр. До їх функціональних (планових, бухгалтерських, постачальницьких та ін.) підсистем входили локальні інформаційні підсистеми: «Автоматизований контроль виконання документів», «Кадри», «Облік та контроль за виконанням звернень громадян», «Автоматизована реєстрація кореспонденції».

Проте ці підсистеми автоматизували лише окремі операції у діловодстві, працювали паралельно існуючій ручній системі опрацювання документів, тим самим ускладнюючи її та збільшуючи традиційний документообіг.

Поява на початку 1980-х рр. сучасних типів великих та малих елетронних обчислювальних машин (ЕОМ), які комплектуються периферійними пристроями (відеотерміналами, дисплеями) та призначені для організації системних машин баз даних, відкрила широкі можливості для створення принципово нових автоматизованих систем опрацювання управлінської інформації:- інтегрованих діалогових автоматизованих систем документаційного забезпечення управління (АСДЗУ).

Найважливіша відмінність АСДЗУ від інших типів автоматизованих систем (підсистем) орієнтації у діловодстві полягає в тому, що ця система започаткувала інтенсивний перехід від локальної автоматизації окремих діловодних операцій до автоматизації всього комплексу операцій з опрацювання управлінських документів: реєстрації (обліку) документів, довідкової, контрольної та пошукової роботи, збереження відповідної інформації в процесі створення документів та ін. На цій основі стає реальним практичне створення концепцій автоматизованого інформаційного забезпечення, і в результаті цього якісно змінюється технологія роботи працівників апарату управління.

АСДЗУ призначена не стільки для періодичного

27

ПосібникДІСНаливайко

автоматизованого створення інформаційно-складних документів (наприклад, підсумкових зведень за результатами виконання документів за певний термін та ін.), скільки для постійної роботи (взаємодії) керівників і спеціалістів з інформацією, що зберігається у пам'яті ЕОМ.

При такому спілкуванні користувач системи може самостійно вести пошук інформації про документи та самих документів, поновити у пам'яті зміст документа або його фрагмент, вносити зміни і доповнення у потоці інформації, яка зберігається, згруповувати та аналізувати різні дані, автоматично виготовляти документи на паперовому або магнітному носії.

Робота системи ведеться у режимі людино-машинного (запитання-відповідь) спілкування, що дозволяє децентралізовано за допомогою дисплея виконувати цільове опрацювання даних та їх відновлення безпосередньо на робочому місці користувача в будьзручний для нього час. До того ж введення вихідної масової інформації може йти централізовано з первинних документів у автоматизованому пункті опрацювання інформації документаційної служби суб'єкта. Вся інформація, що вводиться, відразу ж стає доступною користувачам системи. В результаті відпадає необхідність у створенні значної кількості спеціалізованих вхідних, проміжних та вихідних документів на паперовій основі, що значно скорочує та спрощує документообіг. Працювати над системою може користувач, не обов'язково професіонал, тобто працівник апарату управління, ознайомлений з прийомами роботи за комп'ютером.

Уданий час діалогові автоматизовані системи документаційного забезпечення створюються експериментально у багатьох установах країни (наприклад, автоматизована система опрацювання організаційно-розпорядчих документів та ін.).

Структурно АСДЗУ в загальному вигляді складається з кількох самостійних технологічних блоків:

- опрацювання, який входить в систему інформації та управління інформаційними ресурсами;

- автоматизованої підготовки документів; - правового та інформаційного забезпечення управлінських

рішень.

Урамках першого блоку виділяються такі контури (підсистеми),

28

ПосібникДІСНаливайко

об'єднані спільною інформаційною базою, програмними та технічними засобами: реєстрації (вводу) інформації про одержані, відправлені документи внутрішнього обігу; контроль за виконанням документів та доручень; довідково-інформаційного обслуговування та оперативного пошуку документів; інформаційного забезпечення діяльності колегіального органу, засідань та нарад; ведення машинного архіву документів,

наприклад Outlook Express.

Уряді підсистем передбачається сервісне обслуговування керівника суб'єкта, наприклад, вирішуються питання «робота з машинною папкою документів» і «робота з машинним календарем».

Удеяких АСДЗУ до блоку опрацювання належать також контури (підсистеми): обліку, контролю та пошуку листів громадян; формування тематичних груп документів для складання номенклатури справ, підготовки та здачі справ в архів; автоматизованого ведення машинного носія документів на мікрофотоносіях тощо.

Блок автоматизованої підготовки документів призначений для формування машинного носія (банку даних) типових текстів документів, текстових зразків, списків адресатів, прізвищ керівників, які підписують різні види документів, тощо. Завданням блоку є відбір за допомогою дисплея необхідних елементів конкретного документа, їх доповнення, зміни, формування тексту, його редагування і автоматичне виготовлення документа відповідно до форми державного стандарту. Передбачається також складання індивідуальних текстів, які не існуюють у типовому наборі, стенографування засідань, автоматичне розшифровування і виготовлення стенограм.

Комплекс завдань блоку вирішується загалом автономно на робочих місцях працівників суб'єкта за допомогою електронного опрацювання текстової інформації або мікро-ЕОМ. Однак вирішення цих завдань може бути передане єдиному для АСДЗУ процесу за умови, що зберігається діалогове спілкування користувача з ЕОМ і специфічність машинного носія на кожному робочому місці, враховуються функціональні особливості змісту документів, що створюються кожним працівником.

Блок правової та інформаційної підтримки (обґрунтування)

29

ПосібникДІСНаливайко

рішень, що приймаються в управлінні, розробляється в окремих АСДЗУ.

Блок, що є за своїм призначенням «базою знань» (поточних, перспективних та ретроспективних), має різні назви («архів керівника», «інформаційний довідник керівника» та ін.) і створюється для оперативного програмно-цільового інформаційного обслуговування конкретної категорії посадових суб'єктів. До блоку належать завдання щодо формування, пошуку та ведення актуальної загальної та спеціальної правової, нормативної, економічної, соціальної, науково-технічної та іншої інформації, а також зберігання найважливіших організаційних, розпорядчих, інструктивних і методичних документів, статистичної звітності, корисних архівних документів та ін.

Конкретні варіанти, що розробляються АСДЗУ, відрізняються один від одного структурою блоків та видами документів, що опрацьовуються в системі управління, зміст яких на практиці обмежується часто організаційно-розпорядчими документами, що направляються на розгляд керівнику суб'єкта. Інші управлінські документи (за винятком документів, що належать до інформаційного забезпечення) опрацьовуються механічними методами у рамках традиційної системи документаційного забезпечення управління.

Автоматизоване робоче місце працівника документаційної служби

Найбільш поширеним типом технічного забезпечення АСДЗУ для більшості об'єктів як великих, так і невеликих − для структурних підрозділів управління, тобто масових користувачів у даний час стали персональні комп'ютери (мікро ЕОМ). Вони дозволяють вести індивідуальне (децентралізоване) опрацювання інформації у пунктах її виникнення.

Персональний комп'ютер (ПК) з дисплеєм, пультом управління і засобами зв'язку, доповнений принтером і зовнішньою пам'яттю становить повний комплект технічних засобів автоматизованого робочого місця (АРМ) працівника документаційної служби.

Автоматизоване робоче місце працівника документаційної служби призначене для вирішення єдиного комплексу чи окремих завдань, що входять до структурних блоків підсистеми АСДЗУ, та

30

ПосібникДІСНаливайко

інформаційного насичення (формування та поновлення) банку даних автоматизованих робочих місць (індивідуальних та колективних) керівників та спеціалістів суб'єкта. Одночасно інформація до банку даних АРМ керівників та спеціалістів може надходити від автоматизованих систем (одиничних АРМ або мереж АРМ) функціональних підрозділів (маркетингових, кадрових та ін.).

Складові автоматизованих робочих місць документаційної служби залежить від обсягу інформації, що підлягає введенню в

систему, і, відповідно, від складу документів, які проходять через документаційну службу, та обсягу документообігу суб'єкта. Складові АРМ залежать також від технічних можливостей експлуатаційних ЕОМ та удосконалення програмних засобів, які застосовуються. Рекомендації щодо складових АРМ обов'язково повинні бути результатом досліджень з упорядкування та скорочення документообігу, системної уніфікації документів, їх інформаційного змісту та форми.

Для опрацювання документації, для якої властиві надмірна кількість, дублювання, низький ступінь інформаційних показників та необґрунтована різноманітність їх форм, використання автоматизованих робочих місць вважається недоцільним і нераціональним. Однак на практиці це відбувається досить часто, що є причиною серйозного незадоволення працівників управління функціональними можливостями ЕОМ.

Необхідно пам'ятати, що ефективність обчислювальної техніки виникає не сама по собі, а завдяки удосконаленню технологічності тієї інформаційної системи, яку ця техніка обслуговує. Тому питання розробки та постійного оновлення АСДЗУ повинні бути пріоритетними, якщо управління має за мету одержання високих результатів діяльності свого суб'єкта.

У суб'єктах чи структурних підрозділах з невеликим документообігом завдання АСДЗУ можуть вирішуватися автоматизованим робочим місцем секретаря (інспектораоператора). Машинне виготовлення документів та ведення банку даних також здійснюється за допомогою АРМ. Подібне автоматизоване робоче місце може бути колективним, тобто використовуватися кількома співробітниками (секретарем, секретарем-стенографістом, оператором ПК, помічником

31

ПосібникДІСНаливайко

керівника, працівником діючого підрозділу), кожний з яких виконує певне завдання. Важливо, щоб АРМ мало технологічний зв'язок з автоматизованими робочими місцями (або периферійними дисплеями) керівника, його заступників та основних спеціалістів.

У документаційній службі суб'єкта, яка має великий документообіг (в апараті управління великих промислових підприємств, фірм та об'єднань, міністерств та ін.), доцільно мати кілька робочих місць, розподілених за блоками та підсистемами АСДЗУ.

Наприклад:

АРМ начальника канцелярії;

АРМ диспетчера (адміністратора банку даних) АСДЗУ; АРМ секретаря (помічника) керівника (вирішення питань

підготовки інформації для керівника, редагування та розробка найважливіших документів, актуальність інформаційних сервісних завдань для керівника та ін.);

АРМ інспектора-оператора з введення інформації в АСДЗУ

(довідково-інформаційної системи документів, для запитального та беззапитального обслуговування користувачів);

АРМ інспектора-оператора з контролю за виконанням документів;

АРМ інспектора-оператора з ведення довідково-інформаційної системи та контролю за виконанням листів громадян;

АРМ інспектора-оператора з підготовки та редагування документів;

АРМ інспектора-оператора (секретаря) колегіального органу

(введення в систему рішень та ухвал, контроль за виконанням, підготовка засідань, визначення складу учасників засідань та запрошених, автоматизоване виготовлення протоколу, витягів з протоколу та ін.);

АРМ інспектора-оператора з ведення банку даних; АРМ інспектора-оператора відомчого архіву з ведення

довідково-інформаційної системи архіву та банку архівних документів.

Указані автоматизовані робочі місця об'єднуються каналами зв'язку в проблемно-орієнтаційний комплекс (розподілену локальну обчислювальну мережу) та створюють «електронну канцелярію» (ЕК).

32

ПосібникДІСНаливайко

Проблемно-орієнтаційний комплекс «Електронна канцелярія»

На першому етапі експлуатації Електронна канцелярія автоматизує інформаційне забезпечення керівника суб'єкта. На наступних етапах розвиток системи передбачає підключення до неї автоматизованих робочих місць заступника керівника, керівників і спеціалістів структурних підрозділів та всіх співробітників документаційної служби.

Важливим завданням Електронної канцелярії стає вибірковий розподіл інформації за вказаними АРМ та застосування

безпаперового документообігу (електронної пошти об’єкта) −

шляхом передачі інформації каналами зв'язку між банками даних та колективного використання інформаційних ресурсів.

При різних обсягах опрацьованої інформації структура АРМ в складі Електронної канцелярії може змінюватися: вона або поділяється на більш дрібні операційні комплекси, або об'єднується для виконання більш об'ємних АСДЗУ. Застосування АРМ в документаційному забезпеченні управління дає можливість гнучко та послідовно змінювати технологію опрацювання інформації відповідно до загальної тенденції до скорочення кількості використаних документів та безпаперового вирішення багатьох питань управління.

На багатогалузевих об'єктах автоматизовані системи документаційного забезпечення управління, охоплюючи всі структурні підрозділи, можуть базуватися на поєднанні різних технічних засобів, які виконують централізоване та децентралізоване опрацювання інформації. Наприклад, на рівні управління об'єкта АСДЗУ базується на єдиному комп'ютері (обчислювальній системі) та мережі автоматизованих пунктів опрацювання інформації, в структурних підрозділах − на основі проблемно-орієнтаційних комплексів АРМ, з'єднаних з центральним комп'ютером. При цьому найважливішою умовою ефективності такої системи є її технологічна та інформаційна єдність на всіх рівнях управління та регламентація процесу функціонування і розвитку. Технологічна єдність необхідна також для раціонального поєднання АСДЗУ з традиційною системою документаційного забезпечення, яка ще займає на даний час в роботі суб'єктів значне місце.

33

ПосібникДІСНаливайко

Аналогічно до структури Електронної канцелярії будуються інші локальні обчислювальні мережі інформаційного профілю:

-«електронний відділ кадрів» (служба роботи з персоналом);

-«електронна бухгалтерія» та ін.

Наприклад, проблемно-орієнтаційний комплекс «електронний відділ кадрів», як правило, включає такі АРМ: АРМ начальника відділу кадрів; АРМ інспектора-оператора із введення вихідних даних та ведення довідково-інформаційної системи; АРМ інспектора-оператора із ведення банку даних.

Питання для контролю знань:

1.Система документації.

2.Загальнодержавна система документації.

3.Функціональна система документації.

4.Галузева система документації.

5.Система документування.

6.Інформаційно-окументаційне забезпечення управління.

7.Автоматизоване робоче місце працівника документаційної служби.

8.Апарат управління.

9.Документообіг.

10.Експертиза документів.

11. Єдина державна система діловодства.

12. Номенклатура справ.

13. Система документування.

14. Технологія.

15.Технологічні процедури процесу документального обслуговування управління.

16.Нормативно-методичні документи процесу документального обслуговування управління.

17.Загальнодержавні нормативно-методичні документи.

18.Автоматизовані системи управління в діловодстві.

Література: 1, 2, 3,4, 5, 7, 9, 10, 11, 14, 15, 16, 17, 23, 24.

Тема 5. Основоположні засади створення і організації автоматизованих систем документаційного забезпечення управління

34

ПосібникДІСНаливайко

Ключові поняття: автоматизована система, автоматизована інформаційна система, автоматизована документальна інформаційна система, інформаційне забезпечення АІС, документаціне забезпечення управління, база даних, банк даних, автоматизований банк даних, технологічний процес, технологічна операція.

Вивчення теоретичного матеріалу пропонується за таким планом:

1.Автоматизовані інформаційні системи в документальних системах.

1.1.Загальне поняття АІС та АДІС.

1.2.Класифікація АІС.

1.3.Структура і склад АДІС.

1.4.Інформаційне забезпечення АІС.

2.Бази і банки даних АІС.

2.1.Передумови створення та основні переваги БД.

2.2.Поняття баз і банків даних.

2.3.Автоматизовані бази даних (АБД).

2.4.Автоматизовані банки даних (АБНД).

2.5.Склад АБД.

3.Особливості інформаційних технологій в АДІС.

3.1.Основи створення комп‘ютерних технологій.

3.2.Характеристика та класифікація технологічних операцій

АІС.

3.3.Технологічні процеси автоматизованої обробки інформації.

3.4.Особливості складу технологічних операцій в АІС та в АДІС.

4.Організаційно-методичні основи створення та функціонування АІС.

4.1.Стадії та етапи розробки АІС.

4.2. Організація робіт, спрямованих на створення та впровадження АІС.

Загальне поняття АІС та АДІС

На сучасному етапі побудови інформаційного суспільства серед тенденцій розвитку практично кожної галузі виокремлюються ті, які пов'язані із активним використанням електронного середовища

35

ПосібникДІСНаливайко

та формуванням систем електронних інформаційних ресурсів. Характерною ознакою сьогодення є збільшення виробництва інформації в електронному вигляді. Цьому сприяє розвиток інформаційних технологій, що базуються на засобах комп'ютерної техніки та телекомунікаційного зв'язку.

Сьогодні, у вік інформації, практично кожна інформаційна система використовує комп‘ютерні технології, і тому надалі під

інформаційними системами будемо розуміти саме

автоматизовані.

Основними факторами, які впливають на впровадження інформаційних систем, є потреби організацій та користувачів у великій кількості інформаційних потоків для здійснення своєї діяльності та наявність парку відповідних засобів для їх формування і опрацювання.

Найсуттєвіше на розвиток інформаційних систем вплинули досягнення в галузі комп‘ютерної техніки та телекомунікаційних мереж.

Сучасний етап розробки ІС в економіці країни характеризується створенням АІС нового покоління, до яких належать експертні системи, системи підтримки прийняття рішень, інформаційно- пошукові системи, системи із штучним інтелектом.

Основою створення таких систем є децентралізація структури ІАСУ та організація розподільної обробки інформації.

Технічною передумовою створення таких систем є значне поширення ПЕОМ.

Організаційною передумовою виникнення таких систем стали процеси децентралізації управління, що відбуваються в країні. Структурно вони реалізуються у вигляді мереж обчислювальних машин або мереж АРМ.

Призначенням автоматизованих інформаційних систем (АІС) в економіці є автоматизація розрахунків, під якою розуміють людино-машинне розв'язування економічних задач.

36

ПосібникДІСНаливайко

АІС, які все більше поширюються в галузі документаційного забезпечення, правомірно назвати автоматизованими документально-інформаційними (АДІС).

Призначенням автоматизованих документальних інформаційних систем (АДІС) є удосконалення ведення документаційного господарства в об‘єктах управління.

Сучасний стан цього виду діяльності у різних формах господарювання доводить надзвичайну актуальність вивчення майбутніми менеджерами документальної сфери основних положень з питань АІС, без розуміння, умінь та навичок яких неможливо вирішувати нагальні проблеми, які за практичним досвідом, мають місце майже на кожному робочому місці фахівців будь-якої галузі і сфери діяльності.

Класифікація АІС

АІС можуть значно різнитися за типами об'єктів управління, характером та обсягом розв'язуваних задач та іншими ознаками

(рис. 8).

Ознаки класифікації АІС:

Рис. 8. Ознаки класифікації АІС

37

ПосібникДІСНаливайко

АІС

Структура АІС залежить від її складу.

Призначення АІС, у першу чергу, залежить від складу її функціональної частини.

Інформаційне забезпечення АІС

Склад інформаційного забезпечення (ІЗ) будь-якої АІС містить необхідну інформацію представлену документацією та безпосередньо даними, які підлягають обробці (рис. 12).

Інформаційне забезпечення АІС

Важливою складовою інформаційного забезпечення є машинна інформаційна база, за складом якої можна розрізняти АІС та АДІС.

39

ПосібникДІСНаливайко

даних) та надання доступу до неї користувачеві або ж прикладній програмі.

управління, а з іншого - вимогами автоматизованої обробки даних на ЕОМ.

У документальних системах синонімами до поняття ІБ можуть слугувати «реєстр» та «кадастр», які мають спільне походження.

Реєстр або кадастр (фр. – Cadastre; рос. − кадастр; англ. − cadastre;

нім. − Kataster, Grundbuch n, Flurbuch n)) − упорядкована інформаційна система про правове, природне, господарське, економічне і просторове положення об'єктів, що підлягають обліку в системі відповідного рівня

Різновидом ІБ може виступати поняття «номенклатура» - (від лат. Nomenclatura - перелік, список), наприклад:

-сукупність назв продукції, що виробляється, наприклад – жіночі пальто, плаття, чоловіче взуття, хлібобулочні вироби, меблі, посуд, друковані видання (газети, журнали) тощо;

-сукупність прийнятих для наукового вжитку назв, термінів, що застосовуються в тій чи іншій галузі знання;

-перелік рахунків, що їх відкриває бухгалтерія;

-перелік документів, наприклад, номенклатура карт − система позначень окремих аркушів багатоаркушних карт;

-систематизований перелік найменувань справ із зазначенням термінів зберігання.

Автоматизовані бази даних (АБД)

При створенні АІС великого значення набувають машинні структури даних.

Це пов‘язано з розміщенням масивів даних у пам‘яті ЕОМ.

41