ПосібникДІСНаливайко
Автоматизований |
банк |
даних |
Використання банків даних в |
|||||
автоматизованих |
|
системах |
||||||
(АБД) |
- |
це |
система |
|
||||
керування |
є |
|
наслідком |
|||||
інформаційних, |
математичних, |
|
||||||
програмних, |
|
мовних, |
комплексування |
та |
інтеграції |
|||
організаційних |
і |
технічних |
функцій керування та обробки, |
|||||
засобів, |
які |
необхідні |
для |
застосування принципів єдності |
||||
інтегрованого |
нагромадження, |
інформаційної бази в побудові |
||||||
зберігання, ведення, актуалізації, |
системи, |
|
автоматичного |
|||||
пошуку і видачі даних. |
|
|
||||||
|
ведення масивів та |
разового |
||||||
|
|
|
|
|
||||
введення інформації в систему. Наприклад, банк даних із кадрових питань може містити дані про робочі місця, їх використання, резерв керівників, неповнолітніх, працівників передпенсійного віку та інші дані про персонал.
АБНД можна класифікувати за різними ознаками. 1. За призначенням АБНД бувають:
- |
інформаційно-пошукові; |
|
- спеціалізовані за окремими галузями науки та техніки; |
||
- для |
автоматизації задач організаційно-економічного |
|
|
управління; |
|
- для |
систем автоматизації наукових досліджень і |
|
|
виробничих випробувань; |
|
- для систем автоматизованого проектування. |
||
2. За |
архітектурою обчислювального середовища АБНД |
|
|
бувають: |
|
- |
централізовані ; |
|
- |
розподілені. |
|
3.За видом інформації, що зберігається, розрізняють: - банки даних; - банки документів; - банки знань.
4.За мовою спілкування користувача з БД розрізняють: - системи з базовою мовою (відкриті системи); - з власною мовою (закриті системи).
Склад АБНД |
|
|
АБНД |
|
Основними |
складовими |
|
||
|
|
|||
компонентами АБД є БД і система |
База даних |
СКБД |
||
керування БД (СКБД) (рис. 15). |
||||
|
|
|||
43
ПосібникДІСНаливайко
База даних − це пойменована, |
|
|
Рис. 15. Склад АБНД |
|||
БД |
являє |
собою |
інтегроване |
|||
структурована сукупність |
||||||
сховище даних, яке призначене |
||||||
взаємопов’язаних даних, які |
||||||
для |
використання |
багатьма |
||||
характеризують окрему |
||||||
предметну область і |
споживачами |
і |
забезпечення |
|||
перебувають під управлінням |
незалежності |
даних |
від |
|||
СКБД. |
прикладних |
програм. Зв‘язок |
||||
|
кінцевих |
користувачів |
та |
|||
прикладних програм з БД відбувається через СКБД, яка слугує інтерфейсом між користувачами і БД.
Під предметною областю в даному випадку розуміють один чи кілька об‘єктів управління, інформація яких моделюється за допомогою
БД і використовується для розв‘язування різних функціональних задач.
Усі дані, які зберігаються в БД, поділяються на фонд і архів даних. Такий поділ пов‘язаний з різницею в технологічних режимах використання даних.
Усі численні функції СКБД можна згрупувати так:
1. Управління даними.
Завданнями управління даними є підготовка даних та їх контроль, занесення даних до бази, структуризація даних, забезпечення їх цілісності, секретності.
2. Доступ до даних. Пошук і селекція даних, перетворення
даних на форму, зручну для подальшого використання.
3. Організація і ведення зв’язку з користувачем: ведення діалогу, видача діагностичних повідомлень про помилки в роботі з БД тощо.
Окрім БД і СКБД, до складу АБД входять мовні, технічні та
44
ПосібникДІСНаливайко
організаційні засоби.
Особливості інформаційних технологій в АДІС Основи створення комп’ютерних
технологій |
|
|
Організаційні форми АІС |
|||
За |
способом |
організації |
|
|
|
|
технологій |
будь-які |
АІС |
|
|
|
|
функціонують |
у |
трьох |
АРМ |
АСОІ |
Мережеві |
|
основних |
|
організаційних |
|
|
АІС |
|
|
|
|
|
|||
формах (рис. 16).
Рис. 16. Організаційні форми функціонування АІС
Організаційна структура обумовлена взаємозв'язками між елементами АІС і залежить, в першу чергу, від складу її забезпечуючої та функціональної частин та вибраного варіанта технології.
Організаційна структура АІС - варіант організації технології комп'ютерної обробки.
За складом та пособом організації функціональної частини АІС відносяться до системних варіантів технологій.
Технологія |
є тим елементом, |
Складові частини АІС |
||
яким пов'язуються між собою |
||||
|
|
|||
забезпечуюча |
та функціональна |
|
|
|
частини АІС (рис. 17). |
Запезпечуюча |
Функціональна |
||
Рис. 17. Складові частини АІС
Технологія
Технологія − (від грец. τεχνολογια, що походить від грец. τεχνολογος; грец. τεχνη - майстерність, техніка; грец. λογος - (тут) передавати) - наука («корпус знань») про способи (набір і послідовність операцій, їх режими) розв'язання задач людства за допомогою (шляхом застосування) технічних засобів (знарядь праці).
Інформаційна технологія − це системно організована для рішення завдань управління сукупність
Інформаційна (комп’ютерна)
технологія - сукупність засобів і методів збору, реєстрації, обробки і доведення до користувача інформації 45в системах організаційного управління.
ПосібникДІСНаливайко
методів і засобів реалізації операцій збору, реєстрації, передачі, нагромадження, пошуку, обробки й захисту інформації на базі застосування розвиненого програмного забезпечення, використовуваних коштів обчислювальної техніки й зв'язку, а також способів, за допомогою яких інформація пропонується клієнтам.
Усі інформаційні технології (ІТ) мають грунтуватися на однакових принципах, найважливішими серед яких є такі:
1.Зручність виконання операцій для користувача.
2.Мінімальні витрати ручної праці, пов‘язані з обробкою інформації.
3.Можливість перевірки повноти та коректності розрахунків на ЕОМ.
4.Мінімальні витрати часу при потребі поновити інформацію в разі її втрати (коли навмисне чи ненавмисне пошкоджено або знищено інформацію).
5.Забезпечення захисту інформації від несанкціонованого доступу.
Інформаційні технології в своєму розвитку пройшли кілька етапів - від ручної інформаційної технології до комп‘ютерної.
За способом організації процесів обробки розрізняють два варіанти технологій (рис.
18).
Варіанти сучасних ІТ
Централізований Розподілений
Рис. 18. Варіанти організації АІС Централізований варіант передбачає виконання одним виконавцем чи на одному робочому місці повного комплексу технологічних операцій у чітко заданій послідовності, починаючи з прийому інформації і закінчуючи отриманням та видачею
результатів. |
|
|
|
|
Розподілений |
варіант |
передбачає |
розподіл |
окремих |
технологічних операцій між виконавцями чи окремими робочими
місцями. Найчастіше він реалізується у вигляді автоматизованих |
||||||
робочих місць - АРМ. |
Операція - це комплекс дій над |
|||||
У |
такому |
технологічному |
||||
інформацією та її носіями, які |
||||||
процесі |
чітка |
послідовність |
||||
виконуються |
на |
одному |
||||
операцій звичайно не задається, |
робочому місці в |
умовах |
||||
|
|
|
вирішення |
одного |
завдання |
|
|
|
|
(задачі). |
|
46 |
|
|
|
|
|
|
||
ПосібникДІСНаливайко
хоча деякі, пов‘язані між собою операції, можуть виконуватися примусово.
Характеристика та класифікація технологічних операцій АІС
Виділення окремих дій в одну технологічну операцію умовне. На це можуть вплинути 4 фактори.
1.Особливості технічних пристроїв та програмних засобів, які використовуються для обробки інформації.
2.Кваліфікація персоналу, який обробляє інформацію.
3.Розподіл обов‘язків між працівниками.
4.Переривання процесу обробки інформації на ЕОМ через потребу виконання додаткових та допоміжних дій.
Технологічні операції за призначенням поділяються на основні та
контрольні.
За ступенем рівня автоматизації технологічні операції поділяються на:
-ручні;
-машинно-ручні (автоматизовані);
-автоматичні.
Сама назва виду операції пояснює особливості її виконання. В автоматичних операціях може бути невелика кількість ручної праці. Наприклад, автоматична операція обробки інформації на ЕОМ може містити ручні дії зі встановлення машинних носіїв інформації, підготовки пристроїв до роботи тощо.
За функціонально-часовими характеристиками операції поділяються на операції:
-збору та реєстрації інформації;
-передачі її на обробку;
-підготовки машинних носіїв;
-обробки;
-видачі результатів;
-розмноження результатів.
Технологічна операція може бути віднесена до того чи іншого класу операцій за кожною з ознак класифікації.
Технологічні процеси автоматизованої обробки інформації
Технологічні операції у технологічному процесі можуть поєднуватися по-різному, і чим визначається тип технологічного
47
процесу : операційний; предметний;
змішаний.
В операційному технологічному процесі
пердбачається закріплення за окремими працівниками однієї або декількох споріднених операцій (частіше однієї) з обробки будь-яких видів інформації (документів).
Упредметному технологічному процесі передбачається закріплення за окремими працівниками однієї або декількох (частіше декількох) операцій одного виду (або з одного документа).
При змішаному технологічному процесі частина операцій виконується за операційним типом, а частина − за предметним.
Наприклад, на АРМ бухгалтера введення інформації про рух матеріалів на складі виконує один працівник, про нарахування заробітної плати − другий, а обробку інформації і видачу результатів з усіх ділянок бухгалтерського обліку − третій.
Кожний з цих типів організації технологічного процесу має свої
недоліки і свої переваги:
операційний - дає змогу підвищити продуктивність праці; предметний - дає змогу підвищити достовірність даних; змішаний - має недоліки і переваги обох типів.
Які з них будуть переважати, залежить від обсягів інформації (документів), кваліфікації працівників і умов організації технологічного процесу.
Операції можуть виконуватися послідовно та паралельно.
При послідовному виконанні кожна наступна операція не почнеться, поки не закінчиться попередня.
При паралельному − кілька з них можуть виконуватись одночасно.
Убудь-якому технологічному процесі вирізняють три етапи:
Етапи технологічного процесу АІС
Підготовчий |
Основний |
Заключний |
Рис. 19. Етапи технологічного процесу АІС
48
ПосібникДІСНаливайко
Статистика показує, що коли трудомісткість всього технологічного процесу взяти за 100 %, то на підготовчий етап припадає 50 %, на основний - 35 %, а на заключний -15 %.
Реальні технологічні процеси можуть або не мати окремих етапів або суміщати деякі етапи. Операції кожного етапу технологічного процесу можуть розглядатися як окремий технологічний процес.
Особливості складу технологічних операцій в АІС та в АДІС
В АДІС, які є системами специфічного виду і компонентами функціональної частини яких є сукупності документів та їх обіг, крім типових для АІС (рис. 20), мають місце специфічні технологічні операції, обумовлені нормативними документами та стандартами з діловодства (рис. 21).
Типові операції технологічного процесу АІС
Підготовчий |
|
Основний |
- приймання; |
|
- математична та |
|
||
- збір; |
|
логічна обробка; |
- реєстрація. |
|
- збереження. |
Заключний
- архівація; 
- передача.
Рис. 20. Типові операції технологічного процесу АІС
Типові операції технологічного процесу АДІС
Підготовчий |
|
Основний |
Заключний |
||
- приймання; |
|
- формування; |
|
|
- катологизація; |
|
|
|
|||
- збір; |
|
- перегляд; |
|
|
- архівація; |
|
|
||||
- реєстрація; |
|
- класифікація; |
- передача; |
||
- постановка на |
|
- кодування; |
- утилізація; |
||
контроль |
|
- БОД; |
- ін. |
||
Виконання. |
|
- передача респонденту; |
|||
|
|
- контроль виконання; |
|
||
- реєстрація виконання; - ін.
Рис. 21. Типові операції технологічного процесу АДІС
49
ПосібникДІСНаливайко
Серед основних регламентуючих документів, якими повинна забезпечуватися документальна система об‘єкта управління, є
номенклатура справ.
Номенклатура справ – це систематизований перелік найменувань справ, які утворюються у діловодстві підприємства і є основою для складання описів справ постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання і основним обліковим документом у діловодстві.
Номенклатура справ є необхідною для:
-швидкого пошуку документів за їх видами;
-розподілу виконаних документів по справах;
-встановлення термінів зберігання;
-створення довідкової картотеки виконаних документів.
При проектуванні раціонального документообігу на підприємстві складають схеми руху основних груп та видів документів.
Схеми розробляються для різних категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх, наказів з основної діяльності, особовому складу).
При цьому розрізняють різні технологічні операції з обробки документів, які слід виконувати паралельно, щоб скоротити час перебування у сфері діловодства та підвищити оперативність виконання.
Це дозволяє встановити раціональні маршрути руху та технологічні етапи обробки документів, уніфікувати шляхи руху, порядок обробки різних їх категорій.
При цьому в технологічних процесах обробки документів виділяють такі операції:
1.Первинна обробка (прийом).
2.Попередній розгляд (розмітка).
3.Реєстрація.
4.Розгляд документів керівником та винесення резолюції.
5.Направлення на виконання.
6.Контроль виконання.
7.Виконання документів.
8.Відправка вихідної кореспонденції.
9.Підшивка документів до справ.
50