ПосібникДІСНаливайко
6.Огляд поширених в Україні систем управління підприємством.
7.Огляд поширених в Україні систем управління персоналом.
Література: 1, 2, 3,4, 5, 7, 8, 9, 10,11
Тема 9. Документальні інформаційні системи управління документообігом.
Ключові поняття: документообіг, електронний документообіг, системи управління документацій ними потоками.
Вивчення теоретичного матеріалу пропонується за таким планом:
1.Огляд і особливості популярних документальних інформаційних систем на ринку України.
1.1.Система електронного документообігу та автоматизації бізнес-процесів «Megapolis.DocNet».
1.2.Система електронного документообігу «MasterDoc».
1.3.Системи електронного документообігу «Documentum»,
«LanDocs».
1.4.Системи електронного документообігу «ДІЛО», «БОСС-
Референт», «Docs Fusion» і «Docs Open», «Optima Workflow».
1.5.Система електронного документообігу ru:FossDoc (www.fossdoc.com.ua).
Система електронного документообігу та автоматизації бізнес-процесів Megapolis.DocNet (www.inbase.com.ua)
Компанія InBASE входить у консорціум Intecracy Group – одне з найкрупніших об‘єднань ITC -компанійна ринку Східної Європи. У даний час основним напрямом діяльності компанії є розробка, впровадження і супровід програмного забезпечення у таких областях:
1.Системи електронного документообігу.
2.Системи управління персоналом.
Megapolis.DocNet – це універсальне рішення, яке дозволяє організувати систему електронного документообігу в компаніях будь-якого рівня і різних галузей діяльності.
111
ПосібникДІСНаливайко
Головне завдання Megapolis.DocNet – зробити електронний документообіг доступним, тим самим допомагаючи нашим клієнтам піднятися на якісно новий рівень ведення бізнесу.
Megapolis.DocNet відповідає концепції ECM (Enterprise Content Management) і підтримує повний життєвий цикл управління документами та автоматизацію бізнес-процесів. Він створений для автоматизації документо-орієнтованих бізнес-процесів, пов'язаних із загальною і операційною діяльністю організації.
Megapolis.DocNet є web-орієнтованим додатком, що дає можливість працювати в системі, перебуваючи в будь-якій точці земної кулі, в тому числі за допомогою мобільних пристроїв.
У червні 2008 р. Megapolis.DocNet став переможцем конкурсу, проведеного корпорацією Microsoft серед компаній-розробників програмного забезпечення, що входять в міжнародну партнерську мережу, в номінації «Партнер Року» в області рішень для підвищення ефективності роботи з інформацією та управління корпоративним інформаційним вмістом.
Ключові переваги системи: гнучкість процесів обробки документів; візуалізація електронного цифрового підпису; інтуїтивно зрозумілий інтерфейс системи; система нотифікації і нагадувань; отримання статистики; виявлення вузьких місць; підвищення якості контролю виконання завдань; можливість побудови системи управління корпоративним контентом; скорочення тимчасових і фінансових витрат.
Функціонал системи. – реєстрація офіційної кореспонденції. Система має такий набір функціональностей:
-можливість друку штрих-коду на документі (аналог штампа);
-можливість сканування і автоматичного розпізнавання отриманого документа;
-автоматична генерація реєстраційного номера за маскою, заданою для конкретного виду документа;
-можливість «зв'язування» документів в системі при реєстрації;
-відправка документа системою за маршрутом згідно з його життєвим циклом (залежить від виду документа);
-можливість повернення документа реєстратору для визначення нового одержувача серед компаній-розробників програмного забезпечення, що входять в міжнародну партнерську мережу, в номінації «Партнер Року» в області рішень для підвищення
112
ПосібникДІСНаливайко
ефективності роботи з інформацією та управління корпоративним інформаційним вмістом.
Підготовка документів:
-ведення бази шаблонів документів;
-можливість надання прав на редагування проекту документа відповідним користувачам;
-можливість передачі проекту документа співвиконавцям;
-нотифікація співвиконавця про надходження проекту документа шляхом отримання Email з посиланням на проект документа;
-підтримка версійності контролю;
-можливість синхронізації проектів з центрального сховища з проектами в локальній файловій системі (режими Check-In, CheckOut);
-блокування можливості редагування проектів документів;
-атрибутивний і повнотекстовий пошук проектів документів;
-можливість визначити маршрут виконання операцій (узгодження та (або) підписання) з документом;
-можливість виконати операції (узгодження (підписання) з документом або відмова від виконання;
-можливість створення паралельних і послідовних маршрутів узгодження;
-завдання і фіксація строків виконання операцій узгодження;
-накладення ЕЦП на проект.
Узгодження (візування) документів:
-побудова маршрутів візування документів;
-можливість накладення візи на документ і відмови від візування;
-можливість збору додаткових віз під документом після завершення процесу візування;
-можливість зміни складу осіб, які візують в ході процесу візування;
-накладення електронно-цифрового підпису на документ в ході візування;
-візуалізація електронно-цифрового підпису на документі шляхом внесення в документ факсиміле;
-внесення коментарів і зауважень в ході процесу візування;
-можливість паралельного або послідовного візування;
113
ПосібникДІСНаливайко
-повідомлення на електронну пошту про надходження документів на візування;
-автоматична заміна візуючого в разі його відсутності (автоматична переадресація документів);
-ведення журналу процесу візування.
Підписання (затвердження) документів – у цьому процесі
присутні більшість можливостей процесу узгодження (візування). Нижче наведені лише ті, які його відрізняють від візування:
–можливість виконання підписання документа до або після візування;
–включення в документ декількох осіб, які його підписують (затверджують);
–можливість перегляду списку віз у документі перед його підписанням;
–можливість відправки документа на доопрацювання.
Розгляд документів керівником.
Усі вхідні та внутрішні документи, що вимагають накладення резолюції керівника, проходять через підсистему «Розгляд документів», яка надає такі можливості:
–створення резолюції у три кліка. Для полегшення створення резолюції керівнику надається форма, в якій виведені наступні поля:
а) список підлеглих; б) шаблони резолюцій;
в) розгорнутий календар.
Для шаблонів резолюцій і виконавців ведеться рейтинг найбільш часто використовуваних. Таким чином, найбільш «рейтингові» виконавці та шаблони будуть завжди вгорі, а ті, які не використовуються будуть «спускатися» вниз до повного виключення зі списку;
–можливість використання попереднього розгляду документа асистентом керівника для підготовки резолюції, яку керівникові достатньо тільки затвердити;
–можливість внесення довільного тексту резолюції (відсутнього
вшаблоні) і вибору виконавця з переліку всіх співробітників, що працюють в організації;
–можливість відправки документа на доопрацювання в ході розгляду;
114
ПосібникДІСНаливайко
–можливість внесення коментарів до рішення про відправку на доопрацювання;
–візуалізація тексту резолюції в тілі документа (аналог власноручного резолюції);
–накладення електронно-цифрового підпису на документ при накладенні резолюції;
–візуалізація електронно-цифрового підпису на документі шляхом внесення в документ електронного факсиміле керівника;
–можливість призначення резолюції на виконавця або на групу (підрозділ організації);
–повідомлення керівника на електронну пошту про надходження нового документа на розгляд.
Виконання завдань – включає:
–можливість залучення необмеженої кількості співвиконавців для виконання поставлених завдань (резолюцій) по документа;
–можливість створення довільної кількості завдань (резолюцій) на виконання в документі;
–можливість створення завдання на виконавця або групу (підрозділ організації);
–можливість створення завдань без прив'язки до документа;
–можливість фіксації факту виконання завдання з веденням звіту та описом результатів виконання;
–можливість налаштування відображення переліку завдань з використанням фільтрів і угруповань за різними критеріями.
Ведення історії виконання документа – дозволяє користувачам системи відстежувати проходження процесу обробки документів і дї, які виконуються на кожному етапі.
У системі реалізовані два види контролю завдань:
1.Ручний контроль (виконується контролером (автором завдання) шляхом підтвердження в системі факту виконання завдання).
2.Автоматичний контроль (здійснюється системою за допомогою повідомлень), а саме:
–нагадування виконавцю за один робочий день до кінцевого терміну виконання завдання, якщо термін виконання був більше одного дня;
–нагадування виконавцю про завдання, термін виконання, яких становить більше п'яти днів (повідомлення направляються по закінченні середини терміну виконання завдання);
115
ПосібникДІСНаливайко
–повідомлення автора завдання про факт невиконання завдання
встрок в момент його настання;
–повідомлення керівника про завдання, які прострочені виконавцями;
–інформування автора завдань про те, що виконавець не відкривав для перегляду поставленого завдання.
Зберігання документів.
Документи в системі зберігаються в реєстрах, які підтримують наступний набір можливостей:
–для всіх управлінських документів в системі прийнятий єдиний формат документів – PDF;
–для документів здійснюється автоматична нумерація відповідно до маски номери, заданої для конкретного виду документа (здійснюється при реєстрації документів);
–можливість завдання додаткового довільного набору атрибутів для документа;
–версіонування документів. Будь-які зміни документа або його атрибутів породжують автоматичне створення нової версії документа з фіксацією внесених змін;
–пошук документів за атрибутами і вмісту документів (повнотекстовий пошук);
–поекземплярне розмежування прав доступу до документів. Завдання рівня доступу здійснюється на етапі підготовки проекту документа;
–можливе використання зумовлених рівнів доступу (наприклад, «тільки учасники обробки документа», «загальний доступ» і тощо);
–можливість зберігання разом з документами додатків будьякого типу (текст, графіка, аудіо, відео);
–механізм створення подань для зручної навігації за документами (фільтрація, групування, сортування документів за заданими критеріями);
–можливість вивантаження документа із системи з усіма накладеними електронними підписами.
Механізм замін включає:
–можливість створення довільної кількості замін із зазначенням відсутнього співробітника, та співробітника, який виконує обов‘язки відсутнього, а також терміну заміни;
116
ПосібникДІСНаливайко
–можливість автоматичного перепризначення всіх поточних завдань відсутнього співробітника на співробітника, який виконує його обов'язки;
–переадресацію всіх нових завдань відсутнього співробітника на співробітника, виконуючого його обов'язки;
–можливість припинення дії заміни, якщо зазначена дата закінчення заміни ще не наступила.
Переваги від впровадження системи для кінцевих користувачів:
–забезпечення максимальної продуктивності роботи;
–оперативне реагування на потреби бізнесу;
–підвищення ефективності спільної роботи;
–скорочення витрат.
Megapolis. Документооборот – це комплексне програмне рішення для створення систем управління документами та автоматизації ділових процесів органів державного сектора.
Megapolis. Документооборот є однією з кращих українських систем електронного документообігу, має багату історію впровадження в органах державної влади України. Компанією реалізовано більше 50 проектів з впровадження системи Megapolis. Документооборот в різних сферах: державний сектор, транспорт, комунальне господарство.
У 2006 р. система Megapolis. Документооборот стала переможцем у Всеукраїнському конкурсі-виставці «Кращий вітчизняний товар 2006 р.» в номінації «Розробка інформаційних систем і програмного забезпечення».
Megapolis. Документооборот має експертний висновок ДСТСЗІ СБУ про відповідність вимогам нормативних документів у сфері технічного захисту інформації в Україні. Реалізовані послуги відповідають вимогам документа НД ТЗІ 2.5-004-99 «Критерії оцінки захищеності інформації в комп'ютерних системах від несанкціонованого доступу» і забезпечують рівень гарантій Г-2.
Основними цілями впровадження системи Megapolis. Документооборот є підвищення прозорості, керованості та ефективності роботи організації за рахунок:
-уніфікації та стандартизації правил роботи з документами як у паперовому вигляді, так і за допомогою автоматизованих засобів;
-значного підвищення швидкості обробки паперових
документів і подальшого зменшення частки паперового
117
ПосібникДІСНаливайко
документообігу завдяки застосуванню технологій штрихкодування, сканування, розпізнавання і механізмів електронного цифрового підпису;
-впровадження регламентів автоматизованої роботи з документами;
-поступового переходу до повністю безпаперового документообігу.
Система охоплює всі етапи життєвого циклу документів - від підготовки проектів документів до організації архівного зберігання документів, з забезпеченням функцій електронного архіву та електронного цифрового підпису.
Функціональний склад системи: 1. Звернення громадян.
2. Діловодство і контроль виконавської дисципліни (КВД). 3. Підготовка документів.
4. Архівна справа.
5. Електронний архів.
6. Адміністрування та безпека.
7. Web-модуль.
8. Модуль побудови звітів.
9. Електронно - цифровий підпис.
Звернення громадян. Підсистема «Звернення громадян» призначена для підвищення рівня обробки звернень громадян шляхом автоматизації реєстрації надходження звернень, призначення виконавців та визначення термінів виконання резолюцій.
Діловодство та КВД. Підсистема «Діловодство і контроль виконавської дисципліни» призначена для автоматизації процесів діловодства в організаціях довільної форми. Підсистема підтримує процеси традиційного паперового діловодства, сучасні технології електронного документообігу, а також змішаний паперовоелектронний документообіг. Завдяки цьому стає можливим поетапне створення інформаційно-технічних і технологічних основ повнофункціонального електронного документообігу в організації (без створення перешкод поточному функціонуванню організації).
Підготовка документів. Підсистема «Підготовка документів» призначена для надання автоматизованих засобів підготовки проектів документів з використанням шаблонів, автоматизації
118
ПосібникДІСНаливайко
процесів узгодження та підписання документів. Підсистема підтримує:
-створення документів на основі шаблонів;
-створення типових маршрутів узгодження документів;
-паралельне або послідовне узгодження документів;
-ведення історії узгодження документа;
-версійність проектів документів.
Архівна справа. Підсистема «Архівна справа» призначена для автоматизації процесів архівного зберігання паперових копій документів, ведення та обліку архівних справ, підтримки процесів підготовки та передачі документів у паперовий архів організації. Підсистема надає наступні можливості:
-створення номенклатури справ окремих підрозділів і зведеної номенклатури справ;
-блокування змін у закритих документах при наявності можливості посилатися на них з поточних документів;
-підготовка справ до передачі в архів (створення реєстрів, описів, тощо).
Електронний архів. Підсистема «Електронний архів» є центральною складовою системи документообігу як засіб збереження і доступу до єдиного сховища документів організації. Підсистема вирішує задачі групування документів за різноманітними критеріями (не тільки у папках), пошуку за різноманітними критеріями (у тому числі повнотекстовий пошук), організації колективної роботи та ін.
Адміністрування та безпека. Підсистема «Адміністрування та безпека» призначена для гарантування надійності збереження інформації, її актуальності та достовірності, забезпечення надійності бази даних та її готовності до роботи. Поняття «користувач», «група користувачів», «домен» і «права» не відрізняються від відповідних понять операційної системи. Завдяки цьому адміністрування системи може бути інтегроване з загальним адмініструванням в мережі організації. Функції безпеки системи відповідають вимогам нормативно-правової бази України у сфері захисту інформації.
Функції безпеки системи відповідають вимогам нормативноправової бази України у галузі захисту інформації (експертний висновок ДСТСЗІ СБУ щодо відповідності вимогам нормативних
119
ПосібникДІСНаливайко
документів у сфері технічного захисту інформації в Україні). Реалізовані послуги відповідають документу НД ТЗІ 2.5-004-99 «Критерії оцінки захищеності інформації в комп'ютерних системах від несанкціонованого доступу» і забезпечують рівень гарантій Г-2.
Система підтримує два способи аутентифікації:
-традиційне введення облікового імені та пароля;
-за допомогою proxymity-картки (потребує оснащення робочого місця додатковим пристроєм – картрідером).
Web-модуль. Web-модуль дозволяє отримати доступ до функцій системи Megapolis.Документооборот через web-інтерфейс з будьякої точки земної кулі, в тому числі за допомогою мобільних пристроїв. Web-модуль призначений для автоматизації робочих місць виконавця, керівника, діловода.
Web-модуль дозволяє виконувати наступні функції:
-отримувати документи, які прийшли на виконання;
-переглядати інформацію про документ у вигляді реєстраційної картки;
-переглядати вміст документа (файли в форматах MS Office, відскановані образи та ін.);
-переглядати резолюції на документи;
-проставляти позначки про виконання резолюцій;
-здійснювати пошук документів.
Електронний цифровий підпис (ЕЦП).
Система Megapolis.Документооборот інтегрована з сертифікованими провайдерами електронного цифрового підпису в Україну.
Впровадження ЕЦП в установі дасть можливість перейти до безпаперового документообігу, зробити юридично значущим електронний документообіг в організації. ЕЦП може використовуватися в ході підготовки, погодження, затвердження документів. Система дозволяє гарантувати достовірність електронної документації, побудову легітимного міжвідомчого документообігу. За законом України № 852-IV від 22.05.2003 р. «Про електронний цифровий підпис» ЕЦП прирівнюється за своїм значенням до власноручного підпису.
Megapolis.Управленння персоналом – це рішення дозволяє автоматизувати процеси організації кадрового обліку та розрахунку заробітної плати в компаніях будь-якого рівня і різних галузей
120
ПосібникДІСНаливайко
діяльності. Програма проста у використанні і в той же час має широкий спектр настроювань і функціональних можливостей, охоплюючи всі завдання обліку кадрів.
Megapolis.Управленння персоналом складається з чотирьох підсистем:
1.Ведення штатних розкладів та організаційних структур.
2.Облік кадрів.
3.Облік робочого часу.
4.Розрахунок заробітної плати.
Ведення штатних розкладів та організаційних структур
Підсистема дозволяє створювати і змінювати (планувати) необмежену кількість організаційних структур підприємства, а також підтримувати діючу структуру - штатний розклад. Організаційна структура представлена у вигляді ієрархії організаційних одиниць, якими можуть бути компанія, структурний підрозділ або посаду. Кожна така одиниця може бути пов'язана з набором довільних показників, наприклад, штатна посада може бути пов'язана з посадовими інструкціями, бальною оцінкою посади, показниками її оплати: бюджетом посади, графіком роботи за цією посадою, відкритими за нею вакансіями та іншими показниками.
Підсистема дозволяє виконати аналіз показників штатної структури, а саме: сформувати плановий фонд оплати праці, фонд робочого часу, потреби і витрати на залучення персоналу, одержати інші статистичні та фінансові показники і побудувати всю необхідну звітність. Наявність штатного розкладу дозволяє підтримувати в підсистемі «Облік кадрів» призначення та переміщення співробітників компанії за структурними підрозділами компанії і штатними посадами.
Система електронного документообігу «MasterDoc» (www.bkc.com.ua)
Основні характеристики системи:
-український інтерфейс;
-відповідність вимогам чинного законодавства України;
-відповідність міжнародним стандартам ISO / OSI;
-єдине інформаційне середовище;
-гнучкість настройки та адміністрування;
121
ПосібникДІСНаливайко
-можливість самостійного впровадження;
-інтеграція з різними системами.
-створення, реєстрація та зберігання документів;
-налаштування регламентів документообігу підприємства;
-створення документів з використанням різних додатків (тексти);
-обмін документами і повідомленнями між віддаленими підрозділами;
-створення маршрутів узгодження;
-ведення архіву документів та організація корпоративної бази знань;
-потокове сканування документів;
-створення документів шляхом клонування (за шаблоном);
-створення коментарів у процесі підготовки документів;
-делегування повноважень;
-формування статистичних та аналітичних звітів;
-параметричний пошук документів, пошук за вкладеннями;
-використання вбудованих і зовнішніх словників і довідників;
-розмежування доступу і повноважень у роботі з документами;
-протоколювання подій і зберігання історії роботи з документами;
-наявність механізму миттєвих повідомлень і нагадувань;
-формування різних форматів реєстраційних номерів;
-багаторівневий захист інформації, що міститься в документах;
-штрих-кодування документів;
-передача документів в справу і архів;
-інтеграція з Call-центром, обробка вхідних дзвінків;
-електронно-цифровий підпис.
Функції системи. Система MasterDOC має гнучкі налаштування
і можливість доопрацювання функціоналу під специфіку конкретного замовника. Це дозволяє:
–автоматизувати за допомогою системи всі основні сторони неструктурованого документообігу підприємств будь-яких сфер діяльності;
–використовувати різноманітне зовнішнє обладнання (рис. 34);
122
ПосібникДІСНаливайко
Рис. 34. Схема роботи з зовнішнім обладнанням
-організувати роботу у територіально - розподілених структурах(рис. 35);
Рис. 35. Схема роботи у територіально - розподілених структурах
123
ПосібникДІСНаливайко
-працювати з ЕЦП (рис. 36).
Рис. 36. Схема роботи електронного цифрового підпису:
Documentum (http://www.documentum.com/).
Головне призначення системи – управління документами, знаннями і бізнес-процесами на крупних підприємствах і організаціях.
Система також включає засоби, що дозволяють створювати додатки в середовищі Documentum. Тому Documentum можна розглядати як платформу, яка призначена для створення розподілених архівів, підтримки стандартів якості, управління проектами в розподілених групах, організації корпоративного діловодства, динамічного управління вмістом корпоративних інтранет-порталів. Використання сучасних відкритих технологій забезпечує також можливість використання зовнішніх засобів розробки для створення додатків Documentum.
Система LanDocs головним чином орієнтована на діловодство і архівне зберігання документів.
Компонент діловодства реалізований в архітектурі «клієнт/сервер» на базі промислових СУБД: Oracle або Microsoft
SQL Server.
Програмне забезпечення для централізованого управління
124