2. Планирование деловой активности организации

2.1. Прелиминарное информационное обеспечение Роль информационного обеспечения в планировании деловой активности организации

Весьма распространенным на сегодняшний день взглядом, которого придерживаются и многие авторы в теории управления, является мысль о постепенном переходе современной цивилизации (по крайней мере, той ее части, которую мы привыкли называть “западной цивилизацией” и которую концепции менеджмента описывают наиболее естественно) от постиндустриальной стадии к стадии информационного общества. Обсуждать конкретное содержание этих понятий сейчас не будем, отметим лишь, насколько важное место отводится информации в понимании учеными нашего настоящего и будущего.

Информационный сектор и число людей, связанных с информацией, постоянно возрастают. Точный объем информаци­онного сектора в экономике определить довольно трудно, поскольку многие виды деятельности, особенно в сфере предоставления услуг, имеют информационную со­ставляющую. Во всяком случае ясно, что этот сектор растет очень быстро. Некоторые исследования показывают, что еще в 1970-е гг. почти 90% новых рабочих мест создавалось в областях, связанных со знаниями и предоставлением информационных ус­луг.

Рост сектора информации является лишь одной причиной, по которой управление коммуникациями приобретает для управления в целом и, в частности, для планирования деловой активности организации все более важный характер. Технический прогресс в обработке информации – компьютеры, спутники связи, всемирная телефонная и телевизионная сеть – радикальным образом увеличили объемы обращающейся информации и сократили время на ее передачу. Время пере­дачи информации – это время от момента передачи сообщения до момента его приема. “Ист Индии”, например, требовались месяцы, чтобы узнать, благополучно ли дошли ее суда до места назначения. Сегодня штаб транснациональной корпорации получает аналогичное сообщение буквально в считанные секунды.

Воздействие роста объема информации и сокращения времени ее передачи на процесс планирования не совсем однозначно. Ясно, что улучшение качества информации, имеющейся на момент принятия решения, позволяет руководству принять обоснованное и своевременное решение. Немедленная передача подобной информации способствует координации деятельности физически разобщенных подразделений. Однако огромный объем циркулирующей в настоящее время информации все более затрудняет нахождение и выделение нужных и относящихся к делу сведений. Сокращение времени передачи информации означает, что у менеджеров остается все меньше времени на ее получение и использование. В отношении производительности в области коммуникаций бытуют те же заблуждения, что и в вопросе повышения производительности в сфере производства. В частности, считают, что производительность повышает не увеличение объема информации, а ее качество. Информация является одним из ресурсов роста производительности. Более эффективное использование информации приобретает все более важное значение для обеспечения производительности организации в целом. При этом необходимо учитывать взаимодействие техники, людей, других элементов деловой среды организации и ее структуры.

Однако в любом случае необходимо понимание большой – и все возрастающей – роли информации в процессе планирования деловой активности организации. Следовательно, возникает потребность в более детальном рассмотрении данного вопроса.

Информационное обеспечение системы менеджмента

Информационное обеспечение системы менеджмента – одна из важнейших функций, его качество является определяющим фактором обоснованности принимаемого решения и эффективности функционирования системы. В динамике информационное обеспечение как процесс входит в понятие “коммуникация”.

Руководитель более 50% всего времени тратит на коммуникации, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений по функциям управления. Обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем на любом уровне иерархии.

В структуре коммуникационных связей можно выделить четыре базовых элемента:

1. Отправитель – лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.

2. Сообщение – собственно информация, закодированная с помощью символов.

3. Канал – средство передачи информации.

4. Получатель – лицо, которому предназначена информация и которое ин­терпретирует ее.

Основные требования к качеству информации:

–­ своевременность;

– достоверность (с определенной вероятностью);

­– достаточность;

– надежность (с определенной степенью риска);

– комплектность системы информации (по качеству и ресурсоемкости товара, условиям по стадиям жизненного цикла товаров фирмы и конкурентов и т.д.);

­– адресность;

– правовая корректность информации;

– высокая скорость отбора, обработки и передачи;

– возможность кодирования;

– актуальность информации.

Технологический процесс переработки информации должен включать механизацию операций по переработке информации. Операции дифференцируют на рутинные и творческие. К рутинным относятся, например, операции, связанные с сор­тировкой, заполнением, размножением документов. К творческим – опера­ции по переработке информации, результатом выполнения которых является управленческое решение.

На основе рассмотренных требований методика проектирования системы ме­неджмента должна определять:

– задачи, обеспечивающие выполнение функций управления;

– исполнителей задач;

– информацию, необходимую для выполнения задач и функций управления;

– режим передачи информации, используемой в решении управленческих задач,

­– объемы поступающей органам управления информации в соответствии с составом решаемых задач;

– порядок и формы представления информации, необходимой для управления,

– время, затрачиваемое органами управления на переработку информации.