Глава 13Calc как простая база данных
Манипуляции с отфильтрованными данными
Отфильтрованные данные, скопированные в новое местоположение могут быть выбраны, изменены и удалены по желанию. Данные, которые не копируются, однако, требуют специального внимания, потому что строки, которые не соответствуют критериям фильтра, просто скрыты. OpenOffice.org ведет себя по-разному в зависимости от того, как ячейки стали скрытыми и какая операция выполнена.
Ячейки могут быть скрыты с использованием структуры, фильтра данных или команды скрыть. Когда данные перемещаются перетаскиванием или с использованием команд вырезать и вставить, перемещаются все ячейки — включая скрытые. При копировании фильтрованных данных включаются только видимые ячейки, а данные, скрытые с использованием структуры или команды скрыть, копируются полностью.
Функции Calc подобные функциям базы данных
Хотя каждая функция Calc может использоваться для манипуляции данными, функции в Таблице 8 чаще используются как таковые. Некоторые названия функций отличаются только буквой, добавленной на конце; AVERAGE и AVERAGEA, например. Функции, которые не имеют на конце буквы A оперируют только цифровыми значениями, а ячейки содержащие текст или пустые игнорируют. Соответствующая функция, название которой заканчивается буквой “A”, трактует текстовые значения как числовое со значением ноль; пустые ячейки по-прежнему игнорируются.
Таблица 10. Функции, часто используемые как функции базы данных.
Функция |
Описание |
AVERAGE |
Возвращает среднее. Игнорируются пустые ячейки и ячейки, со- |
|
держащие текст. |
AVERAGEA |
Возвращает среднее. Текстовые значения интерпретируются как 0, |
|
а пустые ячейки игнорируются. |
COUNT |
Подсчитывает количество числовых элементов, текстовые элемен- |
|
ты игнорируются. |
COUNTA |
Подсчитывает количество непустых записей |
COUNTBLANK |
Возвращает количество пустых ячеек. |
|
|
COUNTIF |
Возвращает количество ячеек, которые соответствуют критериям |
|
поиска. |
HLOOKUP |
Ищет определенное значение по столбцам в первой строке массива. |
|
Возвращает значение из другой строки в том же самом столбце. |
INDEX |
Возвращает содержимое ячейки, определенной номером строки и |
|
столбца или дополнительным именем диапазона. |
INDIRECT |
Возвращает ссылку, определенную текстовой строкой. |
|
|
LOOKUP |
Возвращает содержимое ячейки из диапазона, состоящего из одной |
|
строки или одного столбца, или из массива. |
164 |
Руководство по Calc |
|
Глава 13Calc как простая база данных |
|
|
|
|
Функция |
Описание |
|
MATCH |
Осуществляет поиск в массиве и возвращает относительное поло- |
|
|
жение найденного элемента. |
|
MAX |
Возвращает максимальное числовое значение из списка аргумен- |
|
|
тов. |
|
MAXA |
Возвращает максимальное числовое значение из списка аргумен- |
|
|
тов. Текстовое значение интерпретируется как 0. |
|
MIN |
Возвращает минимальное числовое значение из списка аргументов. |
|
MINA |
Возвращает минимальное числовое значение из списка аргументов. |
|
|
Текстовое значение интерпретируется как 0. |
|
MEDIAN |
Возвращает медиану набора чисел. |
|
MODE |
Возвращает наиболее общее значение в наборе данных. Если есть |
|
|
несколько значений с одинаковой частотой, возвращается наимень- |
|
|
шее значение. Ошибка происходит в том случае, когда значение не |
|
|
появляется дважды. |
|
OFFSET |
Возвращает значение смещения ячейки заданной числом строк и |
|
|
столбцов от заданной точки отсчета. |
|
PRODUCT |
Возвращает произведение ячеек. |
|
|
|
|
STDEV |
Определяет стандартное отклонение, исходя из выборки. |
|
STDEVA |
Определяет стандартное отклонение, исходя из выборки. Текстовое |
|
|
значение интерпретируется как 0. |
|
STDEVP |
Вычисляет стандартное отклонение, основанное на генеральной со- |
|
|
вокупности. |
|
STDEVPA |
Вычисляет стандартное отклонение, основанное на генеральной со- |
|
|
вокупности. Текстовое значение интерпретируется как 0. |
|
SUBTOTAL |
Вычисляет указанную функцию, основанную на подмножестве, со- |
|
|
зданном с использованием автофильтров. |
|
SUM |
Возвращает сумму ячеек. |
|
|
|
|
SUMIF |
Вычисляет сумму ячеек, которые соответствуют критериям поиска. |
|
VAR |
Определяет дисперсию, исходя из выборки. |
|
|
|
|
VARA |
Определяет дисперсию, исходя из выборки. Текстовое значение ин- |
|
|
терпретируется как 0. |
|
VARP |
Определяет дисперсию, основанную на генеральной совокупности. |
|
|
|
|
VARPA |
Определяет дисперсию, основанную на генеральной совокупности. |
|
|
Текстовое значение интерпретируется как 0. |
|
VLOOKUP |
Ищет определенное значение по строкам в первом столбце массива. |
|
|
Возвращает значение из другого столбца в той же самой строке. |
|
Большинство функций в Таблице 8 не требуют никакого объяснения, потому что они хорошо поняты (SUM, например) или потому что, если Вы их используете то, Вы знаете, что это такое (STDEV, например). К сожалению, некоторые из более полезных функций не часто используются, потому что они не хорошо поняты.
Руководство по Calc |
165 |
Глава 13Calc как простая база данных
Количество и сумма ячеек, которые соответствуют условиям: COUNTIF и SUMIF
Функции COUNTIF и SUMIF вычисляют свои значения, основываясь на критериях поиска. Критерий поиска может быть числом, выражением, текстовой строкой или даже регулярным выражением. Критерий поиска может содержаться в ячейке, на которую ссылаются, или он может быть включен непосредственно в вызов функции.
Функция COUNTIF подсчитывает количество ячеек в диапазоне, которые удовлетворяют определенным критериям. Первый аргумент COUNTIF определяет диапазон для поиска, а второй аргумент – критерий поиска. Таблица 11 иллюстрирует различные критерии поиска при использовании функции COUNTIF, ссылающейся на данные, показанные в Таблице 9.
Первые два аргумента SUMIF служат для той же самой цели, что и аргументы COUNTIF; диапазон, который содержит ячейки для поиска и критерий поиска. Третий и последний аргумент SUMIF определяет диапазон для суммирования. Для каждой ячейки в диапазоне поиска, которая соответствует критериям поиска, соответствующая ячейка в диапазоне суммы прибавляется к сумме.
Таблица 11. Примеры критериев поиска для функций COUNTIF и SUMIF .
Тип |
Функция |
|
Результа |
Описание |
|
|
критерия |
|
|
т |
|
|
|
Числовой |
=COUNTIF(B1:C16; 95) |
3 |
Поиск числового значения |
|||
|
|
|
|
95. |
|
|
Текстовый |
=COUNTIF(B1:C16; "95") |
3 |
Поиск числового или тек- |
|||
|
|
|
|
стового значения 95. |
|
|
Выражение |
=COUNTIF(B1:C16; ">95") |
6 |
Поиск числового значения |
|||
|
|
|
|
большего чем 95. |
|
|
Выражение |
=COUNTIF(B1:C16; 2*45+5) |
3 |
Поиск |
только числового |
||
|
|
|
|
значения 95. |
|
|
Регулярное |
=COUNTIF(B1:C16; "9.*") |
12 |
Поиск числового или тек- |
|||
выражение |
|
|
|
стового значения начинаю- |
||
|
|
|
|
щегося с 9. |
|
|
Ссылка на |
=COUNTIF(B1:C16; B3) |
3 |
Поиск числового или чи- |
|||
ячейку |
|
|
|
слового и текстового зна- |
||
|
|
|
|
чения |
в зависимости |
от |
|
|
|
|
типа данных в ячейке B3. |
||
Regular |
=SUMIF(A1:A16; |
"B.*"; |
227 |
Сумма по столбцу B для |
||
expression |
B1:B16) |
|
|
имен, |
начинающихся |
с |
|
|
|
|
буквы B. |
|
|
Игнорирование фильтрованных ячеек при использовании SUBTOTAL
Функция SUBTOTAL применяет функцию (см. Таблицу 12) к диапазону данных, но она игнорирует ячейки, скрытые фильтром и ячейки, которые уже содержат
166 |
Руководство по Calc |
Глава 13Calc как простая база данных
SUBTOTAL. Например, =SUBTOTAL(2, "B2:B16") считает число ячеек в диапазоне B2:B16, которые не скрыты фильтром.
Таблица 12. Индекс функции для функции SUBTOTAL.
Function index |
Function |
1 |
AVERAGE |
|
|
2 |
COUNT |
3 |
COUNTA |
|
|
4 |
MAX |
5 |
MIN |
|
|
6 |
PRODUCT |
7 |
STDEV |
|
|
8 |
STDEVP |
9 |
SUM |
|
|
10 |
VAR |
11 |
VARP |
|
|
Совет Не забывайте, что функция SUBTOTAL игнорирует ячейки, которые используют функцию SUBTOTAL. Я имею электронную таблицу, которая отслеживает инвестиции. Мои пенсионные инвестиции группируются совместно с использованием функции SUBTOTAL. То же самое верно для моих регулярных инвестиций. Я могу использовать единственную функцию SUBTOTAL, которая включает весь диапазон, не волнуясь о ячейках, которые уже содержат функцию SUBTOTAL.
Поиск строк или столбцов с использованием функций VLOOKUP, HLOOKUP и LOOKUP
Используйте функцию VLOOKUP для поиска в первом столбце диапазона и возвращения значения ячейки в заданном столбце той же самой строки. Например, Таблица 9 содержит строки данных. Используйте VLOOKUP для поиска строки, которая начинается с “Bob” и возвращения столбца C; =VLOOKUP("Frank"; A1:C5; 3; 1). Функция HLOOKUP, с другой стороны, ищет в первой строке, а не в первом столбце, и возвращает значение, которое содержится ниже в том же столбце, а не в строке. Поддерживаются следующие формы для VLOOKUP и HLOOKUP:
VLOOKUP(search_value; search_range; column_index) VLOOKUP(search_value; search_range; column_index; st_order) HLOOKUP(search_value; search_range; row_index) HLOOKUP(search_value; search_range; row_index; sort_order)
Руководство по Calc |
167 |
Глава 13Calc как простая база данных
Для VLOOKUP, первый аргумент, search_value, идентифицирует значение для поиска. Второй аргумент, search_range, определяет диапазон ячеек для поиска; поиск осуществляется только по первому столбцу. column_index определяет столбец из которого возвращается значение; значение 1 определяет, что возвращается первый столбец. Последний аргумент, sort_order, является необязательным. Значение по умолчанию для sort_order = 1, которое определяет, что первый столбец отсортирована в порядке возрастания; значение 0 определяет, что данные не отсортированы. Если данные отсортированы в порядке возрастания, используется более эффективная процедура поиска. Не сортированный поиск требует точного совпадения, но сортированный поиск всегда возвращает значение, если искомый текст находится между первым и последним значениями. Таблица 13 содержит примеры использования функции VLOOKUP.
Таблица 13. VLOOKUP примеры поиска данных в Таблице 9.
Использование |
Возвра- |
Комментарий |
|
|
|
|
|
щаемое |
|
|
|
|
|
|
значени |
|
|
|
|
|
|
е |
|
|
|
|
|
VLOOKUP("F.*"; A2:C9; 1; 0) |
Frank |
Возвращает первый столбец первой |
||||
|
|
строки, которая начинается с буквы |
||||
|
|
“F”. |
|
|
|
|
|
|
|
||||
VLOOKUP("F.*"; A2:C9; 1; 1) |
Fred |
Возвращает первый столбец первой |
||||
|
|
строки, начинающейся с “F”; это бы- |
||||
|
|
стрее, потому что данные, как извест- |
||||
|
|
но, отсортированы в порядке возрас- |
||||
|
|
тания. |
|
|
|
|
VLOOKUP("FRED"; A2:C9; 2; 0) |
87 |
Возвращает второй |
столбец первой |
|||
|
|
строки, которая содержит “FRED”. |
||||
VLOOKUP("FRED"; A2:C9; 2; 1) |
87 |
Возвращает второй столбец послед- |
||||
|
|
ней строки, |
которая |
содержит |
||
|
|
“FRED”. |
|
|
|
|
VLOOKUP("Fran"; A2:C9; 3; 0) |
#N/A |
Данные не отсортированы , так что |
||||
|
|
должно |
быть |
точное |
совпадение. |
|
|
|
Совпадения не существует, таким об- |
||||
|
|
разом, возвращается ошибка. |
||||
VLOOKUP("Fran"; A2:C9; 3; 1) |
65 |
“Fran” не существует, таким образом, |
||||
|
|
возвращается третий столбец строки, |
||||
|
|
которая |
должна |
предшествовать |
||
|
|
“Fran”. |
|
|
|
|
VLOOKUP("Aaron"; A2:C9; 3; 1) |
#N/A |
“Aaron” предшествует первому эле- |
||||
|
|
менту таблицы, таким образом, воз- |
||||
|
|
вращается ошибка с отсортирован- |
||||
|
|
ным списком. |
|
|
|
|
Внимание Поведение для LOOKUP, HLOOKUP, VLOOKUP и MATCH одинаковое в режимах отсортированного диапазона. Когда ищется числовое значение,
168 |
Руководство по Calc |