Глава 11 Редактирование и рецензирование:

Рис. 154: Диалоговое окно Принять или отклонить изменения

3)Переходите последовательно от одного изменения к другому. При этом вы можете выбирать принять или отклонить каждое изменение.

Столбец Комментарий по умолчанию всегда содержит описание сделанного изменения. Если рецензент добавил комментарий к изменению, он будет выведен, а за ним последует описание изменения, как показано в первой строке на Рис. 154.

Объединение документов

Вы представили свой проект бюджета своему спонсору, но вы отослали его также одному из ваших помощников тренера. Они оба возвратили измененный бюджет в одно и то же время.

Вы могли бы просмотреть каждый документ и изменения по отдельности, но для экономии времени, вы желаете увидеть оба варианта одновременно.

Чтобы осуществить это, вы можете использовать возможность объединения документов, имеющуюся в Calc.

Описанные выше процессы эффективны, когда у вас есть одна рецензия. Иногда, однако, все рецензенты возвращают свои версии документа сразу. В этом случае, может быть быстрее проанализировать все эти изменения сразу, а не по очереди. Для этого, с помощью Calc, можно объединить эти документы.

Для объединения документов, необходимо, чтобы все измененные документы содержали в себе записанные изменения.

1) Откройте первоначальный документ.

Глава 11 Редактирование и рецензирование:

2)Выполните команду Правка > Изменения > Объединить документы (Рис. 146).

3)Откроется окно выбора файлов. Выберите необходимый для объединения файл и щелкните по кнопке Вставить.

4)После объединения документов откроется диалоговое окно Принять или отклонить изменения, как показано на Рис. 155, в котором будут отображены изменения, сделанные несколькими рецензентами. Если вам нужно объединить больше документов, закройте это диалоговое окно и повторите шаги 2 и 3.

Рис. 155: Принять или отклонить для объединенных документов

Теперь все изменения будут видны в одном документе и вы можете принять или отклонить их. Изменения разных авторов будут иметь разный цвет в таком документе, как показано на Рис. 156. В этом примере, все изменения от Peter имеют синий цвет, а от Gina красный.

Глава 11 Редактирование и рецензирование:

Рис. 156: Объединенные документы с разными цветами изменений

Сравнение документов

Иногда при совместной работе над документами, рецензенты могут забыть сделать запись своих изменений. Это не является проблемой для Calc. Если рецензент редактирует электронную таблицу и забывает записать свои изменения, Calc может найти эти изменения в процессе сравнения документов.

Чтобы сравнить необходимые документы, вы должны иметь первоначальный документ

иодин из измененных. Для их сравнения:

1)Откройте первоначальный документ, который вам надо сравнить с измененным.

2)Выполните команду Правка > Сравнить документы (Рис. 146).

3)Появится диалоговое окно открытия документа. Выберите в нем измененный документ и щелкните по кнопке Вставить.

Calc найдет и отметит изменения в следующем порядке:

•Все данные, которые есть в измененном документе и отсутствуют в первоначальном документе, считаются вставленными.

•Все данные, присутствующие в первоначальном документе, которых нет в измененном документе, считаются удаленными.

•Все не совпадающие данные считаются измененными.

После этого вы можете принять или отклонить изменения как обычно.