5 курс / ОЗИЗО Общественное здоровье и здравоохранение / Менеджмент_и_маркетинг_в_фармации_Ч_1_Мнушко_З_Н_,_Дихтярева_Н_М

2.2. Составляющие успешной деятельности фармацевтической организации

2.2. Составляющие успешной деятельности фармацевтической организации

Главным условием успешной деятельности организации является достижение ею своей цели. Тогда естественно предположить, что, достигнув цели, организация перестает существовать. На самом деле это не так, что станет ясно, если разобрать основные составляющие, или критерии, успешной деятельности организации.

Первейшей задачей большинства организаций является выживание, возможность существовать как можно дольше. При этом организациям нередко приходится менять свои цели либо расширять их соответственно меняющимся потребностям окружающего мира. Примером может служить, в том числе и для предприятий фармацевтического профиля, разработка новых видов товара и услуг, диверсификация

вдругие сферы деятельности, инвестирование капитала для развития предприятий своей или иных отраслей и т. д.

Следующей составляющей успешной деятельности организа-

ции является ее результативность и эффективность. Результативность,

с точки зрения управления, является следствием того, что организация, предприятие производят необходимые потребителю товары или оказывают нужные услуги. А условием эффективности является производство нужных товаров и услуг необходимого качества.

Количественным измерителем эффективности организации, предприятия является производительность — еще одна составляющая успешной деятельности. В общем понимании производительность — это отношение количества единиц на выходе к количеству единиц на входе.

Производительность на всех уровнях организации является важнейшим фактором для того, чтобы организация могла выжить и добитьсяуспехавусловияхконкуренции.Чемэффективнееорганизация, тем выше ее производительность. Однако большие объемы выпускаемой продукции еще не говорят о высокой производительности — ключевой составляющей производительности является качество. Потенциальный покупатель, у которого есть свобода выбора, естественно, предпочтет продукцию более качественную. Таким образом, больший объем продаж даст организации прирост денежных средств, которые можно вложить в ресурсы, лучшее оборудование и технологию, что

вдальнейшем будет способствовать повышению производительности.

Важным критерием успешной деятельности организации яв-

ляется практическая реализация управленческих решений. Успешным

41

Глава 2: Организация как объект управления

решением считается такое, которое реализуется практически, т. е. превращается в действие результативно и эффективно. Одной из мер успеха

вэтом плане является также оценка организации ее партнерами. Так,

вСША по результатам рейтинга среди трехсот специально отобранных компаний из тридцати трех отраслей промышленности на первом месте оказалась фармацевтическая компания «Мерк»; другая фармацевтическая компания «Джонсон и Джонсон» заняла восьмое место. Оценка осуществлялась по восьми основным характеристикам: качество управления, качество товаров и услуг, способность к нововведениям, отдача от долгосрочных инвестиций, финансовая устойчивость, способность привлечь и удержать талантливых людей, помочь им развиться, ответственность перед обществом в узком смысле этого слова, использование активов компании.

Деятельность аптек включает социальный и экономический аспекты, поэтому при оценке их эффективности используется системный подход.

Внастоящее время главным экономическим критерием деятельности аптек является их доходность. Но этот показатель не является вполне совершенным для оценки эффективности и определяется факторами, не зависящими от усилий, которые прилагают аптечные коллективы для выполнения плановых задач. Это уровень и структура цен, ассортимент товара в аптеке, перебои в системе снабжения и др.

Витоге основным показателем эффективности аптечной службы является наиболее полное лекарственное обеспечение населения и лечеб- но-профилактических учреждений.

Ваптечной службе эффективная организация работы, наряду с указанными общими критериями успешной деятельности субъекта хозяйствования, должна оказывать содействие выполнению двух основных задач:

1) сокращению до минимума затрат времени на приобретение лекарственных средств и других медицинских товаров при соответствующем уровне обслуживания;

2) сокращению затрат труда на изготовление лекарств и проведение других работ.

Основными направлениями повышения эффективности работы в аптечных учреждениях являются:

•улучшение организации и обслуживания рабочих мест;

•рационализация средств и методов труда, которые ускоряют и облегчают процесс изготовления и отпуска лекарств и других товаров;

•улучшение условий труда, разработка оптимальных режимов труда и отдыха;

•нормирование затрат труда при выполнении отдельных производственных операций;

•повышение культурно-технического уровня работников аптек и подготовка квалифицированных кадров;

42

2.3.Деятельностьруководителя.Функциииорганизацияработы...

•совершенствование форм разделения и кооперации работы, совмещение профессий, специальностей и функций в масштабах отделов аптеки;

•улучшение трудовой дисциплины, повышение уровня творческой активности работников;

•совершенствование организации труда вспомогательных работников;

•совершенствование форм и систем оплаты труда и экономического стимулирования;

•совершенствование труда управленческого персонала.

2.3.Деятельность руководителя.

Функции и организация работы заведующего аптекой

Управление — существенный компонент деятельности организации в достижении цели. Главная задача руководителя — организовать работу подчиненных соответственно их квалификации, способностям, наклонностям; строить, исходя из этого, модели организационных связей; следить за эффективным выполнением работ. Такая многоплановость труда руководителя требует выполнения им разнообразных, но взаимодополняющих функций: администратора, организатора, специалиста.

В роли администратора руководитель выполняет свои полномочия для обеспечения развития организации соответственно действующим законам и нормативным актам, разрабатывает и реализует кадровую политику.

Выполняя функции организатора, руководитель создает условия, необходимые для плодотворной деятельности коллектива в достижении общих целей; координирует действия подчиненных, занятых в процессах управления и производства.

Как специалист, то есть человек профессионально хорошо подготовленный, который владеет знаниями, опытом в конкретной сфере, руководитель призван правильно намечать задачи, компетентно анализировать и эффективно контролировать ход их реализации.

В связи с формированием новых социально-экономических задач предприятий современные руководители должны владеть качествами менеджеров. При этом к главным требованиям относятся: наличие широкого круга специальных знаний в области исследования рынка, маркетингового планирования, ценообразования, организации каналов сбыта, бухгалтерского учета, внешней торговли, трудового законодательства и т. п.; предприимчивость, то есть способность добиваться конкретных экономических и социальных целей, избирая оригинальные,

43

Глава 2: Организация как объект управления

нестандартные решения, связанные с хозяйственным риском; настойчивость, целеустремленность, стремление к обязательному достижению намеченных целей.

Как управленец менеджер должен:

•организовывать и планировать производство и реализацию продукции;

•принимать правильные управленческие решения;

•проводить деловые переговоры;

•отбирать и учить работников;

•руководить коллективом на уровне современных требований;

•побуждать работников к творческой деятельности, рационализации, изобретательству, отмечать и оценивать каждое достижение подчиненного;

•быть предельно объективным, независимо от своих вкусов;

•находить выход из конфликтных ситуаций и др.

Существует достаточно обширный список характеристик, которые способствуют эффективному руководству. К таким личностным качествамобычноотносятум,уровеньинтеллекта,уверенностьвсебе,целеустремленность, энергичность, инициативность, строгость и требовательность, вежливость, доброжелательное отношение к подчиненным и т. п.

Заведующий или директор аптеки как руководитель организует работу по лекарственному обеспечению населения и лечебно-профи- лактических учреждений, осуществляет руководство торгово-финан- совой и административно-хозяйственной деятельностью аптеки. Соответственно этому в его функции входит:

•лицензирование деятельности аптеки и контроль за соблюдением лицензионных условий;

•деловые контакты с государственными и контролирующими органами;

•обеспечение надлежащей организации всех торгово-произ- водственных и хозяйственных операций в аптеке;

•контроль за наличием ассортимента лекарственных препаратов, соблюдением правил их отпуска;

•организация снабжения аптеки лекарственными средствами

иизделиями медицинского назначения (ИМН);

•организация контроля качества лекарств;

•контроль за соблюдением правил отпуска лекарственных средств;

•контроль за соблюдением санитарного режима, правил хранения лекарств в аптеке и лечебных учреждениях;

•прием и увольнение работников, заключение договоров о материальной ответственности, утверждение графиков выхода на работу;

•отбор, расстановка, воспитание и повышение деловой квалификации кадров;

44

2.3.Деятельностьруководителя.Функциииорганизацияработы...

•внедрение прогрессивных форм работы;

•организация информационной работы;

•организация санитарно-просветительской работы среди насе-

ления;

•обеспечение выполнения всех хозяйственных и финансовых операций;

•организация правильного учета и отчетности, планирование деятельности аптеки;

•принятие управленческих решений по организационным и производственным вопросам, контроль их выполнения и др.

Кфункциям заместителя заведующего аптекой относятся: прием товара от поставщиков; оперативная связь с поставщиками, конт- рольно-аналитической лабораторией; составление заявок-заказов на лекарственные средства и ИМН; отпуск товара лечебно-профилакти- ческим учреждениям и структурным подразделениям аптеки; контроль за соблюдением фармацевтического порядка; составление графика выхода на работу и другие, определенные функционально-должностной инструкцией.

Качество управленческой деятельности оказывает непосредственное влияние на работу каждого сотрудника и успешность деятельности организации в целом. Одним из основных направлений повышения эффективности управленческой деятельности является ее разделение и кооперирование. Осуществляются они по трем признакам: технологическим, функциональным и профессионально-квалификационным.

Соответственно технологическим признакам труд кадров управления распределяется по видам работ согласно специализации работников.

Функциональное разделение и кооперация труда основываются на специализации при выполнении разных функций управления.

По профессионально-квалификационным признакам распределяются обязанности и разграничивается ответственность между работниками с учетом занимаемой должности, необходимой для этой квалификации.

Разделение и кооперирование управленческой деятельности в фармацевтической организации зафиксированы в должностных инструкциях, которые определяют организационно-правовое состояние руководителя любого уровня управления. Инструкция разрабатывается на основании Положения об определенной должности относительно конкретного работника с учетом его знаний, опыта, личных и деловых качеств, специфики работы аптеки.

в системе управления основным носителем информации является документ, составляющий специфический предмет и результат управленческой деятельности. По результатам некоторых исследований,

45

Глава 2: Организация как объект управления

на работу с документами руководитель тратит от 30 до 80% рабочего времени. Итак, организация документооборота прямо влияет на эффективность деятельности руководителя.

Среди факторов, влияющих на эффективность работы руководителя, важное место принадлежит планированию и повышению эффективности рабочего времени, а также психологическим аспектам управленческой деятельности.

Эффективность труда менеджера во многом зависит от организации его личной работы. Организуя других, руководитель, прежде всего, должен быть организован сам. Эта его работа называется самоменеджментом, т. е. самоорганизацией, самоуправлением. Самоменеджмент способствует повышению эффективности управления и улучшению результатов деятельности всего коллектива предприятия.

Главной целью организации личного труда менеджера является экономия его рабочего времени и максимальное использование собственных возможностей. Систему организации личного труда каждый менеджер устанавливает самостоятельно, исходя из конкретных условий, сферы деятельности, характера выполняемой работы, численности подчиненных сотрудников и др.

Основными составляющими самоменеджмента являются:

•организация рабочего места менеджера;

•оптимизация производственной среды на рабочем месте;

•анализ затрат рабочего времени;

•планирование менеджером своей работы;

•проведение деловых совещаний и заседаний и участие в них;

•организация публичных выступлений;

•прием посетителей и проведение деловых бесед (техника деловых контактов);

•организация информационного обслуживания работы менеджера, повышение им квалификации.

Правильная организация и рациональное оборудование рабочего места менеджера дают возможность рационально и с наименьшими затратами труда выполнять свои функции, плодотворно общаться с посетителями, сотрудниками и подчиненными, вести прием посетителей, поддерживать высокую работоспособность и рабочее настроение.

Планирование рабочего времени предусматривает ряд взаимосвязанных этапов: учет времени, анализ затрат, планирование рабочего дня.

К методам учета рабочего времени относятся фотография, самофотография, хронометраж, моментальное наблюдение, выбор которых зависит от поставленных целей.

46

2.4.Системаметодовуправления

Анализ затрат рабочего времени направлен на выяснение: а) действительно ли выполняемая работа отвечает должности, квалификации; б) не превышают ли затраты времени на выполнение работы рациональные нормы? По данным многих исследований, управленческие работники с высшим образованием 30–70% рабочего времени тратят на выполнение функций, которые не предусматривают высшего, а иногда и среднего специального образования.

Все это указывает на необходимость планирования рабочего времени руководителя, которое базируется на разработке определенного режима, соответствующих регламентов, графиков работ. Планирование должно осуществляться как на долгосрочную перспективу, так и на более короткий срок — неделю, день.

Планирование работы заведующего аптекой во многом определяется спецификой и объемом деятельности самой аптеки. Так, в план работы на месяц вносят, как правило, устоявшиеся управленческие функции: организацию информационной работы, разработку проекта финансово-экономического плана аптеки, составление отчета о торгово-финансовой деятельности, проведении инвентаризации и др.

План работы на неделю должен предусматривать проведение оперативных совещаний с заместителями заведующего аптекой и заведующими отделов относительно подведения итогов работы за минувшую неделю, их оценки, а также для определения задач на текущую неделю. Кроме того, в плане заведующему аптекой следует предусматривать приемные часы для населения и сотрудников аптеки по личным вопросам.

Рабочий день целесообразно начинать с контроля присутствия персонала аптеки на рабочих местах и готовности их к работе, потом уточнить содержание собственной деятельности в течение дня, изучить поступившую корреспонденцию, распределить ее между исполнителями, определить сроки выполнения связанной с этим работы и т. п.

Психологические аспекты эффективной управленческой деятельности определены знанием психологических сторон взаимодействия и общения людей в трудовых коллективах, умением применять эти знания в управленческой практике.

2.4. Система методов управления

Методы управления представляют собой совокупность способов и средств, с помощью которых осуществляется влияние на объект управления.

По характеру влияния различают методы непосредственного воздействия и косвенные методы. Перечень их приведен в табл. 2.1.

47

Глава 2: Организация как объект управления

Таблица 2.1

Методы управления аптечным предприятием

Экономические методы управления — это способы влияния на тру-

довую деятельность людей, основанные на сознательном использовании всей системы экономических законов и категорий.

К экономическим методам относятся планирование, материальное стимулирование, использование фондов развития производства, распределение прибыли, ценообразование, кредитование, осуществление материальных санкций, распределение капитальных вложений

инекоторые другие.

Спомощью экономических методов управления определяется программа деятельности производственных подразделений, осуществляется целенаправленное влияние на экономические интересы всего коллектива и каждого работника, создаются условия для творческой активности и инициативы работников.

Использование экономических методов разрешает влиять на повышение экономической эффективности производства и качества работы. Благодаря этим методам осуществляется влияние на процесс производства, реализацию и обмен на основании сравнения затрат

ирезультатов, затрат и общественных потребностей.

Использование экономико-математических методов разрешает давать качественную и количественную характеристику связей между явлениями, оказывает содействие утверждению более обоснованных управленческих решений.

Среди экономико-математических методов наиболее широкое распространение получили методы математического программирования. Так, с помощью линейного программирования в процессе обработки информации из великого множества возможных вариантов может быть избран оптимальный вариант управления.

48

2.4.Системаметодовуправления

В фармацевтической системе программирование и моделирование применяют при решении задач прогнозирования спроса на фармацевтические товары, объемов сбыта, организации снабжения, логистических процессов и др.

Динамическое программирование позволяет решать любую хозяйственную задачу поэтапно, с учетом фактора времени. Этот метод широко применяется при отраслевом долгосрочном планировании на уровне предприятия (объединения).

Методы организационного воздействия — это методы, которые опираются на власть руководителя, на его права, на присущую организации дисциплину и ответственность. Разумное администрирование всегда предусматривает использование средств стимулирования, убеждения, воспитания, развития инициативы.

Назначение организационных методов управления состоит в координации деятельности подчиненных в процессе решения намеченных задач. Этот процесс включает ряд последовательных этапов.

Первый этап организационного воздействия — постановка задачи, отдача распоряжения. При этом распоряжение должно иметь не только указания относительно задачи, но и предусматривать пути ее выполнения, ресурсы. Важнейшими компонентами этого этапа являются распределение обязанностей, установление порядка работы, предоставление исполнителю полномочий.

Обязанность — это определенный круг действий, возложенных на любое лицо и безусловных к выполнению. При распределении обязанностей руководствуются, прежде всего, критериями эффективности и другими обстоятельствами, а именно: особенностями собственно задач, субъективными особенностями исполнителей (например, провизором-информатором или медицинским представителем фармацевтического предприятия не может быть человек замкнутый, несклонный к общению, хмурый).

Очень важной проблемой является соблюдение баланса между задачей и правами исполнителя, а также между задачей и ресурсами в широком смысле слова (кадры, средства производства, финансы, знания, привычки и т. п.).

Следующий этап — установление ответственности. Исполнитель должен знать, какие вообще мероприятия и по отношению к кому может применять руководитель, он должен иметь представление о степени ответственности в конкретном случае.

Важное значение имеет инструктаж. Это обобщенное понятие, которое характеризует разъяснение, убеждение, обучение.

49

Глава 2: Организация как объект управления

Еще один этап организационного воздействия — отдача распоряжения во время работы. При этом предлагается учитывать следующее:

•распоряжения должны быть объективно необходимыми, они должны вытекать из существующего состояния вещей, а не из стремления «командовать»;

•распоряжения не должны наносить ущерба авторитету руководителя в глазах подчиненных;

•распоряжения должны учитывать особенности отдельных исполнителей: квалификацию, активность, опыт, личные качества;

•распоряжения должны развивать самостоятельность и инициативу работников.

Важным этапом управленческой деятельности является учет хода работы. Руководитель должен установить, когда и какая информация может поступать, кто ее представляет. И последнее: контроль выполнения и подведение итогов. На исполнителя отрицательно действует, если по какой-то части задач руководитель не подводит итогов. Это ослабляет исполнительскую дисциплину, снижает инициативу работника.

В зависимости от форм и задач различают такие виды организационной деятельности: отбор, расстановка, работа с кадрами; организационное нормирование; оперативное планирование; доведение задач к исполнителям; организационный инструктаж; организационная распорядительность; контроль выполнения; организационный анализ; организационное проектирование.

Отбор, расстановка и работа с кадрами предусматривает разработку методик и профессиограм для оценки при приеме на работу деловых качеств работника, квалификационных таблиц и справочников; типовых документов для оформления приема на работу и учета кадров; разработку документации относительно аттестации и тарификации кадров; учет кадров; периодическую аттестацию руководителей и специалистов; разработку методик относительно регулирования кадров; создание кадрового резерва.

Организационное нормирование — это использование при управлении норм, правил, инструкций, которые являются базой для организации процесса управления.

Организационное планирование призвано определять исполнителей отдельных процессов, сроки выполнения и необходимые ресурсы. Конечным результатом организационного планирования является организационный план управленческой деятельности.

50