5 курс / ОЗИЗО Общественное здоровье и здравоохранение / Менеджмент_и_маркетинг_в_фармации_Ч_1_Мнушко_З_Н_,_Дихтярева_Н_М

4.5.Документооборотфармацевтическихорганизаций

Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел, которая представляет собой систематизированный список (перечень) наименований дел с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел утверждается вышестоящей организацией и действует в течение ряда лет, однако ежегодно уточняется и, если необходимо, перерабатывается и переутверждается. Каждое дело в номенклатуре имеет свой определенный индекс (номер). На каждое перечисленное в номенклатуре дело к началу года заводится папка, на обложке которой указывается наименование учреждения, его структурное подразделение, заголовок, индекс и сроки хранения. В папку вкладываются документы на протяжении года, то есть идет процесс формирования дел. Если появляются новые документы, не предусмотренные номенклатурой, для них необходимо завести самостоятельные дела, а их название внести в номенклатуру дополнительно.

При формировании дел руководствуются следующими правилами:

•документы вкладываются в дело только в одном экземпляре (оригинал);

•группируются документы только за один год (исключая переходящие, служебные и личные дела);

•документы внутри дела располагаются в порядке разрешения вопросов, хронологии, алфавита, индексации и т. п.;

•документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела;

•каждое дело не должно содержать более 250 листов; если их более 250, то следует начинать формирование тома (части);

•данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются;

•степень исполнения документов характеризуется коэффициентом исполнения, исчисляемым по формулам:

Kисп = ДДи 100%→100%,

общ

где

•Ди — количество документов, исполненных в течение анализируемого периода;

•Добщ — общее количество документов, подлежащих исполнению за тот же период;

•Дни — количество документов, не исполненных за анализируе-

мый период.

141

Глава 4: Коммуникативные процессы в управлении

Все документы по срокам хранения делятся на три группы:

•постоянного хранения;

•долговременного хранения (свыше 10 лет);

•временного хранения (до 10 лет).

Основными задачами экспертизы ценности документов являются:

•определение состава документов, подлежащих государственному хранению;

•установление сроков хранения документов, не подлежащих передаче в государственный архив;

•отбор документов с истекшим сроком хранения, подлежащих уничтожению.

Экспертиза ценности документов осуществляется экспертной комиссией в составе 3–5 человек, которая назначается приказом руководителя данной организации. Создается такая комиссия по мере надобности, но не реже чем дважды в год.

Заседание экспертной комиссии протоколируется. На документы постоянного хранения составляется опись дел в 4-х экземплярах, долговременного хранения — в 2-х. На документы, подлежащие уничтожению, составляется акт в одном экземпляре, который утверждается руководителем организации. Акт должен быть рассмотрен на заседании экспертной комиссии, подписан ее председателем с указанием способа уничтожения (сдача в утильсырье либо уничтожение путем сожжения). На документы, подлежащие уничтожению путем сдачи

вутильсырье, должна быть получена накладная (по массе), которая будет являться отчетным документом.

Проведение экспертизы ценности документов значительно облегчает их предварительное деление на 3 группы — основную, оперативную и по личному составу.

Основная документация наиболее полно отражает деятельность учреждения по выполнению возложенных на него задач и включает организационные, распорядительные и справочно-информационные документы. Вся документация, относящаяся к этим группам, подлежит постоянному хранению.

Оперативная документация содержит сведения, необходимые для текущей практической деятельности, для них устанавливаются временные сроки хранения. Сюда относятся документы по учету и отчетности.

Продолжительность хранения документов определена в специальных перечнях. Типовые перечни разрабатывает и утверждает Главное архивное управление страны, ведомственные — руководители

142

4.6.Учетирассмотрениепредложений,заявленийижалоб

отдельных ведомств. Сроки хранения документов исчисляют с 1 января года, следующего за годом окончания дела. По истечении установленного срока хранения дела и регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы организации передают в ведомственный архив на постоянное или временное хранение.

4.6.Учет и рассмотрение предложений, заявлений и жалоб

Вделопроизводстве учреждений фармацевтического профиля

всилу все возрастающей социальной их значимости важное место занимает работа с предложениями, заявлениями и жалобами граждан.

Этот вид делопроизводства состоит из следующих этапов:

• получение и регистрация предложений, заявлений и жалоб;

• направление данных документов на рассмотрение;

• контроль за сроками исполнения;

• своевременный ответ автору о результатах рассмотрения;

• учет поступивших предложений, заявлений и жалоб с целью последующего их анализа и работы с ними; выяснения причин, порождающих жалобы.

Регистрация жалоб и заявлений проводится в Книге отзывов

ипредложений, которую ведут все предприятия розничной торговли независимо от формы собственности. Работник торгового предприятия, действия которого вызвали нарекания, должен не позже следующего дня поставить в известность об этом руководителя предприятия или его заместителя и дать письменное объяснение по поводу его возникновения. Руководитель торгового предприятия или его заместитель обязан в недельный срок рассмотреть запись, внесенную в Книгу отзывов и предложений, разобраться по сути вопроса и принять необходимые меры по устранению недостатков и нарушений в работе предприятия или по реализации высказанных предложений.

Руководитель предприятия или его заместитель по результатам рассмотрения заявления должен дать в Книге отзывов и предложений на обратной стороне заявления покупателя (посетителя) информацию о мерах, которые предприняты, и в недельный срок направить письменный ответ заявителю по указанному им адресу.

Копииписем,которымиданответпокупателю(посетителю),сохраняются у руководителя предприятия или его заместителя в течение года.

Если для осуществления мер по устранению недостатков или выполнения предложений необходимо больше семи дней, то руководитель предприятия или его заместитель устанавливает другой срок исполнения, но не больше 15 дней, о чем отмечается в Книге отзывов

ипредложений.

143

Глава 4: Коммуникативные процессы в управлении

Книга отзывов и предложений является документом строгой отчетности. Срок хранения Книги, которая полностью заполнена, — один год. Книга отзывов и предложений, которая не полностью заполнена в течение календарного года, является действительной в следующем году, о чем делается соответствующая запись в Книге.

Ежеквартально проводится анализ всех обращений и сроков их рассмотрения, что позволяет руководителю хозяйствующего субъекта получить ясное представление о причинах возникновения жалоб и принять меры для их устранения и предупреждения.

4.7. Менеджмент и информатика

Управление с точки зрения технологии представляет собой процесс получения, обработки и передачи информации. Работа менеджера связана с большой информационной нагрузкой, особенно в моменты принятия управленческих решений. При этом перед ним стоит не только задача получения информации, ее переработки, а также генерирования и передачи новой производственной информации в виде управленческого воздействия. Так, для своевременного принятия решений в сфере производства товаров необходим широкий спектр информационного обеспечения о всех направлениях науки и техники, относящихся к продукции, которая выпускается. Руководитель должен иметь достоверные данные о наиболее усовершенствованных способах производства, о промышленной реализации технических новинок, техническом уровне зарубежных аналогов товаров, о достижениях смежных отраслей и ведомств.

Эффективность работы фармацевтических организаций в значительной степени зависит от полноты и достоверности информации, способствующей успешному решению многих задач управления. Руководителям оптовых фирм и аптек необходимо иметь информацию о новейших достижениях науки в области создания и выпуска новых лекарственных препаратов, сложившейся конъюнктуре рынка, соотношении спроса и предложения на отдельные препараты внутри фармакологических групп, ассортиментной политике, потребителях и конкурентах, директивных указаниях вышестоящих органов управления и др. В связи с развитием децентрализованных поставок товаров аптечного ассортимента перед руководителями аптечных предприятий встает вопрос о наиболее выгодном выборе поставщиков, для чего необходима полная информация о выпускаемой продукции и ее цене, об оптово-посреднических предприятиях, условиях сотрудничества с ними, о рейтинге и надежности фирм и т. п.

Чтобы руководители и специалисты получали сведения о научнотехнических достижениях в максимально короткие сроки, необходима

144

4.7.Менеджментиинформатика

совершенная организация научно-технической деятельности. Это стало возможным с появлением новой научной дисциплины — информатики. Она изучает структуру и свойства научной информации, ее теорию, историю, методику и организацию. Целью информатики является разработка оптимальных способов и средств сбора, представления, аналитико-синтетической обработки, хранения, поиска и распространения научной информации.

Поскольку для решения задач управления требуется обработка больших информационных массивов, весьма актуальным является вопрос повышения эффективности информационного обеспечения.

Эффективность информационных процессов в управлении во многом определяется степенью их автоматизации. В последнее десятилетие главным направлением перестройки менеджмента и его радикального усовершенствования стало массовое использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управ- ленческих технологий. Согласно определению, принятому ЮНЕСКО, информационная технология — это комплекс взаимосвязанных научных, технологических, инженерных дисциплин, имеющих своим основным предметом методы эффективной организации труда людей, занятых обработкой и хранением информации; вычислительную технику и методы организации ее взаимодействия с людьми и производственным оборудованием, их практические приложения и связанные с этим социальные и культурные проблемы.

Особое значение для перестройки системы управления имеет внедрение информационного менеджмента, значительно расширяющее возможности эффективного использования организациями информационных ресурсов. Развитие информационного менеджмента связано с организацией системы обработки данных и знаний, последовательного их развития до уровня интегрированных систем управления, охватывающих все уровни управления компании: от общего руководства до управления производственными процессами. При этом все уровни взаимосвязаны, и обратная связь, начинающаяся с нижних уровней, способствует принятию необходимых управленческих решений на более высоких уровнях. Полная интегрированная автоматизация менеджмента предполагает охват таких ин- формационно-управленческих процессов, как связь, сбор, хранение и доступ к необходимой информации, ее анализ, подготовка текста, поддержка индивидуальной деятельности, программирование решения специальных задач.

145

Глава 4: Коммуникативные процессы в управлении

4.8. Современные технические средства в управлении

На базе развития теории и практики информатики, а также использования традиционных технических средств в сочетании с новейшими компьютерными комплексами все шире развертывается работа по автоматизации управленческой деятельности.

Основными направлениями автоматизации информационноуправленческой деятельности являются:

•автоматизация обработки текстов путем внедрения систем для обработки текста;

•автоматизация обмена информацией (коммуникации), включающая АТС, находящуюся непосредственно в учреждении, «электронную почту», видеотерминальные системы, локальную сеть, телекопировальные аппараты, видеоинформационные системы;

•автоматизация деятельности руководителей на базе компьютерных систем, оказывающих помощь в принятии решения; электронных секретарей; создания и внедрения интегрированной внутренней системы, требующей коренной перестройки организации деятельности менеджеров всех уровней.

Техническую основу информатизации менеджмента создают компьютеры высоких поколений и современные средства связи.

Персональные компьютеры, объединенные в сети, могут использоваться для электронной обработки информации, электронной почты, доступа к общим базам данных и знаний, решения индивидуальных научно-технических задач.

Внедрение персональных компьютеров в систему управления имеет ряд преимуществ, среди которых компактность, простота их установки и эксплуатации, возможность оперативного использования, изменение программ и информационной базы данных.

Текстообрабатывающие системы являются проблемно-ориенти- рованными компьютерными системами, имеющими большие функциональные возможности. К ним относятся автономные (однотерминальные) системы, системы коллективного пользования (многотерминальные), до 1000 рабочих мест, компьютеры с текстообрабатывающим программным обеспечением.

Копировальные машины обеспечивают автоматическое двухстороннее копирование (в любых объемах) на обычной бумаге. Имеют микропроцессорное управление, высокую производительность, возможно также цветное копирование.

Коммуникационные средства, телефонная техника обеспечивают телефонную коммуникацию с микропроцессорным управлением,

146

4.8.Современныетехническиесредствавуправлении

передачу данных и текстов. Аппараты коммуникации представляют комбинацию телефона, микрокомпьютера, электронных часов и модема, в связи с чем могут использоваться как электронный блокнот. Наличие всестороннего модема обеспечивает доступ абонента через телефонные сети к базам и банкам знаний.

Средства для автоматизации ввода архивных документов и поиска информации, к которым относятся нетрадиционные носители информации: магнитные диски и ленты, микрофильмы, диски с оптическими записями. Для сохранения поступающей с вывода электронно-вы- числительной машины (ЭВМ) информации и последующего ее поиска применяются автоматизированные микрофильмовые системы.

Средства микрографии в сочетании с ЭВМ и техникой связи создают материально-техническую базу высокоавтоматизированного учреждения. Для хранения большого количества информации перспективными являются оптические запоминающие устройства с передачей информации посредством лазерного луча.

Видеоинформационные системы применяются для автоматизированного обслуживания, сочетающего возможности электронно-вы- числительной техники, техники связи и телевизионных приемников. Существуют системы двух видов: «телетекст» работает в одном направлении — от источника к потребителю, воспроизводит информацию на экране; «видеотекст» функционирует в интерактивном режиме, где абонент, работая с компьютером, может уточнять запросы.

Локальные компьютерные сети обеспечивают электронный обмен информациейидоступкцентральнымбазамданных,атакжеколлективное использование имеющегося в организации дорогостоящего периферийного оборудования. В состав локальных сетей включаются также персональные компьютеры. В результате обеспечивается автономная обработка информации на месте ее возникновения и возможность индивидуального доступа к общим информационным ресурсам, охваченным сетью.

Интегрированные сети учреждения имеют следующие функции: обработка данных и текстов, передача информации, автоматизированный ввод информации в архив и поток этой информации, оказание помощи руководителю в принятии решения. В их состав входят терминальные устройства на отдельных рабочих местах (компьютерные терминалы, персональные компьютеры, электронные пишущие машины и др.); устройства коллективного использования (печатающие устройства, электронные архивирующие устройства, копировальные аппараты и т. д.). Связь этих устройств в составе одной системы осуществляется через большую центральную ЭВМ, локальную сеть, цифровые АТС учреждения, обычную телефонную сеть.

147

Глава 4: Коммуникативные процессы в управлении

ЭВМ используются в управлении преимущественно при научнотехнических расчетах, обработке информации (в том числе — планировании, учете, прогнозировании и др.), автоматическом управлении.

Применение ЭВМ в управлении связано с необходимостью обработки экономической информации, переходом от использования ЭВМ для научно-технических расчетов к созданию информационноуправленческих систем (ИУС) (рис. 4.3).

В последние десятилетия в деловом мире экономически высокоразвитых стран по-настоящему осмыслено значение технологических сторон управления как главного связующего звена между целями, принципами руководства и экономическим механизмом. Перестройка технической и технологической базы управления способствует действенному проведению в жизнь эффективных управленческих решений в сфере производства и сбыта, обеспечивает качественно новые функциональные возможности работы административно-управ- ленческого аппарата всех уровней.

Рис. 4.3. Сферы применения систем, управляемых ЭВМ

4.9.Автоматизированные системы управления

иинформационно-управленческие системы в фармации. Перспективы автоматизации и компьютеризации управленческих процессов в фармации

Высшей формой комплексного использования технических и технологических средств информации с целью повышения эффективности управления производственной, административной деятельностью организации, роста производительности труда, совершенствования методов планирования и регулирования процессами управления явля-

ются автоматизированные системы управления (АСУ).

148

4.9.Автоматизированныесистемыуправленияиинформационно-управленческие...

АСУ могут характеризоваться как совокупность взаимосвязанных экономико-математических методов и средств научного управления различными сферами человеческой деятельности. Они повышают обоснованность принимаемых управленческих решений, оперативность и надежность управленческой деятельности в целом.

Особенностью построения современных автоматизированных систем управления является иерархичность, соответствующая многоуровневой организации системы управления экономикой. При этом все уровни взаимосвязаны, что позволяет осуществлять объединение ресурсов, синхронизацию целевых комплексных программ, направленных на развитие той или иной отрасли.

Проектирование АСУ предполагает проведение разработок по ряду составляющих частей, обеспечивающих определенные процессы функционирования системы в целом. Выделяют следующие виды обеспечения АСУ: информационное, математическое и программно-техни- ческое. Информационное предусматривает подготовку статистических сведений и первичной документации; инструкции подразделениям и лицам, связанным с функционированием системы; экономические расчеты и др. Математическое обеспечение состоит в установлении математических и логических зависимостей между осуществляемыми показателями и осуществляется инженерами — постановщиками задач для АСУ. Программно-техническое обеспечение включает ЭВМ, средства связи, пакеты программных комплексов.

Внастоящее время, когда накоплен значительный опыт организации, переработки информации на ЭВМ, автоматизированные системы управления призваны обеспечивать продвижение любых типов информации об управляемых объектах и о внешней среде, поступлении информации о новых методах и средствах работы, о новых явлениях

впроизводстве, экономике, науке и технике для обеспечения более высокого современного уровня управления, а также накапливать, хранить и обновлять всю информацию, обеспечивая поиск необходимых сведений и их анализ.

Основной комплекс задач, решаемых АСУ, представлен на рис. 4.4. Использование ЭВМ в медицинских исследованиях и обработке их результатов, компьютеризация методов диагностики заболеваний,

автоматизация статистических процессов явились предпосылкой к созданию автоматизированных систем управления в здравоохранении.

Взависимости от конкретных задач отраслевые АСУ здравоохранения подразделяются на системы организационного управления, предназначенные для автоматизированной обработки статистических

149

Глава 4: Коммуникативные процессы в управлении

сведений, историй болезни, формирования информационно-спра- вочных систем, анализа качества медицинского обслуживания и др.; системы управления медицинскими процессами, которые позволяют осуществлять автоматизированный контроль за состоянием тяжелобольных, поддержание жизнедеятельности организма при угрожающих состояниях, обработку лабораторных исследований и т. д.

ККомплексзадачАСУАСУ

Рис. 4.4. Комплекс задач АСУ

АСУ «Фармация» предусматривает комплекс задач, направленных на улучшение лекарственного обслуживания населения: организацию эффективного лекарственного снабжения на основе анализа и планирования потребности в лекарственных препаратах и изделиях медицинского назначения; учет товарных запасов и их движения во всех звеньях сбытовой системы; контроль за деятельностью поставщиков товаров медицинского и аптечного ассортимента; выполнение управленческих задач, связанных с планово-финансовой деятельностью, бухгалтерским учетом, учетом кадров, информационно-справоч- ным обеспечением и т. д.

В отличие от АСУ, используемых на разных уровнях иерархии уп-

равления, информационно-управленческие системы (ИУС) служат для информационного обеспечения управленческих функций руководителей конкретных организаций. Цель ИУС состоит в том, чтобы помочь руководителям справиться с потоком информации внутри и вне организации, учитывать ее воздействие на деятельность организации и принимать эффективные решения.

Информационно-управленческая система не является всеобъемлющей интегрированной системой сбора, хранения и распространения информации как АСУ, а скорее состоит из ряда информационных систем, каждая из которых служит для обеспечения принятия решений в какой-либо конкретной области. То есть ИУС принимает во внимание различия между уровнями управления, сферами действия, а также

150