5 курс / ОЗИЗО Общественное здоровье и здравоохранение / Менеджмент_и_маркетинг_в_фармации_Ч_1_Мнушко_З_Н_,_Дихтярева_Н_М

4.9.Автоматизированныесистемыуправленияиинформационно-управленческие...

внешними обстоятельствами и дает каждому руководящему работнику информацию того типа и качества, которая ему необходима. При этом ИУС не обязательно предполагает использование компьютеров.

Для формирования эффективных ИУС все виды управленческой деятельности в зависимости от информационных потребностей руководителей разделены на три категории:

•стратегическое планирование;

•управленческий контроль;

•оперативный контроль.

Эти категории деятельности примерно соответствуют функциональным обязанностям руководителей высшего, среднего и низового звеньев.

Информационное обеспечение первой категории управленческой деятельности включает, как правило, вопросы будущего взаимодействия междуорганизациейисредойотносительноизмененияеецелей,использования и размещения ресурсов для достижения этих целей и др.

Информация для управленческого контроля необходима руководителям и высшего, и среднего звеньев и должна поступать как из внутренних, так и из внешних источников. Обусловлено это тем, что данная категория управленческой деятельности направлена на производство и требует информации о работе подразделений, производительности, конкурентах и др.

Информация для целей оперативного контроля должна быть точной, узкоспециальной, поступать почти всегда из внутренних источников, поскольку призвана способствовать эффективному и квалифицированному выполнению конкретных задач подразделений или организации в целом.

Общие подходы к проектированию ИУС предполагают пять этапов.

1.Анализ системы принятия решений. Процесс начинается с определения всех типов решений, для принятия которых требуется информация. При этом должны учитываться потребности каждого уровня управления и функциональной сферы.

2.Анализ информационных потребностей — позволяет установить, какой конкретно тип информации требуется для принятия каждого решения.

3.Агрегирование решений — предполагает их группировку согласно задачам управления и соответствующую координацию ИУС.

4.Проектирование процесса обработки информации — состоит

вразработке реальной системы сбора, хранения, передачи и модификации информации.

151

Глава 4: Коммуникативные процессы в управлении

5. Проектирование и контроль за системой контроля — заключается в создании и воплощении системы, служащей для оценки выдаваемой ИУС информации и позволяющей распознавать и исправлять замеченные ошибки.

Таким образом, эффективность ИУС зависит от того, учтены ли на этапе проектирования потребности конкретных руководителей, обучены ли пользователи работе с ИУС, от степени экономичности самой системы и др. Кроме того, эффективности ИУС способствуют достижения в области технологии обработки информации, внедрение компьютеров в управленческий процесс.

Автоматизированные системы информационного обеспечения управленческойдеятельностидолжныспособствоватьсвободномудоступу руководителя к информации, возможности анализировать, оценивать ее полноту и пригодность для обоснования принимаемого решения, в диалоговом режиме участвовать в процессе принятия решений.

Широкое распространение в фармации получили автоматизи-

рованные информационно-поисковые системы (АИПС) о лекарственных средствах. С целью повышения оперативности, полноты и точности информационного обслуживания медицинских и фармацевтических работников, оказывающих специализированную помощь, были созданы АИПС о лекарственных средствах, применяемых в пульмонологи, гастроэнтерологии, психоневрологии, стоматологии, дерматологии и др.

Мощным импульсом реализации и развития диалоговых режимов управленческого работника с ЭВМ являются широко создаваемые в последнее время автоматизированные рабочие места (АРМ).

АРМ — это оснащенное средствами вычислительной техники рабочее место руководителя или специалиста для осуществления автоматизированной переработки и отображения информации, необходимой для выполнения производственных заданий.

В соответствии с функциональными обязанностями пользователя обычно выделяются три типа АРМ: первых руководителей, то есть лиц, принимающих решения; функциональных работников аппарата управления, осуществляющих подготовку и реализацию решений; диспетчеров (референтов) по сбору и подготовке информации для принятия решений и управления процессами их реализации. АРМ руководителя должно быть многофункциональным, то есть обеспечивать возможность автоматизированного выполнения всех необходимых операций с любыми формами информации: тексты, графики, видео- и звукозаписи. Для этого все сведения должны накапливаться в соответствующих базах данных АРМ и извлекаться из них в режиме диалога с ЭВМ.

152

4.9.Автоматизированныесистемыуправленияиинформационно-управленческие...

Наиболее эффективными и перспективными в качестве конечных вычислительных устройств считаются проблемно-ориентирован- ные автоматизированные рабочие места управленческого персонала (АРМ - У), обеспечивающие реализацию следующих функций:

•сбор, контроль, регистрация и хранение данных;

•эффективный доступ к информации, ее оперативная обработка и отображение;

•решение в диалоговом режиме функциональных задач пользователей;

•оперативный доступ к базам данных других ЭВМ;

•доведение до объектов управления соответствующего управленческого воздействия;

•информационное обслуживание совещаний. Альтернативными вариантами существующих организационных

АСУ в настоящее время выступают системы автоматизированных рабочих мест (САРМ), которые представляют собой функциональноориентированные АРМ, организованные на базе персональных ЭВМ и объединенные в локальные вычислительные сети.

САРМ обладают высокой эффективностью, проявляющейся в быстрой реакции на внешние воздействия (работа в реальном масштабе времени), возможностью оперативной обработки информации и высоким уровнем автоматизации машинного обмена данными.

Представляя собой качественно новую организационную форму использования вычислительной техники, САРМ обеспечивают переход к автоматизации процессов подготовки и принятия управленческих решений на новой технологической основе. Кроме того, функцио- нально-ориентированные САРМ, обладая развитыми возможностями выполнения информационно-поисковых и расчетно-логических работ, приобретают характерные черты экспертных систем.

В аптечных предприятиях и получивших распространение аптечных сетях особое значение имеет автоматизированная система учета товародвижения. В такой системе автоматизирован процесс розничных продаж и других видов отпуска товаров. В системе комплексной автоматизации аптек выделяют модули учета льготных рецептов, модули размещения информации в различные справочные системы, модули аналитической обработки информации, могут быть включены модули бухгалтерского учета и взаиморасчетов с поставщиками.

Информационно-технологическое обеспечение процесса товародвижения в аптеке позволяет значительно сократить время на обработку учетно-отчетной документации, более точно обосновать заявку на товары аптечного ассортимента и оптимизировать товарные запасы, контролировать своевременную реализацию лекарственных средств

153

Глава 4: Коммуникативные процессы в управлении

с ограниченным сроком годности, исследовать рынок поставщиков медицинской продукции с целью их выбора для заключения договоров, вести расчеты с поставщиками товара, осуществлять контроль и анализ эффективности работы структурных подразделений и сотрудников аптеки, информировать население о наличии лекарственных средств в аптеке.

Технология труда руководителя характеризуется тем, что он должен завершить весь процесс работы с информацией и на основе предложенных проектов принять по данному вопросу окончательное решение. Полнота и достоверность информации существенно влияют на эффективность решения.

Руководитель оптово-посреднического фармацевтического предприятия или аптеки должен располагать полным объемом управленческой, научно-технической, экономической, социальной информации. Благодаря внедрению автоматизированного рабочего места он может получать необходимые оперативные сведения в должном объеме.

Экономический эффект от внедрения АРМ возникает за счет снижения трудоемкости обработки и анализа информации.

Перспективнымнаправлениемсовершенствованияуправленческих процессов является повсеместное создание компьютерных сетей, внедрение новых технологий, экспертных систем (систем знаний), автоматизированных обучающих систем (АОС), использование сети Internet.

Вопросы для повторения

1.Дайте определение понятия «коммуникации».

2.Приведите структуру организационных коммуникаций.

3.Назовите составляющие внешних коммуникативных связей аптечных и фармацевтических предприятий.

4.Какая структура внутренних коммуникаций фармацевтических организаций?

5.Укажите основные элементы и этапы коммуникационного процесса по упрощенной модели.

6.Объясните каждый этап коммуникативного процесса по упрощенной модели.

7.Какие преграды возникают в ходе обмена информацией в организации?

8.Назовите препятствия на пути межличностного информационного обмена.

9.Назовите методы повышения эффективности коммуникативного процесса в организации.

154

4.9.Автоматизированныесистемыуправленияиинформационно-управленческие...

10.Назовите формы делового общения.

11.Раскройте особенности и процесс организации собраний, совещаний, деловых бесед, телефонных переговоров, обхода рабочих мест, приема посетителей.

12.В чем состоит специфика делового общения провизора (фармацевта) с клиентом (посетителем, покупателем)?

13.Что такое «документ»? По каким параметрам классифицируют управленческие документы?

14.Приведите примеры наиболее распространенных для аптечных и фармацевтических предприятий организационно-распоряди- тельных документов.

15.Дайте определение делопроизводства. Какие существуют системы делопроизводства?

16.Дайте определение документооборота. Какие виды документооборота выделены для предприятий фармацевтического профиля?

17.Назовите и опишите основные этапы документооборота для входящей и исходящей корреспонденции.

18.В чем состоит экспертиза ценности документов?

19.Дайте определение терминов «технология управления», «информационная технология», «информатика менеджмента».

20.Какие основные направления автоматизации информацион- но-управленческой деятельности?

21.Перечислите современные технические средства автоматизации информационно-управленческой деятельности.

22.В каких сферах управленческой деятельности используется

ЭВМ?

23.Что представляют собой автоматизированные системы управления (АСУ)? Каковы их задачи, особенности построения, требования к ним?

24.Укажите основные направления использования АСУ в здравоохранении и в фармации.

25.В чем состоят отличительные особенности информацион- но-управленческих систем (ИУС)? Каковы основные этапы проектирования ИУС?

26.Опишите назначение автоматизированных рабочих мест (АРМ), назовите их типы.

27.Назовите сферы использования АРМ в деятельности аптечных предприятий. Какие задачи они при этом выполняют?

155

Глава 4: Коммуникативные процессы в управлении

тесты

1.Какомупонятиюотвечаетопределение:«…—этопроцессдвусто- роннего обмена идеями, информацией, приводящий к взаимопониманию»?

2.Какой тип организационных коммуникаций предполагает распространение информации о сокращении численности работников, изменениях в структуре организации, новых средствах организационного воздействия, перемещениях по службе и т. д.?

а) внешние; б) горизонтальные;

в) неформальные; г) вертикальные.

3.Какому типу организационных коммуникаций соответствует передача информации с использованием докладных записок, объяснительных записок, отчетов и т. д.?

а) внешние; б) вертикальные по нисходящей;

в) вертикальные по восходящей; г) горизонтальные; д) неформальные.

4.Закончить перечень основных элементов коммуникативного процесса:

а) отправитель информации; б) сообщение; в) канал передачи информации;

г) ………………..

5.Закончить перечень этапов коммуникативного процесса:

а) зарождение идеи; б) кодирование информации и выбор канала передачи;

в) передача информации;

г) ………………..

6. Дополнить перечень понятий, с которыми связано возникновение препятствий в межличностных коммуникациях:

а) восприятие;

б) ……………….;

в) обмен невербальной информацией; г) некачественная обратная связь; д) неумение слушать.

156

4.9.Автоматизированныесистемыуправленияиинформационно-управленческие...

7. Установить соответствия:

А. Собрания Б. Совещания

а) цели носят оперативный характер, предусматривают внесение корректив в текущую деятельность;

б) цели состоят в подведении итогов, формировании планов на будущее;

в) круг участников ограничен специалистами, ответственными или заинтересованными лицами;

г) в обсуждении участвует весь персонал; д) обсуждаемые проблемы связаны с текущими конкретными

вопросами; е) обсуждению подлежат общие, накопившиеся за определенный

период вопросы.

8.Какому понятию отвечает данное определение: «… — это зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу»?

9.Дополнить перечень функций документа:

а) информационная; б) управленческая;

в) ………………...; г) …………………;

д) историческая.

10.Закончить перечень основных видов документов:

а) организационные; б) распорядительные;

в) информационно-справочные; г) по кадровому составу;

д) .………………………

11.Какому понятию отвечает определение: «… — это движение всех документов в организации от момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки»?

12.Установить соответствие этапов документооборота видам управленческой документации:

А. Входящие Б. Исходящие и внутренние

а) составление проекта документа; создание документа; согласо-

вание; подписание; регистрация; отправка или подшивка в дело; б) обработка документа; регистрация; передача для исполнения;

исполнение; отправка, подшивка в дело.

157

Глава 4: Коммуникативные процессы в управлении

13.Установить соответствие типа документооборота аптечных предприятий и его сути:

А. Фармацевтический Б. Научный В. Управленческий

а) движение в организации научно-технической документации; б) организация учета и целенаправленного движения информа-

ционных документов по разным аспектам лекарственных средств; в) движение разнообразной по характеру информации, которая

обеспечивает выполнение аптечными предприятиями организационной, плановой и управленческой функций.

14.Упорядочить этапы документооборота входящих документов: 1)..... 2)..... 3)..... 4).....

15.Вставить пpoпущенные слова в формулировку: Регистрация входящих документов осуществляется в 1)…….., а исходящих в 2)........

16.Вставить пропущенные слова в формулировку: Под документооборотом понимают 1)……..документов в учреждении с момента 2).......

до момента 3)………

17.Перечислить этапы документооборота исходящих документов: 1)…………... 2)….……….. 3)…….…….. 4)….……….. 5)…….…….. 6)…………...

18.Перечислить, на какие виды подразделяются служебные письма по своему содержанию: 1).................. 2).................. 3)..................

19.Указать, с какой целью производится регистрация документов (входящих и исходящих) в организации: 1)....... 2)....... 3)……..

20.Целью какой научной дисциплины является разработка оптимальных способов и средств сбора, поиска, представления, аналитико-син- тетической обработки, хранения и распространения научной информации?

21.Указать, какому из приведенных понятий соответствует данное определение: «… — это совокупность взаимосвязанных экономико-ма- тематических методов и средств научного управления различными сферами человеческой деятельности»:

а) системы управления экспериментом; б) автоматизированные информационно-поисковые системы

(АИПС); в) автоматизированные системы управления (АСУ);

г) информационно-управленческие системы (ИУС).

158

4.9.Автоматизированныесистемыуправленияиинформационно-управленческие...

22.Указать, что не входит в комплекс задач АСУ:

а) решение задач оперативного управления; б) решение задач планирования; в) создание информационной базы АСУ; г) прогнозирование; д) планирование; е) мотивация; ж)выработка целей;

з) получение заказов; и) учет; к) регулирование;

л) делегирование; м) контроль.

23.Указать виды управленческой деятельности, положенные в основу формирования ИУС:

а) стратегическое планирование; б) делегирование полномочий; в) управленческий контроль; г) оперативный контроль;

д) принятие управленческих решений.

24.Указать, что не относится к этапам проектирования ИУС:

а) анализ системы принятия решений; б) диагностика проблемы;

в) анализ информационных потребностей; г) агрегирование решений; д) экспертная оценка;

е) проектирование процесса обработки информации; ж)формулировка критериев и ограничений; з) проектирование и контроль за системой контроля.

25. Какому из приведенных понятий соответствует данное определение: «… — это оснащенное средствами вычислительной техники рабочее место руководителя или специалиста для осуществления автоматизированной переработки и отображения информации, необходимой для выполнения производственных заданий»?

а) информационно-управленческая система (ИУС); б) автоматизированная система управления (АСУ); в) автоматизированное рабочее место (АРМ); г) автоматизированная обучающая система (АОС).

159

ГЛАВА 5

МЕНЕДЖМЕНТ И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВО

Данная глава раскрывает суть предпринимательства как формы хозяйствования: организационные, экономические, социальные и правовые аспекты предпринимательской деятельности. Приведены особенности осуществления предпринимательства в фармации, его социальной

иэкономической значимости. Представленные материалы позволяют сформировать необходимые знания о современном бизнесе, взаимоотношениях субъектов предпринимательства, месте и причинах участия государства в предпринимательской деятельности, значении деловой этики

исоциальной ответственности в рыночной системе хозяйствования.

5.1. Хозяйственная и предпринимательская деятельность. Принципы и организационные формы предпринимательства

Основным содержанием рыночных отношений является предпринимательская деятельность, связанная с извлечением прибыли свободно и самостоятельно хозяйствующими субъектами, — юридическими и физическими лицами.

Хозяйственная деятельность — это деятельность субъектов хозяйствования в сфере общественного производства, направленная на изготовление и реализацию продукции, выполнение работ или предоставление услуг стоимостного характера, которые имеют ценовую определенность. Хозяйственная деятельность, осуществляемая для достижения экономических и социальных результатов и с целью получения прибыли, является предпринимательством, а субъекты предпринимательства — предпринимателями. Хозяйственная деятельность, которая осуществляется без цели получения прибыли, является некоммерческой хозяйственной деятельностью.

Общими принципами хозяйствования в Украине являются:

•обеспечение экономического разнообразия и равной защиты государством всех субъектов хозяйствования;

•свобода предпринимательской деятельности в пределах, определенных законом;

160