8. Визначення, необхідність та становлення проектного менеджменту.

Проектний менеджмент – це методологія керівництва і координації людських та матеріальних ресурсів протягом життєвого циклу проекту шляхом застосування системи специфічних сучасних методів й техніки управління для досягнення певних результатів впровадження визначеної ідеї.

Передумовою його становлення стало те, що були чинники провалів з реалізацією бізнес-ідеї Це:

• Неможливість своєчасного повернення позик через прорахунки у термінах та кошторисі проекту.

• Відступ від положень бізнес-плану реалізації ідеї.

• Невірний підбір персоналу для виконання проектних робіт.

• Несвоєчасне виявлення необхідності внесення змін до проекту.

• Неповага до інтересів зацікавлених сторін проекту.

Легше за все пояснити ці промахи низькою кваліфікацію менеджерів, які призначаються для організації робот з реалізації проекту. Але це було б спробою уникнути визначення дійсних причин виникнення даних чинників. Насправді для реалізації важливих проектів можуть призначатися найбільш кваліфіковані та досвідчені фахівці. Але дуже часто вони стають безпорадними, якщо ним доводиться застосовувати свій великий досвід керівництва процесами поточної діяльності при управлінні проектами.

А вся справа в тому, що проект як об'єкт управління дуже відрізняється від процесів, які відбуваються у повсякденному житті підприємницької структури, і то, що в поточній діяльності приносить певний результат, в разі реалізації проекту може наближати його до фатального кінця.

Становленню проектного менеджменту, перш за все, сприяли реальні потреби економіки, політики науково-технічного прогресу. Вони вимагали створення системи методів, які б сприяли оптимізації процесів впровадження нових ідей, особливо тих з них, які включали велику кількість робіт, різнопланових технічно та організаційно-складних дій, мали велику вартість та значний термін реалізації.

Велика ефективність даних методів призвело до широкого поширення проектного менеджменту в усіх сферах життя, в тому числі у підприємницької діяльності.

9. Етапи процесу планування у проектному менеджменті.

Виконання плану проекту – це головний етап комплексу робіт, в ході якого формуються основні практичні результати втілення його ідеї. У здійсненні цих процесів менеджер проекту і його команда повинні скоординувати та спрямувати різні технічні й організаційні зв’язки, які визначені календарним планом проекту. Хоча план і є головною метою при здійсненні безпосереднього виконання проектних робіт, однак слід пам’ятати, що його параметри не носять директивного характеру. Навпаки, процеси виконання повинні перевіряти дієздатність раніше розробленого плану, його спроможність реалізувати основну бізнес-ідею проекту. І якщо в результаті виконання з’ясується, що планом не передбачені ці чи інші фактори, задачею КМП є здійснення певних коригуючих дій. Здійсненню даних дій можуть сприяти такі етапи проекту:

• Результати інших процесів планування, що не ввійшли до плану проекту.

• Додаткова інформація чи документація, яка отримана в процесі розробки плану проекту (обмеження, допущення);

• Наявна технічна документація – вимоги, специфікації, креслення;

• Документація відповідних стандартів, норм та нормативів.

До методів та заходів виконання плану проекту відносять загальні управлінські навички, знання та навички з продукту, систему надання повноважень по роботах, наради з огляду стану проекту, інформаційну систему управління проектом, організаційні процедури.

Звичайно, КМП формується як команда менеджерів із тих чи інших питань, пов’язаних із виконанням проекту, тому якість виконання проекту багато в чому залежить від їх загальних управлінських навичок. У відношенні до проекту особливе значення серед них мають: лідерство, комунікація, ведення переговорів.

Ефективна реалізація проекту потребує від членів КМП знань та навичок з продукту, який є предметом проекту. Необхідні навички задаються як частина процесу планування і забезпечуються під час комплектування штатів.

Система надання повноважень по роботах – це формальна процедура санкціонування виконання робіт проекту з метою забезпечення їх виконання у необхідній послідовності та призначений час. Проектування системи надання повноважень по роботах повинне виходити з ідеї балансу між цінністю системи контролю та витратами на її впровадження. Наприклад, у невеликих проектах достатньо усного розпорядження про надання повноважень. Система надання повноважень припускає також призначення для виконання робіт саме тих виконавців, які змогли б виконати її краще за інших.

Зважаючи на обмежений час виконання проекту, в його реалізації дуже велику увагу слід приділяти нарадам з огляду стану проекту. Вони повинні регулярно плануватися і проводитися з метою взаємного обміну інформацією по проекту. Це надає можливість своєчасно реагувати на зміни обставин, що можуть призвести до відхилень параметрів проекту від встановлених його зацікавленими особами. В результаті з’являються умови для своєчасного реагування на них та прийняття ефективних управлінських рішень.

Інформаційна система управління проектом складається з методів та засобів, які використовуються для збору, зведення і висвітлення результатів усіх процесів управління проектом. Вона створюється та діє від початку і до кінця проекту задля підтримки його впровадження. В її склад включається документація й автоматизовані системи.

У залежності від специфіки проекту, його складності, а також вимог зацікавлених сторін, в рамках його реалізації можуть діяти ці чи інші організаційні процедури. Вони можуть бути поширені на систему звітності, прийнятті окремих етапів, порядку виконання стандартизованих процедур і т.д. Створення найбільш раціональної організаційної процедури залежить від фахового рівня менеджера проекту та його команди, їхнього досвіду в управлінні проектами, стилю керівництва.