5.Управління закупівлями у проекті

Управління закупівлями в проекті включає придбання товарів і послуг за межами виконавчої організації. Реалізація будь якого проекту включає великий обсяг закупівель,під якими в проекті розуміється весь спектр придбань в тому числі машини й обладнання,матеріали, ліцензії й “ноу-хау”, послуг з виконання будівельних й монтажних робіт, консультаційні послуги та інші. Левова доля бюджету проекту складається саме з придбань. Тому правильна організація цього процесу є вирішальним чинником в управлінні витратами за проектом. Обґрунтування закупівель при реалізації бізнес-ідеї проходе кілька етапів: обґрунтування потреби у інвестиційних та інших витратах, які сприяють втіленню ділової ідеї у підприємницьку практику, уточнення видів ресурсів, які необхідні для виконання проектних робіт на стадії планування змісту проекту, обґрунтування засобів залучення ресурсів для забезпечення потреб проекту , визначення джерел придбань ресурсів та формування плану здійснення закупівель, забезпечення проведення конкурсів та торгів, реалізація контрактів (постачання, сервісне обслуговування, навчання ) На етапі формування бізнес-плану проводяться загальні розрахунки номенклатури постачань й визначення загальної суми витрат. Метою цього етапу є з’ясування доцільності реалізації проекту з боку витрат на його здійснення і очікуваних результатів. Звісно, що даний етап обґрунтувань не передбачає конкретне оформлення контрактів на закупівлі. Воно здійснюється на базі прайс-листів постачальників або виконавців послуг чи угод про наміри.

На етапі планування проекту базові дані про закупівлі уточнюються. Це робиться при здійсненні декомпозиції плану та визначення змісту проекту. Тут закупівлі отримують більшу конкретизацію, визначаються групи постачальників, робиться аналіз “зробити або купити”, визначається тип контрактів.

Безпосередньо на етапі управління закупівлями провадяться переговори з постачальниками, організуються тендери, здійснюється адміністрування контрактів та їхнє закриття.

Частіше за все управління закупівлями здійснюється окремим членом (членами) команди під керівництвом менеджеру проекту. Це визначається тією обставиною, що здійснення закупівель передбачає наявність певних знань та досвіду в цієї галузі. Тому на роль адміністратора закупівель призначається фахівець із організації постачань, обізнаний на прийоми логістики, менеджменту закупівель, фінансового обґрунтування контрактів на придбання.

Управління закупівлями передбачає використання відомих із курсів маркетингу та фінансового менеджменту методів, але зі врахуванням специфіки реалізації проекту.

Основною специфічною відзнакою в управлінні закупівлями за проектом є перевага принципу надійності над економічністю в ході проведення обґрунтування. Це визначається обмеженістю терміну виконання проекту. Як ми вже з’ясували раніше, в проекті час має більшу вартість ніж гроші.

Тому при виборі найбільш економічного варіанту закупівель може скластися ситуація, коли проект затримується в наслідок збоїв на етапі придбань. Адже не є секретом, що здешевлення продажу з боку постачальника може визначатися недостатньою якістю продукту, відсутністю комплектності, відсутністю товару на складі постачальника, а також іншими причинами, які можуть привести до затримки постачань.

Коли мова їде про поточну діяльність ці чинники не мають вирішального значення в наслідок розроблених альтернативних каналів постачань, наявності запасів, тощо. Але при реалізації проекту таких запасних шляхів немає, що вимушує перш за все забезпечити надійність постачань, навіть за рахунок додаткових витрат.

Планування закупівель – це процес конкретизації проектних потреб, які можуть задовольнятися найкращим чином із допомогою придбань товарів та послуг за межами виконавчої організації. Він включає визначення того у кого і що варто купувати та на яких умовах це робити.