1. Процеси управління проектом.

Усі роботи, які потрібно виконати, щоб проект став дійсністю, складаються з процесів. У загальному плані процес – це серія дій, що ведуть до результату. До складу процесів у проектному менеджменті відносяться:

• процеси ініціалізації та закриття;

• процеси планування;

• процеси виконання;

• процеси здійснення контролю.

Вся подальша змістовна частина даного курсу якраз і буде присвячена вивченню порядку здійснення основних процесів проектного менеджменту. Тому в даній частині подані лише їх основні характеристики й задачі, а також визначені зв’язки між ними.

Процеси ініціалізації та закриття відносяться до суто технічних рішень щодо початку проекту в цілому або його окремих етапів, а також протоколювання їх логічного завершення й перехід до наступних кроків виконання проектних завдань. Ініціалізація - це рішення організації щодо початку чергової фази проекту.

Дана група процесів тісно пов’язана з процесами планування та контролю. Перші ставлять завдання, а другі дозволяють отримати вичерпну інформацію щодо прийняття відповідних управлінських рішень.

Процеси планування починаються здійснюватися відразу після при­й­няття рішення про початок виконання проекту. Їх головна мета полягає в тому, щоб конкретизувати ту частину бізнес-плану, в якої йдеться про реалізацію нововведення та доведення її до рівня календарного плану. На даних етапах уточнюються параметри часу та витрат на виконання робіт й проекту в цілому, визначаються відповідальні виконавці за їх проведення. Дуже важливою є робота з оптимізації календарного плану проекту, яка полягає у перерозподілі ресурсів з некритичних на критичні роботи. Алгоритм цього завдання реалізований у програмних засобах. Здійснення планування ходу виконання проекту, крім того, надає необхідну інформацію для ефективного контролю за ходом його реалізації. Виділення у календарному плані критичних робіт дозволяє проектній групі зосередити свою увага на тих моментах, які спроможні викликати затримку завершення проекту.

Процеси планування можуть повторюватися кілька разів протягом терміну виконання проекту. Вони включають наступні елементи:

• Планування змісту проекту та параметрів, які підлягають керуванню - визначення тих напрямків реалізації ділової ідеї, що обґрунтовані в діловому плані, які мають характер проектних.

• Декомпозиція проектних робіт - поділ основних компонентів проекту на дрібніші, елементарні роботи.

• Визначення діяльності - ідентифікація певних робіт, що мають бути виконані для отримання результату проекту.

• Завдання послідовності робіт - встановлення зв'язків між окремими елементарними роботами.

• Оцінка тривалості робіт - визначення виміру робочого періоду (одиниця виміру часу) та їх кількості, необхідних для завершення елементарних проектних робіт.

• Планування ресурсів - визначення того, які ресурси і в який кількості мають бути задіяні для виконання проектних робіт.

• Оцінка вартості - розробка приблизної оцінки вартості ресурсів, необхідних для виконання проектних робіт.

• Визначення бюджету - складання кошторисів по проектним роботам.

• Розробка календарного плану проекту - отримання результатів від планування та узгодження його в єдиний документ, прийнятний для управління проведенням проектних робіт.

Процеси виконання зводяться, перш за все, до координування штату та інших ресурсів для здійснення плану. До складу ресурсів у проектному менеджменті відносять, крім традиційних, також і роботи за проектом, які виконуються субпідрядниками та іншими організаціями, що залучені до виконання проекту.

Виконання проекту здійснюється у межах відпущеного на те бюджету. Тобто, якщо у бізнес-плані визначається саме сума витрат на проект, то при здійсненні процесів виконання вирішуються питання більш раціонального її використання. Особливе значення при цьому мають закупівлі, питання про здійснення яких вирішується відповідальними виконавцями проекту.

До процесів виконання входять:

• Виконання проектних робіт - безпосереднє здійснення календарного плану проекту силами команди проекту та підрядників.

• Перевірка змісту - приймання завершених робіт та уточнення завдань на наступні.

• Забезпечення якості - перманентна оцінка загального виконання проекту для підтвердження дотримання ним відповідних стандартів та вимог до якості проектного продукту.

• Робота з командою - удосконалення індивідуальних і групових навичок членів команди з метою підвищення їх вкладу в успішну реалізацію проекту.

• Поширення інформації - своєчасне звітування перед зацікавленими особами на предмет ходу виконання плану проекту, можливих проблемах, пропонування засобів поліпшення параметрів проекту та вирішення проблемних ситуацій.

• Вибір джерела постачань - обґрунтування найліпшого варіанту закупівель.

• Адміністрування контракту - управління зв'язками з продавцями та перевірки дотриманості ними контрактних вимог.

Процеси здійснення контролю полягають у перевірці того, що задачі проекту розв’язуються у відповідності з затвердженими планами і в разі необхідності - здійснення дій щодо коригування проекту. Контроль ведеться по всіх керованих параметрах проекту: якості проектних рішень, терміну виконання проекту в цілому та окремих його етапів, дотримання бюджету. В проектному менеджменті основна увага приділяється аналізу причин відхилення від запланованого графіка реалізації проекту та прийнятті в зв’язку з ним відповідних управлінських рішень.

Процеси зв'язані між собою за їхніми результатами - вихідний результат одного процесу є вхідним щодо іншого.

Розглянуті характерні риси проекту формують об’єктивну невизначеність ходу його здійснення. Через це помилки у плануванні – не тільки цілком ймовірні, скільки неминучі. Якщо їх своєчасно не виявити та не внести відповідні корективи у проект, він може опинитися під загрозою зриву. Тому процеси контролю в управлінні проектами запроваджуються вже на початкових стадіях його виконання. Тобто контролюється сам процес реалізації проекту, а не його проміжні чи кінцеві результати.

Процеси контролю в проектному менеджменті включають:

• Загальний контроль за змінами - контролювання змін стану виконання проекту в цілому і відповідність цих змін затвердженому календарному плану.

• Контроль за змінами змісту - контроль змін у змісті проекту.

• Контроль вартості - контроль за змінами в бюджеті проекту.

• Контроль якості - відстежування досягнутих результатів проектних робіт на предмет відповідності певним стандартам якості, аналіз причин, які здатні погіршити якісні параметри проектних рішень.

• Контроль за реакцією на ризик - реагування на зміни ризику в ході виконання проекту.

2. Функції та методи управління проектами.

На відміну від процесів, які визначаються як сукупність конкретних дій, функції характеризують спрямованість цих дій. В управлінні проектами до складу основних функцій відносять:

• Управління інтеграцією в проекті.

• Управління змістом проекту.

• Управління часом у проекті.

• Управління вартістю проекту.

• Управління командою проекту.

• Управління закупівлями в проекті.

• Управління ризиком у проекті.

• Управління інформаційним зв’язком у проекті.

Дані функції реалізуються в ході виконання процесів проектного менеджменту. Нижче наводяться основні задачі, які вирішуються реалізацією функцій управління проектами.

Управління інтеграцією включає різні дії, необхідні для того, щоб основний процес був би правильно скоординований. Воно включає здійснення обміну між конкуруючими силами й альтернативами для того, щоб задовольнити або навіть перевищити очікування зацікавлених осіб. Управління інтеграцією проекту повинне забезпечити системність ведення процесів його виконання. Інакше кажучи воно ставить за мету недопущення відриву виконання один від одного відносно окремих процесів: планування, виконання, контролю, ініціалізації та закриття. Зрозуміло, що реалізація даної координуючої функції покладена на менеджера проекту. Крім того, управління інтеграцією передбачає дії, які спрямовані на підтримку постійної зацікавленості в проекті з боку його прямих учасників, забезпечення “вплетення” проекту в поточні дії його замовників і виконавців, а також в їх стратегічні плани.

Управління змістом проекту забезпечує включення до нього й подальше виконання саме тих робіт, які необхідні для його успішного завершення. В основному управління змістом проекту зосереджується на визначенні та контролюванні того, що включати, а що не включати до складу проектних робіт. В основному це питання вирішується в процесі планування, але і в ході виконання доволі часто приходиться приймати рішення про додаткове включення у проект необхідних робіт або передачу їх виконання за межі проекту.

Управління часом у проекті ставить за мету забезпечення того, щоб проект завершився вчасно. Велике значення в цьому має ступінь обґрунтованості планових завдань, пов’язаних з терміном виконання проекту. Звісно, що календарний план проекту повинен бути напруженим. Але в той же час необхідно враховувати фактори невизначеності та існування творчої складової в окремих проектних роботах. Як це робиться, ми розглянемо при вивченні організації та здійснення процесів планування в управлінні проектами. Після того як календарний план проекту буде прийнято, реалізація даної функції буде залежати від кваліфікаційного рівня здійснення процесів виконання та контролю.

Управління вартістю проекту включає процеси, необхідні для забезпечення того, щоб проект не вийшов з рамок прийнятого бюджету, а якщо цього неможливо уникнути, то - своєчасне попередження про це зацікавлених сторін. Бюджет бізнес-проекту формується при розробці бізнес-плану. Ті дані є основою для більш детального його розподілу за окремими ресурсами. Ця задача вирішується при здійсненні процесів планування у проектному менеджменті. Вартісні показники виконання окремих робіт можуть змінюватися в залежності від вибору конкретних форм взаємодії з постачальниками, форм оплати тощо. Вибір найбільш раціональних схем відносин з постачальниками вирішується в процесах виконання проекту. Враховуючи фактор непередбачливості можливих подій, реалізація функції управління вартістю проекту обов’язково включає процеси контролю вартістю, основною метою яких є попередження про можливі перевищення бюджету. Своєчасність цієї інформації дає змогу прийняття своєчасних дій, щоб не допустити зриву виконання проекту внаслідок перевищення ліміту коштів, відпущених на його реалізацію.

Управління якістю проекту передбачає процеси, необхідні для забезпечення того, щоб проект задовольняв ті потреби, задля яких він і розроблений. Управління якістю включає всі роботи, що стосуються загальної функції управління, визначають політику у сфері якості, завдання та відповідальність і реалізують їх такими засобами, як планування якості, контроль її та удосконалення в рамках системи забезпечення якості. Управління якістю проекту має адресуватися до управління як самим проектом, так і його продуктом. Недотримання вимог якості в будь-яких з цих сфер може мати серйозні негативні наслідки для зацікавлених сторін проекту, включаючи його повний провал.

Управління командою проекту включає процеси, необхідні для забезпечення найбільш ефективного використання осіб, залучених до проекту. Конкретні методи реалізації даної функції є предметом дисципліни “Управління персоналом”. В управлінні проектами найбільш важливими її аспектами є:

• Лідерство, комунікація, ведення переговорів.

• Делегування повноважень, мотивація, тренінг, навчання та інші теми, що стосуються роботи з індивідуумами.

• Комплектування команди, розгляд конфліктів та інші теми, що стосуються роботи в групі.

• Оцінка виконання, залучення нових виконавців, трудові відносини, питання техніки безпеки та інші теми, що стосуються управління штатом.

Управління інформаційним зв’язком або комунікаціями в проектах включає дії для забезпечення своєчасного збору, отримання, поширення, зберігання і кінцевого розміщення проектної інформації. Воно забезпечує дуже важливі зв’язки між людьми для обміну ідеями та різного роду інформацією, що в кінцевому підсумку є дуже важливим для успішного завершення проекту.

Управління ризиком у проекті включає процеси, зв’язані з ідентифікацією, аналізом і реакцією на ризик у проекті. Воно передбачає також максимізацію переваг від позитивних подій у проекті та мінімізацію наслідків негативних подій. Ідентифікація ризику здійснюється в ході процесу планування проекту. Тут також передбачаються відомі процедури, які спрямовані на зменшення ризику.

Арсенал проектного менеджменту включає багато різноманітних загальноуправлінських методів, які Вам знайомі з інших економічних дисциплін. Найбільш поширеними з них є: методи сітьового, календарного та ресурсного планування; фінансового менеджменту; імітаційного моделювання та інші. В той же час, практика управління проектами народила також і специфічні методи, які враховують особливості проекту та ходу його виконання. До них відносяться метод “критичних ланцюжків”, метод контролю за освоєним обсягом, методика використання яких буде розглядатися у відповідних темах курсу.