3.3. Учет и анализ результатов деятельности учреждения

Результаты деятельности работников отражаются в различных документах: в планах работы учреждения и его подразделений, в ин­дивидуальных планах, в отчетах, журналах учета нагрузки сотрудни­ков, журналах учета индивидуальной работы с сотрудниками, книгах учета обращений клиентов и результатов, аналитических справках и т. д. По содержанию данных документов судят (в определенной мере) о качестве работы учреждения, его структурных подразделений, специалистов.

Традиционным для социальной сферы является наличие индиви­дуальных планов работы от директора до специалиста. Такие планы обычно составляются на неделю и содержат перечень дел, видов дея­тельности работника, конкретных мероприятий, которые необходимо выполнить за определенное время. Обязательно в плане присутствует пункт о выполнении — см. свыше табл. 8.1.

Журналы учета нагрузки работников обычно ведут руководители подразделений и отделений учреждения. В этих журналах ежедневно отражается вид и содержание деятельности работника, замены и дол­жностные перемещения сотрудников.

Журнал учета индивидуальной работы с сотрудниками предпола­гает отражение следующих действий администратора: проведение бе­сед, консультации по разработке и внедрению работником, например, программ развивающих занятий или консультационных встреч, ана­лиз ведения личных дел, плана кружковой работы, эффективность проведения социально-реабилитационного мероприятия, проведение патронажной работы с конкретной семьей, проведение анализа от­крытого мероприятия.

Аналитические справки, как правило, отражают результаты анали­за конкретного случая, определенной ситуации либо работы по реше­нию конкретной проблемы.

Также в процессе контроля проводится анализ имеющегося мето­дического материала, наглядных средств работы с клиентами, каче­ства оборудования и оформления кабинетов специалистов, помеще­ний, где проводятся социально-реабилитационные мероприятия, оце­ниваются результаты самообобщения результатов деятельности со­трудниками (доклады на конференциях, выступления на семинарах, публикации).

Помимо этого, возможен анализ качества реабилитационного про­цесса посредством изучения мнений клиентов о нем, о работе специ­алистов, тестирования клиентов, выявления степени сформированности у них социально-адаптивных механизмов, социально-интеграци­онных стратегий.

Итоги представленной работы по контролю, анализу и учету ре­зультатов деятельности учреждения и сотрудников оформляются в виде аналитических справок, которые отражают позитивные и не­гативные моменты, в обязательном порядке содержат выводы и кон­кретные рекомендации по улучшению ситуации, оптимизации дея­тельности. Эти данные представляются на совещаниях, методичес­ких объединениях, советах учреждения, отражаются в различных отчетах (за месяц, квартал, полугодие, год и т. д.). На основе резуль­татов контроля, то есть аналитических справок, руководитель имеет возможность издавать приказы по учреждению с целью исправле­ния недостатков или, к примеру, премирования определенного со­трудника.

ВЫВОД ПО ТЕМЕ

Внутриучрежденческое управление является одним из наиболее сложных направлений в деятельности руководителя в связи с необхо­димостью систематического учета множества различных сторон дея­тельности организации, обеспечения ее эффективности, устойчивого развития в будущем, регулирования межличностных отношений су­губо на правовой основе. При этом руководитель, прежде всего, стро­ит свою работу на основе принципа демократического централизма, что позволяет оптимизировать работу сотрудников, а также реализо­вать партисипаторные практики в управлении. Реализация таких прак­тик, привлечение к разработке управленческого решения сотрудников организации, принятие коллегиального решения позволяет значительно оптимизировать процесс его внедрения. Это обусловлено тем, что сотрудники, принимающие участие в разработке управленческого решения, станут содействовать его реализации как итогу своей твор­ческой деятельности, а не препятствовать этому. Принципиально важ­ным для стабильного развития организации выступает грамотное планирование ее профильной деятельности, организации работы по достижению намеченных целей, создание эффективной системы администрирования и систематический контроль работы учреждения, учет и анализ результатов деятельности. Приоритетом в данном про­цессе выступает стремление к повышению качества деятельности как отдельных сотрудников, так и подразделений, организации в целом. Новое отношение к качеству, его повышение должно начинаться сверху, идти от руководителя и, подобно водопаду, распространяться во все поры организации, «вымывая» старые, неэффективные нормы, правила, привычки, традиции («эффект водопада»).

МЕТОДИЧЕСКОЕ ПРИЛОЖЕНИЕ К ТЕМЕ

Задания

Задание 1. В ходе дискуссии обсудите, каким образом изменятся (и будут ли изменяться) практики контроля при изменении стилей руководства (авторитарный, де­мократический, попустительский). Задание 2. В ходе групповой дискуссии докажите, какие норма­тивно-правовые документы имеют первостепенное значение для ру­ководителя учреждения социальной сферы в повседневной работе?

Вопросы для обсуждения

1. Почему контроль как вид управленческой деятельности рассматривает­ся в качестве обратной связи между субъектом и объектом управления?

2. Какой фактор имеет большее значение для качественной работы со­трудника: индивидуальная ответственность (совесть, самоконтроль) или внешний контроль руководителя/начальника?

3. Какое значение для повышения эффективности управленческого про­цесса имеют партисипативные практики, реализуемые в организации?

4. Насколько необходимо, по вашему мнению, ежедневное планирование деятельности сотрудников организации, ведь существуют еженедель­ные планы работы?

Контрольные вопросы

1. Перечислите основные нормативные акты, регулирующие деятельность учреждений социальной сферы.

2. Какие существуют формы и методы руководства?

3. Каковы основные этапы планирования как процесса?

4. Что представляет собой процесс стратегического (перспективного) планирования?

5. В чем заключается суть метода построения древа целей?

6. Что понимают под контролем в процессе управления? Каково назна­чение контроля?

7. Какие выделяют функции, виды контроля?

8. В чем заключается отличие фронтального контроля от текущего (опе­ративного) контроля?

9. Какая существует классификация видов контроля по характеру его организации и осуществления?

Литература к теме

1. Виссема X. Менеджмент в подразделениях фирмы. — М., 1996.

2. Лавта Дж. К. Эффективность менеджмента организации. — М., 1999.

3. Лебедев А.Г., Орехов Н.А., Лыткин В.В. Основы управления социаль­ной работы. — Калуга, 2005.

4. Литвак Б.Г. Разработка управленческого решения. — М., 2000.

5. Менеджмент социальной работы / под ред. Е.И. Комарова, А.И. Вой-тенко. — М., 1999.

6. Палехова В.П. Организация, управление и администрирование в соци­альной работе. — М., 2008.

7. Томпсон А.А., Стрикленд А.Дж. Стратегический менеджмент. Концепции и ситуации / пер. с 9-го англ. изд. — М., 2000.

8. Урбан М. Успех чужими руками. Эффективное делегирование полномо­чий. — М., 2007.

9. Фишман Л.И. Основы стратегического менеджмента в социальной сфе­ре. — М., 2005.

10. Фролов П.Т. Школа молодого директора. — М., 1998.

11. Хажински А. Гуру менеджмента. — СПб., 2002.

12. Шакуров Р.Х. Социально-психологические основы управления: руко­водитель и коллектив. — М., 1990.