Работа с документами
Общие сведения
В дополнение к методическим материалам курса преподавателями или слушателями могут использоваться еще различные информационные материалы. Они могут быть загружены в систему ОПОРТ в качестве документов и использоваться при необходимости.
Описание элементов интерфейса
Для работы с каталогом документов предназначен пункт меню Каталоги Документы. При его выборе в основной части окна отобразится каталог зарегистрированных в системе документов.
Рис. 123. Каталог документов
Окно каталога документов содержит все те же элементы интерфейса, что и все каталоги. Подробное Описание окна каталога приведено в подразделе «Описание элементов интерфейса» раздела «Работа с интерфейсом».
Дерево навигации окна каталога содержит следующие автогруппы:
«По алфавиту» – документы сгруппированы по буквам алфавита, с которых начинаются их названия.
«По авторам» – документы сгруппированы по буквам алфавита, с которых начинаются фамилии их авторов.
«Все документы» – список всех документов, без учета их принадлежности каким-либо группам.
«Просроченные документы» – документы, у которых истек срок действия.
Инструкции
При работе с каталогом документов могут быть выполнены следующие действия:
Создание группы документов.
Редактирование группы документов.
Создание документа-файла.
Создание документа-ссылки.
Редактирование параметров документа.
Настройка дискуссии по документу.
Создание группы документов
Процедура создания группы документов стандартна для работы с объектами каталогов и описана в инструкции «Создание группы объектов».
Редактирование группы документов
В качестве действий по редактированию группы документов может быть выполнено:
редактирование названия или описания группы;
изменение положения в иерархии групп;
включение / исключение дочерней группы;
включение / исключение из группы документа.
Редактирование группы документов выполняется в форме редактирования, которая открывается в основной части окна при нажатии на названии группы или на ссылке Подробнее в каталоге документов, а также данная форма открывается автоматически после сохранения новой группы документов.
Рис. 124. Форма редактирования группы документов
В форме редактирования группы документов содержатся поля для изменения названия, описания группы или ее родительской группы, а также список входящих в данную группу дочерних групп и документов.
|
Примечание |
После редактирования каких-либо параметров не забывайте сохранять внесенные изменения (с помощью кнопки Сохранить). |
С помощью формы редактирования может быть также выполнена настройка состава объектов, входящих в группу. Действия, которые для этого должны быть выполнены, описаны в инструкциях «Включение объектов в группу» и «Исключение объектов из группы».
Создание документа-файла
Для того чтобы зарегистрировать и загрузить в систему новый документ выполните следующие действия:
Нажмите на ссылку Добавить документ-файл в области списка данных каталога или нажмите кнопку Добавить документ в форме редактирования группы документов и выберите действие «Создать документ-файл». Откроется окно Документ: Добавление.
Рис. 125. Окно для задания параметров нового документа-файла
В поле Название документа задайте название нового документа, которое будет отображаться в системе.
В поле Аннотация напишите краткое Описание информации, содержащейся в загружаемом документе.
В поле Дата издания задайте дату регистрации документа, которая вместе со значением поля Срок актуальности будет определять срок действия документа.
В поле Ключевые слова задайте слова, характеризующие информацию, содержащуюся в документе, которые будут учитываться при поиске.
В поле Срок актуальности задайте количество месяцев со дня издания документа, которое он будет считаться действительным.
В поле Файл задайте путь к файлу загружаемого документа. Для этого нажмите кнопку Обзор, расположенную справа от поля, и в открывшемся стандартном окне операционной системы для выбора файла выберите необходимый файл.
Нажмите кнопку Загрузить. Документ будет загружен в систему ОПОРТ.
Нажмите кнопку Сохранить. Новый документ будет зарегистрирован и произойдет переход в форму редактирования его параметров (см. инструкцию «Редактирование параметров документа»).