Описание элементов интерфейса
Все действия по настройке импорта данных в системе ОПОРТ выполняются на закладке Импорт данных, которая открывается в основной части окна системы при выборе пунктов меню Сервисы Импорт данных.
Рис. 118. Закладка для выполнения импорта данных
На закладке представлен список задач импорта, существующих в системе. Посредством одной задачи выполняется обработка одного файла импорта.
Закладка для выполнения импорта данных содержит все те же элементы интерфейса, что и список данных каталога. Подробное Описание окна каталога приведено в подразделе «Описание элементов интерфейса» раздела «Работа с интерфейсом».
Инструкции
Для того чтобы система ОПОРТ смогла обработать импортируемые данные, они должны быть представлены в определенном формате в xls- или xml-файле. Например, в заданном порядке должны следовать столбцы с фамилией, именем и отчеством пользователя, названием организации, в которой он работает, должностью, годом рождения, специальностью, адресом электронной почты и т. п., а также признаком его участия в каком-либо мероприятии.
Целесообразно для каждого импортируемого файла создавать отдельную задачу. При изменении файла (например, при добавлении информации о новых пользователях) нет необходимости создавать новую задачу, может продолжать выполняться существующая, так как в ходе процедуры импорта производится проверка дублирования информации.
Для импортирования данных из внешнего источника могут быть выполнены следующие операции:
Создание задачи импорта.
Обработка данных.
Создание задачи импорта
Импортирование данных, сформированных внешним источником, в систему ОПОРТ, осуществляется специальной задачей, для ее создания выполните следующие действия:
На закладке Импорт данных, вызываемой при выборе пунктов меню Сервисы Импорт данных, нажмите кнопку Добавить данные. Откроется окно Данные импорта: Добавление.
Рис. 119. Окно для создания новой задачи импорта
Введите название новой задачи в поле Название.
В поле Тип задайте тип данных, которые должны быть импортированы. Может быть выполнен импорт данных о пользователях или об организациях.
Необходимость определения данного значения обусловлена тем, что импорт данных о пользователях, принадлежащих организациям, которые не существуют в системе, невозможен. Чтобы не создавать в процессе обработки файла импорта новые организации вручную, может быть сначала создана и выполнена задача импорта с типом «Импорт организаций», затем у той же задачи изменен тип на «Импорт пользователей» и выполнена повторная обработка импортируемого файла, см. ниже.
Нажмите кнопку Обзор, расположенную справа от поля Файл импорта. В открывшемся окне задайте имя xls-файла, содержащего импортируемые файлы, а затем нажмите кнопку Загрузить. Файл импорта будет загружен в систему ОПОРТ.
Нажмите кнопку Сохранить. Новая задача импорта данных будет создана, далее должна быть произведена обработка импортируемых данных (см. инструкцию «Обработка данных»).
Обработка данных
Для того чтобы система ОПОРТ смогла обработать данные из внешнего источника, необходимо:
данные должны быть представлены в определенном формате;
должна быть создана отдельная задача импорта (см. инструкцию «Создание задачи импорта»);
файл импорта должен быть загружен.
Для того чтобы информация, содержащаяся в загруженном файле импорта, была представлена и в системе ОПОРТ, выполните следующие действия:
Нажмите кнопку Обработать данные.
Если выполняется импорт данных об организациях, система выдаст сообщение о количестве добавленных организаций. На этом процедура импорта будет завершена.
Если выполняется импорт данных о пользователях, то произойдет переход в форму проверки ошибок.
В процессе обработки система ОПОРТ выполняет проверку наличия в импортируемом файле ошибочных данных. Ошибки (отсутствие или несоответствие данных) подразделяются системой на критические и не критические.
Список критических ошибок в данных, вследствие которых они не могут быть внесены в БД ОПОРТ в текущем виде, отображается на закладке Ошибки.
Рис. 120. Форма проверки ошибок, обнаруженных при импорте данных
Исправьте все ошибки, список которых приведен на закладке Ошибки. Пока они все не будут исправлены, продолжение процедуры импорта невозможно.
Исправления могут быть внесены непосредственно в исходный файл, при этом придется загрузить и обработать его заново. Также корректное значение может быть выбрано из списка значений, уже существующих в БД ОПОРТ. Для этого нажмите на ссылку Изменить и в открывшемся окне с каталогом или справочником соответствующих объектов выберите правильное значение.
На закладке Замечания отображается список ошибок в данных, например, отсутствие значения, которые не являются ключевыми и могут быть представлены в БД в текущем виде. Данные с ошибками такого вида также могут быть или исправлены в исходном файле, или заменены необходимыми значениями из справочников системы.
При замене ошибочных данных значениям из справочников в исходный файл импорта изменения не вносятся. Корректируются данные промежуточного файла, который система ОПОРТ создает в начале процедуры импорта копированием исходного файла. Просмотреть содержимое этого промежуточного файла после исправления всех ошибок можно, нажав кнопку Вывести текущие данные.
После исправления всех ошибок нажмите кнопку Регистрация пользователей. Произойдет переход в форму регистрации участников на мероприятия.
Рис. 121. Форма регистрации пользователей в процессе импорта данных
На данном этапе импортирования данных производится классификация вносимой информации о пользователях, в соответствии с которой она размещается на закладках:
Старые сотрудники – пользователи, информация по которым уже присутствует в БД и добавлена не будет.
Новые сотрудники – пользователи, информация по которым не была представлена в БД и при продолжении процедуры импорта будет добавлена в БД.
Похожие сотрудники – пользователи, информацию по которым нельзя однозначно идентифицировать присутствует она в базе данных ОПОРТ или нет. На закладке содержится список сотрудников, имеющих либо одинаковые адреса электронной почты, либо одинаковые имя и фамилию, либо одинаковые фамилию и отчество. В каждой группе похожих данных напротив информации о сотруднике, которая импортируется из внешнего источника, предлагаются действия по ее дальнейшей обработке.
В качестве действий по обработке похожих данных предлагается:
Добавить – зарегистрировать информацию как данные о новом сотруднике.
Изменить 2-й – изменить информацию о существующем сотруднике.
Заменить 2-м – отредактировать вносимую информацию в соответствии с уже существующей в БД.
Таким образом, на данном этапе может быть выполнено отслеживание изменений в учетных данных пользователей, таких как фамилия, имя, отчество, электронный адрес и место работы, и внесение их в базу.
Внесите все необходимые исправления в данные по пользователям и нажмите кнопку Регистрация пользователей на мероприятия. Произойдет переход в форму регистрации пользователей на мероприятия.
Рис. 122. Форма регистрации пользователей на мероприятия в процессе импорта данных
На данном этапе импортирования данных выполняется обработка информации о регистрации пользователей на мероприятия. Для каждого пользователя, которому в файле импорта задано участие в каком-либо мероприятии, выполняется проверка, участвовал ли он уже в таком мероприятии или нет. Результаты проверки представлены на закладке Пользователи и классифицируются следующим образом:
Сущ. мероприятия – количество мероприятий, на которые пользователь уже зачислен.
Новые мероприятия – количество мероприятий, на которые пользователь еще не был зачислен.
Ранее прошедшие – количество мероприятий, на которых пользователь уже прошел обучение.
На закладке Мероприятия представлены названия курсов, на которые будут зарегистрированы новые слушатели в случае продолжения процедуры импорта.
Для того чтобы информация обо всех новых пользователях, представленная в файле импорта, была внесена в БД системы, были внесены изменения в уже существующую информацию по пользователям (если это было задано), а также была осуществлена регистрация пользователей на новые курсы, нажмите кнопку Сохранение в системе.