4.2 Требования к документации

4.2.1 Общие положения

4.2.1.1 Документация СМК университета включает процедуры, которые требуют документального оформления в соответствии с требованиями ИСО 9001:2008 (ГОСТ Р ИСО 9001–2008) и процедуры, для которых стандарт не требует документального оформления, но которые необходимы для эффективного управления процессами СМК.

4.2.1.2 Структура документации СМК представлена на рис.3.

4.2.1.3 В ТулГУ разработан и поддерживается в рабочем состоянии Перечень документов СМК по уровням.

Рис. 3 Структура документации СМК

4.2.2 Руководство по качеству

4.2.2.1 ТулГУ разработал и поддерживает в рабочем состоянии Руководство по качеству, содержащее:

- область применения СМК, включая ограничения области применения стандарта ИСО 9001:2008 (ГОСТ Р ИСО 9001–2008) для университета;

- описание взаимодействия процессов СМК;

- ссылки на документированные процедуры (стандарты университета).

4.2.2.2 Пользователями РК являются сотрудники ТулГУ. Информация, содержащаяся в РК, может быть полностью или частично представлена заинтересованным в деятельности университета сторонам по письменному запросу с разрешительной визой представителя ректората по качеству.

4.2.2.3 Ответственность за разработку и поддержание в рабочем состоянии Руководства по качеству возложена на ПРМК. Руководство по качеству вводится в действие приказом ректора. Управление Руководством по качеству осуществляется в соответствии со СТ ТулГУ 4.2.3 - 01.

4.2.3 Управление документацией

4.2.3.1 Целью управления документацией является обеспечение наличия и гарантированного применения на каждом рабочем месте только актуализированных документов.

4.2.3.2 Управление документацией в ТулГУ регламентируется:

- СТ ТулГУ 4.2.3 – 01, являющимся документированной процедурой, устанавливающей общие положения по классификации и систематизации документов СМК и управлению ими в ТулГУ, в соответствии с требованиями ИСО 9001:2008 (ГОСТ Р ИСО 9001–2008) п. 4.2.3 а также определяющей общие требования к построению, оформлению, изложению и обозначению документов;

- СТ ТулГУ 4.2.3 – 02, являющимся документированной процедурой, устанавливающей порядок разработки, утверждения, введения в действие, обозначения, учета, хранения и актуализации организационно-распорядительной документации;

- Положением о кадровом делопроизводстве в ТулГУ;

- Положением о защите информации в ТулГУ.

4.2.3.3 В качестве критериев для измерения результативности процесса управления документацией используются требования СТ ТулГУ 4.2.3 – 01 и СТ ТулГУ 4.2.3 – 02.

4.2.3.4 Измерение результативности процесса управления документами СМК осуществляет ПРМК на основе анализа входных и выходных данных (см. 5.6.2, 5.6.3), соответствия выходных данных входным.

Измерение результативности процесса управления организационно-распорядительной документацией осуществляет начальник УАК на основе анализа требований СТ ТулГУ 4.2.3 – 02.

4.2.3.5 Результаты измерения анализируются (см. 8.4) с целью установления недостатков и причин их возникновения.

4.2.4 Управление записями

4.2.4.1 Записи по качеству, установленные для предоставления свидетельств соответствия требованиям и результативности функционирования СМК, находятся под управлением.

4.2.4.2 Общие требования к управлению записями по качеству, перечень основных записей, способы управления записями, в части их идентификации, хранения, защиты, восстановления установлены в стандарте СТ ТулГУ 4.2.4.

4.2.4.3 В качестве критериев для измерения результативности процесса управления записями используются требования СТ ТулГУ 4.2.4.

4.2.4.4 Измерение результативности процесса управления записями СМК на уровне СП осуществляет руководитель СП на основе анализа входных и выходных данных (см. 5.6.2, 5.6.3), соответствия выходных данных входным.

4.2.4.5 Результаты измерения анализируются (см. 8.4) с целью установления недостатков и причин их возникновения.