4.3.4.8 Подпись
Под комплиментом ставится подпись с указанием под ней вашей фамилии и должности. В большинстве стран подпись на письме ставится с правой стороны листа, как раз под заключительной формулой вежливости. Если заключительный комплимент расположен с левой стороны (это практикуется в Германии), то подпись ставится с левой стороны, также под заключительной формулой вежливости. Фамилия подписывающего письмо печатается под его рукописной подписью. Расстояние между комплиментом и напечатанной фамилией – 2-2,5 см.
Чтобы не ставить вашего партнера в трудное положение с определением вашего пола, желательно написать ваше имя полностью.
Если после написания письма срочно понадобилось сообщить о событиях, которые произошли позже, то в письме ставится PS (постскриптум) и дописывается необходимая информация. В конце постскриптума снова ставится подпись. Желательно, по возможности, припиской в конце письма не злоупотреблять.
4.3.4.9 Приложения
Если к письму прилагаются какие-либо материалы или документы, то они обычно перечисляются в левой нижней части письма на отдельной строке после слова «Приложение (Enclosure)». Например:
Приложение: 1. Контракт (5л.)
2. Страховой полис (6л.).
4.3.4.10 Указание на рассылку копий
Такое указание (Carbon copy или СС) занимает отдельную строке под приложением и появляется в письме, когда возникает необходимость направить его по нескольким адресам. Например:
Копия: Г-ну С.Смирнову «Мосбизнесбанк».
4.3.4.11 Схема расположения компонентов делового письма
Схема расположения компонентов делового письма приводится на рисунке 4.1. Здесь были использованы следующие обозначения:
Наименование организации-отправителя.
Указание на ссылку. В ней могут быть даны инициалы составителя письма или машинистки, цифровые или буквенные обозначения фирмы, отдела и т.д. При этом сначала предлагается ссылка на данные получателя (Your reference), после чего следует ссылка отправителя (our reference).
Дата написания письма.
Адрес получателя письма. Если письмо адресовано лицу, чей точный адрес неизвестен, а фирма, в которой просто работает ваш корреспондент, осведомлена о его местонахождении, то вы можете письмо послать просто на адрес фирмы, употребив выражение «Care of или C/O», т.е. « на попечение».
Указание на конкретное лицо. Этот реквизит употребляется в том случае, когда письмо адресовано фирме и при этом отправитель заинтересован в том, чтобы письмо было прочитано определенным лицом в этой фирме. В этом случае употребляется выражение «Attention of Mr. ...», т.е. «Внимание г-на».
Вступительное обращение.
Указание на общее содержание письма, т.е. тема письма.
Основной текст письма. В настоящее время все большую популярность приобретает цельноблочный стиль.
Заключительная формула вежливости.
Подпись.
Указание на приложение.
Указание на рассылку копий.
Рисунок 4.1 – Структура делового письма