4.3.4 Структура делового письма

4.3.4.1 Заголовок или главный реквизит

Главным реквизитом бланка является наименование предприятия, организации, фирмы и т.д. – отправителя письма. Такое наименование должно быть легко читаемым, если на бланке приводится фирменный знак, эмблема, должна даваться их трактовка. Указывается полный адрес фирмы, номера телефонов, телекс, факс. Номер расчетного счета и другие банковские реквизиты в данном случае приводить не следует. Наличие факса является признаком естественного уровня обеспеченности оргтехникой, поэтому отсутствие сведений о факсе на бланке может вызвать недоуменные вопросы у получателя. Не следует ставить исходящий номер письма на бланк для зарубежных адресатов, там это не практикуется и может только ввести в заблуждение. Лучше проставить его на дубликате, остающемся у вас.

4.3.4.2 Дата отправки

С правой стороны и чуть ниже реквизитов фирмы-отправителя указывается дата отправления (не написания!) с указанием месяца буквами, например, 12 Мая 1998 г. Принятые у нас сокращения 12.05.98 в международной переписке не употребляются. В США принято указывать сначала месяц, а затем число – Май 12, 1998.

4.3.4.3 Внутренний адрес

Само письмо начинается с точного повторения в левом верхнем углу адреса, написанного на конверте. Не допускаются изменения в оформлении почтового адреса, это является нарушением устоявшихся требований ведения корреспонденции.

Дата отправки и внутренний адрес иногда могут меняться местами, точки не ставятся.

4.3.4.4 Обращение

Еще ниже, без абзаца, сразу у поля вновь с левой стороны пишут вежливое обращение. Оно традиционно состоит из слов:

«Дорогой г-н (или г-жа) + фамилия» или «Дорогой доктор + фамилия»,

или «Господа», «Уважаемые господа», «Уважаемый г-н + фамилия».

В официальных письмах не принято обращаться на «ты». К людям, занимающим достаточно высокие посты, в таких письмах не следует обращаться на «ты» даже в том случае, если в жизни вы с ним накоротке. В зависимости от степени близости с вашим корреспондентом, обращение может начинаться словами: «Уважаемый Джон» (имя) либо «Уважаемый Смит» (фамилия).

Если, посылая письмо в ФРГ, необходимо употребить обращение «Дорогой г-н доктор + фамилия», то в Австрию и Швейцарию достаточно написать «Дорогой г-н доктор».

Отсутствие обращения может быть истолковано как грубое нарушение этикета.

После обращения в Европе употребляется запятая, в США – двоеточие.

4.3.4.5 Тема письма

Следующей строкой после обращения следует обозначать тему письма. Для этого достаточно поставить Re: (Reference), русский эквивалент – «Касательно» или «Кас.». Например, Re: «В ответ на ваш телекс от 18 Мая 1998».

Если ваше письмо касается только одной проблемы, то в этом случае тему письма можно обозначить и до обращения, сразу после адреса. Если же переписка с вашим партнером ведется сразу по нескольким контрактам, то в таком случае вам было бы удобнее сразу после однократного обращения обозначить темы письма и этим разбить письмо на соответствующее число блоков. Например,

Дорогой г-н Смит,

Re: О Ваших предложениях по проекту «Омега»,

Неоплаченные счета № 28765, 54678,

О поставках картофеля в октябре 1998 г.

Однако более современным считается способ, при котором заголовок к тексту просто подчеркивается или пишется заглавными буквами. Например,

Дорогой г-н Смит,

О Ваших предложениях по проекту «Омега»,

или

Дорогой г-н Смит,

О ВАШИХ ПРЕДЛОЖЕНИЕ ПО ПРОЕКТУ «ОМЕГА»,