4.3.4.6 Основной текст письма

Основное содержание письма находится в зависимости от целей его написания. Однако в любом случае в первом абзаце письма формулируется вступительный комплимент. Он может выражать благодарность за письмо (если направляется ответ), признательность за шаги, направленные на взаимное сотрудничество (если это ответное письмо), благожелательное сообщение о том, что адресат является известной в своей отрасли фирмой (если письмо посылается впервые) и т.д. Даже в случае, когда письмо носит в целом негативный характер и может свидетельствовать о прекращении дальнейшего сотрудничества, вступительный комплимент должен обязательно присутствовать.

После него формируются основные положения, вытекающие из цели письма. Если это сугубо информационное письмо о характере деятельности отправителя, то кратко излагается история возникновения предприятия и его развития, сущность деятельности в настоящее время (роль на рынке, объемы реализации и некоторый другой статистический материал, не являющийся коммерческой тайной). После этого формулируется предложение о сотрудничестве, продаже партии товаров, оказании услуг и т.д.

Если письмо носит ответный характер, то в зависимости от первоначального послания зарубежных партнеров возможны ответы на поставленные в письме вопросы, предложения о возможности дальнейшего сотрудничества, либо об отсутствии такой возможности и т.д.

Если письмо носит характер реагирования на откровенно недружественную акцию иностранного партнера – несоблюдение сроков платежей, невыполнение взятых на себя обязательств, другие действия, ущемляющие права отечественной стороны, то вступительный комплимент можно несколько пригасить. После этого следует выразить недоумение по поводу действий иностранной стороны и сожаление о происшедшем. При этом оценка случившегося и выводы, направленные на полный разрыв дальнейших отношений, не должны иметь резкого характера. В этом случае уместны обороты типа: «с сожалением вынуждены прервать наши дальнейшие контакты», «к нашему сожалению это повлечет за собой необходимость обращения в судебные органы» и др.

А теперь об оформлении основного текста письма. С заглавной буквы пишутся (в английском варианте) имена, адреса, обращения, каждое слово названия фирмы, каждое слово официального названия должности, названия объектов переписки (проект, соглашение и т.д.). Нельзя использовать сокращенные формы модальных и вспомогательных глаголов. Излишне говорить о том, что текст письма должен быть вычитан на предмет наличия орфографических ошибок и опечаток: их наличие совершенно недопустимо.

4.3.4.7 Заключительный комплимент

Призван сформировать позитивное мнение о письме и его авторах. Так, традиционным является выражение надежды на дальнейшее сотрудничество, на то, что изложенная в письме информация будет полезна и послужит в будущем для расширения взаимных связей. В зависимости от уровня подготовки письма, важно включить фразу типа «еще раз примите наши уверения в готовности к дальнейшему взаимовыгодному сотрудничеству», «мы с надеждой смотрим на перспективы нашего дальнейшего сотрудничества» и т.п. Если письмо адресуется получателю, с которым еще не были установлены деловые контакты, то завершить основную часть можно надеждой на скорое получение ответа и установление регулярных контактов в будущем.

Даже если письмо носит негативный характер и означает разрыв деловых контактов, не следует избегать заключительного комплимента. В этом случае можно сформулировать абстрактный заключительный комплимент и свести его к фразам типа: «Одновременно мы свидетельствуем свою открытость для делового сотрудничества в будущем». Естественно, в последнем случае заключительный комплимент в большей степени является признаком хорошего тона, чем действительной надеждой на предстоящее сотрудничество.

Во многих случаях перед заключительным комплиментом в письме присутствует фраза, в которой сообщается номер телефона, фамилия и должность лица, которое могло бы ответить на все возникающие вопросы. При этом такая фраза также строится в максимально доброжелательном тоне: «При необходимости не отказывайте в возможности позвонить нашему менеджеру по вопросам реализации и уточнить все возникающие вопросы». Здесь же указывается номер телефона.

После заключительного комплимента и прямо перед подписью ставится заключительная фраза, подбираемая в зависимости от адресата, адреса и обращения. Если письмо официальное, как правило, употребляется «Весьма искренне Ваш» (Very truly yours). В других случаях употребляется комплимент «Искренне Ваш» (Sincerely yours). Эти комплименты соответствуют следующим обращениям:

Уважаемый г-н (Dear Sir.) – С уважением (Your faithfully);

Уважаемый г-н Браун (Dear Mr. Brown) – Искренне Ваш (Sincerely yours);

Многоуважаемый г-н Браун (My Dear Mr. Brown) – С искренним уважением (Very truly yours).

При формулировке вступительного обращения и комплимента учитывается принцип взаимности. Особенно это касается ответов на письма. В ответном письме используются те же выражения, что и в присланном. Заключительная форма письма зависит от степени близости корреспондентов, их настроений, стиля общения и пр.