Создание запроса

1. В окне базы данных щелкнуть по вкладке Запросы.

2. Двойной щелчок по значку Создание запроса в режиме конструктора (или кнопка Создать – Конструктор - ОК).

3. В окне Добавление таблицы щелкнуть по вкладке Таблицы, выделить имя таблицы, по которой создается запрос, и последовательно щелкнуть по кнопкам Добавить и Закрыть.

4. В верхней части окна запроса появится небольшое окно, содержащее заголовки полей таблицы, по данным из которой создается запрос. В нижней части окна находится структура запроса.

В строку Поле необходимо внести заголовки полей запроса. Это можно сделать двумя способами:

1. двойным щелчком выбрать поля из таблицы в верхней части окна запроса;

2. щелкнуть в строке Поле первого столбца – появится кнопка со стрелочкой. Нажать ее и в открывшемся списке заголовков выбрать нужный. Затем щелкнуть во втором столбце и т.д.

В строке Сортировка при необходимости щелкнуть мышкой и выбрать вид сортировки: по возрастанию или по убыванию.

Строка Вывод на экран дает возможность не выводить на экран поля, отображение которых не несет полезной информации. Например, если мы в запросе хотим получить список 30-летних сотрудников, то нет необходимости выводить это поле на экран, т.к. в этом поле у всех сотрудников будет повторяться одна и та же цифра: 30.

Чтобы отключить вывод поля на экран, нужно в строке Вывод на экран щелчком мышки убрать галочку в соответствующем столбце.

В строке Условие отбора в соответствующих столбцах задать необходимые для отбора записей условия.

Например, чтобы получить список сотрудников, фамилии которых начинаются на букву К, нужно щелкнуть в строке Условие отбора столбца Фамилии и ввести шаблон: К*. А чтобы получить список сотрудников, возраст которых более 30 лет, нужно щелкнуть в строке Условие отбора столбца Возраст и ввести выражение: >30.

В строку Или ввести дополнительные условия.

Примеры условий отбора см. ниже.

5. Для просмотра результатов данного запроса перейти в режим таблицы (Меню Вид – Режим таблицы). Если результат не устраивает, вернитесь в режим Конструктора и отредактируйте запрос.

6. Сохранить запрос щелчком по кнопке Сохранить . Запрос будет сохранен на вкладке Запросы окна базы данных в виде отдельного значка. При сохранении запроса ему нужно присвоить такое имя, по которому будет понятно, какая информация хранится в данном запросе. Иначе среди множества пронумерованных запросов будет сложно ориентироваться.

Примеры условий отбора

Задание на отбор записей	Поле	Тип данных	Условие отбора
Все сотрудники с фамилиями на букву К	Фамилии	текстовый	К*
Все сотрудники с высшим образованием	Образование	текстовый	высшее
Сотрудники, не имеющие ВО	Образование	текстовый	<>высшее
Все студенты-омичи	Город	текстовый	Омск
Все иногородние студенты	Город	текстовый	<>Омск
Все учащиеся, родившиеся в сентябре	Дата рождения	дата/время	*.09.*
Все конфеты, сроком годности до 1 авг. 2006 г.	Дата	дата/время	<#01.08.2006#
Холостые мужчины	Пол	текстовый	м
	Сем.положение	текстовый	холост
Женщины с телефоном	Пол	текстовый	ж
	Телефон	числовой	>0
		логический	да
Все отчисленные студенты с 3 курса	Курс	числовой	3
	Отчисление	логический	Да
Все учащиеся 9-х и 11-х классов	Класс	числовой	9 или: 11

При задании условий отбора используются также специальные логические операторы:

and (и)

or (или)

not (не)

• Например, условие «иногородние студенты» можно обозначить как: not Омск.

• Условие «все учащиеся 9 и 11 классов» обозначают как: 9 or 11. (Причем, в данном случае надо использовать именно оператор or (или), т.к. нельзя одновременно быть и в 9, и в 11 классе, поэтому оператор and (и) в данном случае неприемлем).

• У словие «квартиры, находящиеся не ниже 3 и не выше 7 этажей» будет обозначено следующим образом:

квартира должна находиться в промежутке между 3 и 7 этажами, т.е. в данном случае оба условия выполняются одновременно, поэтому для связи условий используется оператор and (и).

В том случае, если на числовой прямой диапазоны не пересеклись, а разошлись в разные стороны, однозначно используется оператор or (или).