Оформление актов

• Реквизиты: эмблема, наименование организации, вид документа, дата, номер, место составления, гриф утверждения (если акт подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи (председатель, члены комиссии), отметка о направлении в дело.

• Структура текста акта

1. Вводная часть – указывается наименование документа, в соответствии с которым была образована комиссия, его номер и дата (основание). Указывается председатель и члены комиссии (должность и ФИО). Членов комиссии нумеруют, указывают полностью должность и ФИО, оформляют через 1,5 интервал столбиком.

Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы нумеруются и формулируются в именительном падеже, ФИО докладчика – в родительном падеже.

2. Констатирующая часть – излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы, фиксируются установленные факты.

В конце текста делается пометка о количестве созданных экземпляров и их местонахожедние.

Подписи: председатель комиссии и члены комиссии.

Справки

Справки чаще всего составляются для подтверждения работы и оплаты сотрудников. Для удобства оформления можно подготовить бланки формализованного вида на листах формата А5, имеющих адресные данные предприятия и трафаретный текст.

Справки начинаются с указания в именительном падеже ФИО, лица о котором даются сведения, его должности, зарплаты.

В правом верхнем углу указывается место предоставления справки в именительном падеже.

Обязательно должна стоять дата.

Если необходимо включить в справку сведения по нескольким вопросам, текст разбивается на разделы. Раздел должен содержать заголовок и нумерацию арабскими цифрами.

При наличии в справке сведений финансового характера, она подписывается руководителем, главным бухгалтером, заверяется печатью.

Эмблема

Название фирмы

Юридический адрес фирмы: Адресат

Индекс, город, улица, дом,

Телефон, факс, р/с в банке

СПРАВКА

Дата _____ №_____

Заголовок к тексту (может не быть)

Фамилия Имя Отчество …

Должность лица

подписавшего документ Подпись И.О. Фамилия

Докладная записка.

ДЗ должна иметь заголовок к тексту. В первой части излагаются факты или события, послужившие поводом для написания. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях. ДЗ должна быть подписана руководителем предприятия.

Служебная записка.

Предназначена для быстрой передачи информации, необходима точность, ясность, простота. Необходимо указывать дату.

Создание образцов служебных документов:

Деловая переписка

1. Служебная – средство общения с учреждениями и частными лицами.

2. Коммерческая – составляется при заключении и выполнении коммерческой сделки.

Служебные письма

Применяются для решения многочисленных оперативных задач, отсюда вытекает разнообразие видов служебных писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, задания, просьбы, замечания и пр.

Текст СП должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. Текст письма состоит из двух частей: в первой части излагаются мотивы (ссылки на решения вышестоящих органов). Во второй части излагаются выводы, просьбы, предложения, замечания и пр.

Необходимо сформулировать заголовок письма, указать адресат, должность, ФИО подписывающего, номер телефона, проверить наличие приложений.

Письма бывают инициативные и ответы. Если письмо-ответ, указывается дата и номер инициативного документа.

Для всех писем кроме информационного письма, рекламного письма, приглашения, вид документа не указывается.