3. С помощью технологии Drag and Drop (перетаскиванием)

1. Открыть программу-источник и программу-приемник

2. С помощью КЗМ панели задач расположить окна программ слева направо

3. В окне программы-источника выделить объект

4. Перетащить объект в окно программы-приемника (для создания копии удерживать нажатой клавишу Ctrl или перетаскивать правой кнопкой мышки)

4. Существует еще один способ обмена – изменение формата документа.

Способ используется при переносе файлов с одного ПК на другой. Суть способа в следующем. Каждый редактор использует свои форматы файлов. Иногда форматы файлов, созданных в разных средах (DOS и Windows) или в разных версиях программы не совпадают. Тогда просмотреть документ, подготовленный в редакторе другой среды или другой версии невозможно. В таких случаях есть два варианта действий:

• При открытии файла с диска в строке Тип файла выбрать формат, соответствующий программе, в которой файл был создан.

• При сохранении файла на диск в строке Тип файла указать формат той программы, в которой файл будет открываться на другом ПК.

Делопроизводство на пк Создание и оформление документов в соответствии с требованиями стандарта делопроизводства

Документ – это носитель информации, способ отражения объективной действительности и мыслительной деятельности человека, оформленный в соответствии с установленными правилами в каком-либо виде (на бумажном носителе, в электронном виде, на магнитном носителе, аудио и видеозапись).

Классификация документов

По месту составления

• внутренние

• внешние

По направленности

• входящие

• исходящие

По стадии создания

• оригиналы

• копии (не имеют юридической силы)

По срокам хранения

• временного срока хранения до 10 лет

• временного срока хранения свыше 10 лет

• постоянного срока хранения

По роду деятельности

• плановая, по сбыту, по рекламе, отчетно-статистическая и пр.

• личные

• служебные

Группы служебных документов

1. организационно-распорядительная документация (ОРД)

• учредительные (устав, учредительный договор, положение, инструкция, правила)

• распорядительные (приказ, решение, указание)

ОРД – комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих деятельность организации.

2. информационно-справочная документация (протоколы, акты, справки, служебные записки, докладные записки)

3. коммерческая документация (коммерческие договоры, соглашения, коммерческие акты, письма, сертификаты, лицензии и т.п)

4. деловая переписка

5. документация по личному составу (личные дела, трудовые книжки, рекомендательные письма, приказы по личному составу и т.п.)

Делопроизводство – деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления управленческих действий.

Правила расположения реквизитов

Любой документ состоит из определенного набора реквизитов, каждый из которых несет определенную информацию.

Реквизиты оформляют в соответствии с требованиями ГОСТа (ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).

ГОСТом установлено 30 реквизитов, но в документе конкретного вида их будет меньше.

Существует обязательный набор реквизитов для внутренних и внешних документов, обеспечивающих им юридическую силу.

• Для внутренних: эмблема, название фирмы, вид документа, дата – номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

• Для внешних: эмблема, название фирмы, вид документа, дата – номер, заголовок к тексту, текст, подпись, юридический адрес, адресат, ссылка на дату и номер инициативного документа, отметка о поступлении.