Создание базы данных

1. Меню Файл – Создать – в появившейся справа панели выбрать Новая база данных…

2. В появившемся окне указать имя создаваемой БД и папку, в которой она будет храниться.

3. Нажать ОК (на экране появится окно файла только что созданной базы данных).

Создание таблицы

1. Перейти на вкладку Таблицы

2. Выполнить двойной щелчок по значку Создание базы данных в режиме конструктора

Или:

3. Создать структуру таблицы (см. ниже)

4. Сохранить таблицу с помощью кнопки (Сохранить), указав имя таблицы.

5. Перейти в режим таблицы командой Меню Вид – Режим таблицы или кнопкой

6. Заполнить данными поля таблицы.

7. Сохранить таблицу.

Структура таблицы

Структура таблицы – это совокупность полей с заданными для них типами данных (какого рода информацию можно хранить в данном поле: даты, текст, числа или логические выражения).

Типы данных ms Access:

Тип данных	Описание
Текстовый	Текст длиной не более 255 символов. Точный размер определяется значением «Размер поля» (см. рис. ниже)
Поле МЕМО	Текст максимальной длиной 64 Кбайт
Числовой	Числа
Дата/Время	Разные представления даты и времени
Денежный	Числа с точностью до 15 знаков в целой части и до 4-х знаков в дробной.
Счетчик	Уникальное значение, присваиваемое автоматически каждой записи, вносимой в таблицу
Логический	Подразумевает хранение данных, имеющих только два варианта представления: Истина-Ложь (Да-Нет, Присутствует-Отсутствует и под.)
Поле объекта OLE	Объекты, созданные в других приложениях Windows (фотографии, звукозаписи, видеоклипы, эл. таблицы, документы и пр.)

Редактирование таблицы

Добавление записи в таблицу. Способы:

• Щелкнуть в последней (пустой) записи и ввести в нее данные.

• Щелкнуть мышкой в любом месте таблицы и нажать кнопку (Новая запись).

• Выделить любую запись. КЗМ – Новая запись.

Удаление записи (строки). Способы:

• Выделить запись и нажать DELETE

• Выделить запись и щелкнуть по кнопке (Удалить запись)

• Выделить запись. КЗМ – Удалить запись.

Изменение структуры таблицы

Изменение структуры таблицы подразумевает изменение заголовков полей, типов данных. Выполняется в режиме Конструктора. Для перехода в режим Конструктора нужно выполнить команду Меню Вид – Конструктор или щелкнуть по кнопке

Удаление поля (столбца). Способы:

• Выделить поле. Меню Правка – Удалить столбец (или КЗМ – Удалить столбец).

• Перейти в режим Конструктора (Меню Вид - Конструктор). Выделить строку с заголовком удаляемого поля и удалить как запись (см. Удаление записи)

Добавление поля. Способы:

• Выделить поле, перед которым нужно добавить новое. Меню Вставка – Столбец (или КЗМ – Добавить столбец).

• Перейти в режим Конструктора. Выделить строку того поля, перед которым нужно добавить новое поле. Меню Вставка – Строки (или КЗМ – Добавить строки)

Поиск данных

1. Щелкнуть в том поле, где будет осуществляться поиск данных.

2. Меню Правка – Найти или кнопка

3. В появившемся окне в строку Образец ввести искомый элемент и нажать кнопку Найти далее.

4. Access выделит в базе данных первый найденный элемент.

5. Если этот элемент соответствует не той записи, которую Вы искали, нажимайте кнопку Найти далее до тех пор, пока не доберетесь до нужной записи.

Сортировка данных

Щелкнуть в том поле, по которому необходимо отсортировать записи.

Меню Записи – Сортировка по… или кнопки (Сортировка по возрастанию),

(Сортировка по убыванию)

Создание фильтров для отбора записей из таблицы

Простой фильтр (по выделенному элементу)

1. Выделить ячейку, содержащую поисковый элемент

2. Щелкнуть по кнопке (Фильтр по выделенному)

3. В таблице отобразятся только те записи, в которых содержится выделенный элемент.

4. Чтобы вернуть все записи, щелкнуть по кнопке (Удалить фильтр)

Сложный фильтр (если поисковый элемент в записях совпадает не полностью или необходимо задать для отбора записей несколько условий одновременно)

1. Щелкнуть по кнопке (Изменить фильтр).

2. В соответствующих полях задать необходимые условия отбора записей (Например, чтобы получить список сотрудников, чьи фамилии начинаются на букву К, необходимо в поле Фамилия задать условие: К*).

3. Щелкнуть по кнопке (Применить фильтр).

4. Для отображения всех записей щелкнуть еще раз по кнопке (Удалить фильтр).