7. Роль руководителя в принятии решений
В процессе подготовки и принятия решения участвуют три основных типа работников: системные аналитики, собственно руководители, а также эксперты, привлекаемые для решения отдельных вопросов по определенным проблемам, когда системные аналитики не в состоянии самостоятельно ответить на возникающие вопросы.
Основную работу по выработке решения осуществляют системные аналитики.
Понятие системный аналитик трактуется в широком смысле и включает сотрудников аппарата управления, готовящих решение, специалистов информационно-аналитических служб, экономических и других подразделений организации.
Системные специалисты осуществляют информационную и аналитическую работу по уменьшению неопределенности информации.
Системные аналитики должны владеть в полном объеме современными методами анализа.
Руководители – владеть системным подходом к принятию решений и иметь общее представление о методах и средствах, используемых в процессе подготовки и принятия решений.
В принятии решений руководитель выполняет основную роль. Он принимает решения на основе своих предпочтений и несет за них ответственность.
Руководитель должен принимать решения, опираясь на точные, проверенные данные, на детально проработанные системными аналитиками варианты. Интуиция руководителя используется лишь в дополнение, но не как замена результатов, подготовленных системными аналитиками.
8. Системный анализ как методологическая основа принятия решений
В мировой экономике во второй половине XX века под влиянием научно-технической революции произошли громадные изменения.
Произошли коренные изменения в области техники. Эти изменения сопровождаются почти экспоненциальным ростом сложности и стоимости, а также многообразия продукции. Растущая потребность в исследованиях и разработках привели к тому, что прошлый опыт в значительной мере потерял свое значение как руководство при управлении.
Центральным положением новой концепции управления явилось использование систематизированных аналитических проработок. Эти проработки осуществляются специалистами в области естественных и социальных наук, работающих в составе или сотрудничестве с органами управления и принятия решений.
Глубокая проработка вопроса обычно требует создания междисциплинарных групп, в состав которых входят специалисты различных областей.
Это обусловлено тем, что вопросы, возникающие при разработке проблемы, по-разному рассматриваются экономистом, юристом, политиком или инженером.
Различные точки зрения на один и тот же вопрос имеют первостепенное значение для решения проблем в целом.
Повышенный интерес к использованию аналитических проработок объясняется тем, что количество выдвигаемых идей, проектов и программ в значительной степени превышает возможности их реализации с точки зрения обеспечения их ресурсами.
Такое положение дел не было характерным на более ранних стадиях развития человечества.
В целях научно обоснованного отбора изделий, продукции, проектов, программ, которые рекомендуются для практической реализации, потребовался их всесторонний анализ с учетом всей совокупности факторов и явлений.
Проблема возросшей трудности управления экономическими процессами породила целый ряд новых научных дисциплин.
Их цель – создание концепций, которые позволяют объяснить сложные экономические явления, а также выработать конкретные методы и формы управления экономическими процессами.
Новые научные дисциплины возникли, как правило, на стыке различных наук с экономической наукой и конкретными отраслевыми научными дисциплинами.
Одной из таких научно-прикладных дисциплин является системный анализ.
Системный анализ – это научный, всесторонний подход к принятию решений. При этом вся проблема изучается в целом, определяются цели развития объекта управления и различные пути их реализации с учетом возможных последствий. При этом возникает необходимость согласования работы различных частей объекта управления, отдельных исполнителей, с тем, чтобы направить их на достижение общей цели.
Разработка методов системного анализа в значительной мере способствовала тому, что управление во всех сферах человеческой деятельности поднялась от стадии ремесла или чистого искусства, которое зависело от способностей отдельных людей и накопленного ими опыта, до стадии науки.
Сущность системного анализа сводится к тому, что деятельность любой части системы оказывает некоторое влияние на деятельность всех других частей. Этот принципа есть следствие известного положения диалектики, которое требует рассмотрения всех явлений в их причинной взаимосвязи.
Из этого следует, что для оценки любого решения необходимо определить все существенные взаимосвязи и установить его влияние с учетом всех этих взаимосвязей на поведение всей системы, а не только ее части.
Системный подход прямо противоположен практике локального, временного решения проблем, без учета последствий этих решений в будущем.
В системном анализе исследования строятся на использовании такой категории как система.
Под системой понимается единство взаимосвязанных и взаимовлияющих элементов, которые расположены в определенной закономерности в пространстве и во времени, совместно действующих для достижения общей цели.
Свойства, поведение или состояние, которыми обладает система, отличаются от свойств, поведения или состояния образующих ее элементов (подсистем).
Система – это целое, которое нельзя понять путем анализа.
Система – это множество элементов, которое нельзя разделить на независимые части.
Для системы характерно наличие собственной, специфической закономерности действий, не выводимой непосредственно из одних лишь способов действия образующих ее элементов.
Всякая система является развивающейся системой. Она имеет свое начало в прошлом и продолжение в будущем.
Элементарную систему можно представить следующей схемой (рис.1)
ПРОЦЕСС ИЛИ ОПЕРАЦИЯ
Вход Выход
Рис. 1. Система в общем, виде
Основными частями системы являются: вход, процесс (операция) и выход.
Первая часть – вход – состоит из элементов, которые классифицируются по из роли в процессах, протекающих в системе.
Первый элемент входа – тот, над которым осуществляется некоторый процесс или операция. Этот элемент есть сырье, материалы, энергия, информация и др.
Вторым элементом входа системы является внешняя среда, под которой понимается совокупность факторов и явлений, воздействующих на процессы системы и не поддающиеся прямому управлению со стороны руководителя.
Не контролируемые системой факторы внешней среды обычно можно разбить на две категории:
- случайные, характеризуемые законами распределения, неизвестными законами или действующие без всяких законов (например, природные условия);
- факторы, являющиеся внешними, но активно воздействующими на систему (например, законы, нормативно-правовые документы и т.д.).
Цели внешней среды могут быть известны, известны неточно или вовсе неизвестны.
Третий элемент входа обеспечивает размещение и перемещение компонентов системы, например различных инструкций, положений, приказов, то есть задает законы ее организации и функционирования, цели, ограничительные условия и др.
Входы также можно классифицировать по содержанию:
- материальные;
- энергетические;
- информационные
или любые их компоненты.
Вторая часть системы – это операции, процессы или каналы, через которые проходят элементы входа. Система должна быть устроена таким образом, чтобы необходимые процессы (производственные, подготовки кадров, материально-технического снабжения и др.) воздействовали по определенному закону на каждый вход, в соответствующее время для достижения, желаемого выхода.
Третья часть системы – выход, который является продуктом или результатом ее деятельности. Система на выходе должна удовлетворять ряду критериев. Важнейшими из них являются стабильность и надежность. По выходу судят о степени достижения поставленных перед системой целей.
По степени связи с внешней средой системы классифицируют на открытые и закрытые системы.
Открытые системы – это системы, которые обмениваются материально-информационными ресурсами или энергией с окружающей средой регулярным и понятным образом.
Закрытые системы действуют с относительно небольшим обменом энергией или материалами с окружающей средой, например химическая реакция, протекающая в герметически закрытом сосуде.
В деловом мире закрытые системы практически отсутствуют. При этом считается, что окружающая среда является главным фактором успехов или неудач деятельности различных организаций.
Любая попытка понять социально-экономическую систему, рассматривая ее как закрытую, обречена на провал.
Хотя основные положения системного анализа являются общими для всех классов систем, специфика их отдельных классов систем требует особого подхода при их анализе.
Ярко выраженная специфика социально-экономических систем по отношению скажем к техническим системам, обусловлена тем, что неотъемлемой частью первых является человек.
Один и тот же объект может иметь множество разных систем.
Если рассматривать производственное предприятие как совокупность машин, технологических процессов, материалов и изделий, которые обрабатываются на машинах, то предприятие представляет собой технологическую систему.
Можно рассматривать предприятие и с другой стороны. Какие люди на нем работают, каково их отношение к производству, друг к другу и т.д. Тогда это же предприятие представляется как социальная система.
Или же можно изучать предприятие с иной точки зрения: место данного предприятия в системе народного хозяйства, выяснить отношение руководителей и сотрудников предприятия к средствам производства, их участие в процессе труда и распределения его результатов и т.д. Здесь предприятие будет рассматриваться как экономическая система.
Отметим, что системный анализ имеет дело с так называемыми большими и сложными системами.
Подавляющее число экономических и управленческих задач имеет характер, когда уже заведомо можно сказать, что мы имеем дело с большими системами.
Системный анализ предусматриваем специальные приемы, с помощью которых большую систему, можно разделить на ряд малых взаимосвязанных систем или подсистем.
Таким образом, большой системой целесообразно назвать такую, которую невозможно исследовать иначе как по подсистемам.
Помимо больших систем в задачах управления экономикой выделяют сложные системы.
Сложной системой целесообразно назвать такую систему, которая строится для решения многоцелевых и многоаспектных задач.
Непосредственным выводом из концепции сложной системы для анализа и проектирования систем управления является требование учета следующих факторов:
1. Наличие сложной, составной цели, параллельное существование различных целей или последовательная смена целей;
2. Наличие одновременно многих структур у одной системы (например, технологической, административной, функциональной и т.д.);
3.Невозможность описания системы в одном языке. Необходимость использования спектра языков для анализа и проектирования отдельных ее подсистем. Например, технологическая схема изготовления продукции; схема документооборота; порядок взаимодействия служб и отделов при разработке проекта плана.
Справиться с задачами анализа больших систем можно лишь тогда, когда в нашем распоряжении будет надлежащим образом организованная система исследований, элементы которой подчинены общей цели.
Чтобы всесторонне изучить экономическую систему и уметь ею управлять, необходимо создать систему исследования, сравнимую по своей сложности с экономической.
Невозможно эффективно управлять большой системой с помощью простой системы управления. По мере роста сложности решаемых задач должна повышаться возможность системы управления решать эти задачи.
К числу важнейших понятий, на которых основаны принципы управления системами, относится понятие обратной связи.
Объект управления
Вход Выход
Орган управления
Рис. 2. Пример обратной связи
С помощью обратной связи сигнал (информация) с выхода системы (объекта управления) передается в орган управления. Здесь этот сигнал, содержащий информацию о работе, выполненной объектом управления, сравнивается с сигналом, задающим содержание и объем работы (например, план).
В случае возникновения рассогласования между фактическим и плановым состоянием работы принимаются решения по его устранению.
Основными функциями обратной связи являются:
1) противодействие тому, что делает сама система, когда она выход за установленные пределы (например, реагирование на снижение качества выпускаемой продукции);
2) компенсация возмущений и поддержание состояния устойчивого равновесия системы (например, неполадки в работе оборудования);
3) сведение внутренних и внешних возмущений, стремящихся вывести систему из состояния устойчивого равновесия, к отклонению одной или нескольких управляемых величин (например, выработка управляющих решений на одновременное появление нового конкурента и снижение качества выпускаемой продукции);
4) выработка управляющих воздействий на объект управления по плохо формализованному закону. Например, установление более высоких цен на энергоносители вызывает в деятельности организаций сложные изменения. Это требует внесения изменений в производственно-хозяйственный процесс путем воздействий, которые невозможно описать с помощью аналитических выражений.
Нарушение обратных связей в социально-экономических системах по различным причинам ведет к тяжелым последствиям.
Системный анализ – это совокупность определенных научных методов и практических приемов решения разнообразных проблем, возникающих во всех сферах деятельности общества, на основе системного подхода и представления объекта исследования в виде системы.
Характерным для системного анализа является то, что поиск лучшего решения проблемы начинается с определения и упорядочения целей деятельности системы, при функционировании которой возникла данная проблема.
При этом устанавливается соответствие между этими целями, возможными путями решения возникшей проблемы и потребными для этого ресурсами.
Целью системного анализа является полная и всесторонняя проверка различных вариантов действий с точки зрения количественного и качественного сопоставления затраченных ресурсов с полученным эффектом.
Иными словами, системный анализ – это систематизированные методы оказания лицу, принимающему решение, помощи при выборе курса действий путем изучения всей проблемы в целом, определения конечных целей и различных путей их достижения с учетом возможных последствий.
При этом для получения квалифицированного суждения по проблеме, используются соответствующие методы, по возможности аналитические.
Системный анализ предназначен в первую очередь слабоструктурированных проблем, т.е. проблем, состав элементов и взаимосвязей которых установлен только частично, задач, возникающих, как правило, в ситуациях, характеризуемых наличием фактора неопределенности и содержащих не формализуемые элементы, непереводимые на язык математики.
Объектом системного анализа в теоретическом аспекте является процесс подготовки и принятия решений, в прикладном аспекте – различные конкретные проблемы, возникающие при создании и функционировании систем.