4. Роль и место принятия решений в процессе управления

Ни одна функция управления, независимо от того, какой орган ее осуществляет, не может быть реализована иначе как посредством подготовки (разработки) и исполнения (реализации) управленческих решений.

Известный американский специалист по управлению Герберт Саймон назвал принятие решений «сутью управленческой деятельности».

Он отметил, что любая практическая деятельность состоит из «решений» и «действий».

Таким образом, управление можно рассматривать как процессы принятия решений и как процессы, содержащие действия.

Характерной особенностью управления любыми объектами является достижение определенных целей. Эта общая особенность может быть положена в основу определения процесса управления.

Процесс управления состоит из циклически повторяющейся во времени последовательности видов управленческой деятельности, которые получили название функций управления.

К основным функциям управления можно отнести:

планирование;

контроль;

анализ;

регулирование;

учет.

Выполнение функций управления требует принятия решений. Принятие решений обеспечивает ответы на вопросы «что делать» и «как делать», которые возникают при реализации функций управления.

Таким образом, выполнение различных функций управления можно представить как последовательность соответствующих решений.

Можно говорить, что принятие решений выполняет в процессе управления особую роль – она необходима для осуществления всех функций управления.

Таким образом, имеет место взаимное проникновение и взаимосвязь функций управления и процедур принятия решений.

5. Содержание задачи принятия управленческих решений

В самой общей формулировке любая задача может быть определена в виде «исходные данные», «требуется определить».

Руководствуясь этой формой, можно описать содержание задачи принятия решений.

На формулировку задачи принятия решений существенно влияет взятая за основу схема процесса принятия решений.

Будем исходить из того, что этап непосредственного принятия решения включает две операции:

выработка рекомендаций системными аналитиками относительно выбора лучшего решения;

принятие окончательного решения непосредственно ЛПР.

Системные аналитики – это специалисты, осуществляющие сбор информации, ее анализ и проведение расчетов. Они представляют свои рекомендации на основе научных методов, стремясь свести к минимуму субъективизм оценок.

ЛПР преломляет рекомендации через свое субъективное восприятие, поэтому принятое решение не обязательно сходится с рекомендациями аналитиков.

При принятии решений учитываются как управляемые, так и неуправляемые переменные (факторы).

Управляемые переменные находятся в распоряжении ЛПР. Они, прежде всего, характеризуют способы использования ресурсов для достижения поставленных целей.

Неуправляемые переменные характеризуют заданные внешние и внутренние условия. Эти условия (правовые, финансовые и другие ограничения, имеющиеся производственные и кадровые возможности и т.п.) не являются инструментом управления при принятии решения. Однако они оказывают сильное влияние на выбор решения.

Известными элементами задачи принятия решения индивидуальным ЛПР могут являться:

1. С - проблемная ситуация;

2. В – время для принятия решения;

3. Р – потребные для принятия решения ресурсы;

4. Сд – доопределенная проблемная ситуация.

Неизвестные элементы задачи:

1. П = (П1,…,Пн) – множество предположений (гипотез) о развитии ситуации в будущем (как частный случай может использоваться одно предположение);

2. Ц = (Ц1,…, Цн) – множество целей, на достижение которых направлено решение (как частный случай решение может быть направлено на достижение одной цели);

3. О = (О1,…,Он) – множество ограничений;

4. А = (А1,…, Ан) – множество альтернативных вариантов (как минимум два);

5. К = (К1,…, Кн) – множество критериев выбора наилучшего решения (как частный случай один критерий);

6. Ф – функция предпочтения ЛПР, включающая как объективные критерии из множества критериев, так и личные субъективные предпочтения ЛПР;

7. Х - искомое оптимальное решение.

Примечания:

1. В ряде случаев время и ресурсы на принятие решения могут быть тоже неизвестны и подлежать определению самим ЛПР и системными аналитиками.

2. Если исходная проблемная ситуация определена с уровнем конкретности, достаточным для принятия решения, то ее доопределения не требуется.

Рассмотрим подробнее элементы задачи принятия решений.

Под проблемой в теории принятия решений понимается разница между фактическим и желаемым состоянием объекта принятия решения.

Проблема всегда связана с определенными условиями и причинами ее возникновения, которые обобщенно называют ситуацией.

Совокупность проблемы и ситуации образует проблемную ситуацию.

Исходная проблемная ситуация описывается содержательно и, если это возможно, совокупностью количественных характеристик.

Описание проблемной ситуации должно заканчиваться краткой содержательной формулировкой проблемы, которую необходимо решать.

В зависимости от характера задачи время на принятие решения может составлять секунды или часы. Это характерно для срочных или оперативных задач. Гораздо больший период времени требуется на принятие решений для несрочных или долгосрочных задач.

Располагаемое время для решения задачи существенно влияет на возможность получения полной и достоверной информации о проблемной ситуации и всестороннего обоснования вариантов решений и последствий их реализации.

В качестве ресурсов для нахождения оптимального решения (но не его реализации) могут использоваться: знания и опыт ЛПР; системных аналитиков и экспертов; научно-технический и информационный потенциал организации, где готовится решение и т.п.

На начальной стадии принятия решения исходная проблемная ситуация может быть определена не полностью. Это может быть обусловлено различными факторами, например:

неполнотой информации;

недостаточной аналитической проработкой исходной проблемы и т.п.

В этих условиях может потребоваться доопределение исходной проблемной ситуации до уровня конкретности, достаточного для последующих действий по принятию решения.

Множество предположений (гипотез) о развитии ситуации в будущем характеризует неопределенность многих факторов, внешних и внутренних условий реализации принимаемого решения.

Очевидно, что нельзя сформулировать цели, выбрать варианты решений, не ориентируя их на определенный вариант развития проблемной ситуации.

Возможна подготовка вариантов решений для различных предположений о развитии ситуации в будущем.

Такой подход, в частности, связан с планирование по вариантам, когда варианты планов, разрабатываются для нескольких наиболее вероятных вариантов развития проблемной ситуации.

В случае, когда неопределенность относительно развития проблемной ситуации отсутствует, то отпадает необходимость формирования множества предположений.

Для четкого определения вариантов устранения проблемной ситуации необходимо сформулировать множество целей. Реальные задачи, как правило, являются многоцелевыми. Кроме того, даже единственная цель может быть развернута на подцели.

Реализация решения всегда осуществляется в условиях различных ограничений:

финансовых;

материальных;

кадровых;

правовых и т.п.

Поэтому необходимо четко сформулировать множество ограничений, которые должны учитываться при принятии решения в конкретной проблемной ситуации.

Для достижения множества целей формируется множество альтернативных вариантов решений. Их этого множества должно быть выбрано единственное оптимальное или приемлемое решение.

Во множество возможных вариантов решений может включаться и решение о бездействии, при котором сохраняется проблемная ситуация.

Решения описываются содержательно и формально - набором определенных характеристик. В число этих характеристик обязательно включаются также ресурсные характеристики.

Множество критериев используется для оценки вариантов решений по достижению целей в условиях выбранной ситуации и их ранжирования по приоритетам. С помощью множества критериев можно получить абсолютную и относительную оценку решений.

При этом абсолютная оценка может быть произведена только в частных и весьма редких случаях.

Поэтому в подавляющем числе реальных задач удается осуществить только сравнительную оценку решений.

Эта оценка может носить качественный характер. В этом случае все альтернативные варианты решений упорядочиваются по критериальной оценке.

Оценка может также носить количественный характер. В этом случае можно сравнивать, на сколько или во сколько раз одно решение лучше другого.

В результате такой оценки системные аналитики осуществляют предварительный выбор лучшего варианта.

Выбор окончательного наилучшего варианта решения производится ЛПР на основе своей функции предпочтения.

Таким образом, задачу принятия решения индивидуальным ЛПР можно кратко сформулировать следующим образом:

в условиях проблемной ситуации С, располагаемого времени Т и ресурсов Р необходимо доопределить ситуацию, получив Сд, сформулировать множество целей Ц, ограничений О, альтернативных решений А, произвести оценку решений и найти оптимальное решение А* из множества А, руководствуясь сформулированными критериями выбора К и функцией предпочтения ЛПР F.

Для группового (коллективного) ЛПР задача принятия решения может быть сформулирована следующим образом:

в условиях проблемной ситуации С, располагаемого времени Т и ресурсов Р необходимо доопределить ситуацию, получив Сд, сформировать множество целей Ц, ограничений О, альтернативных вариантов А, произвести оценку вариантов решений и найти оптимальное решение А* из множества А, руководствуясь сформулированными критериями К, произвести индивидуальную оценку предпочтений решений отдельных ЛПР, построить групповую функцию предпочтения f(F) на основе выбранного принципа согласования L и найти оптимальное решение Y*, удовлетворяющее групповому предпочтению.

Выбор группового решения во многом зависит от организации коллективного обсуждения рассматриваемого вопроса (открытое или закрытое голосование, порядок представления слова участникам обсуждения, наличие коалиций среди участников обсуждения и т.п.).

Содержание задачи принятия решений позволяет сформулировать ряд утверждений, которые характеризуют особенности управленческих решений.

Во-первых, неизвестные элементы задачи имеют, прежде всего, содержательный характер и только частично определяются количественными характеристиками. К неизвестным элементам задачи относятся: ситуация, цели, ограничения, варианты решения, предпочтения.

Обычно количество неизвестных элементов задачи существенно больше числа известных.

Во- вторых, определение неизвестных элементов задачи и, в конечном счете, нахождение наилучшего варианта решения не могут быть формализованы. Это обусловлено тем, что не существует методов и алгоритмов, которые позволят, сформулировать цели, критерии, варианты решения.

В-третьих, элементы задачи описываются характеристиками, часть из которых может быть измерена объективно, а для другой части, возможно, только субъективное измерение (например, приоритеты целей, предпочтения критериев и вариантов решений и т.п.).

В-четвертых, во многих случаях приходится решать задачу принятия решений в условиях неопределенности. Это обусловлено неполным описанием проблемной ситуации и невозможностью достаточно точной оценки других элементов решения, ожидаемых последствий принятия решения.

В-пятых, принимаемые решения могут непосредственно затрагивать интересы ЛПР и системных аналитиков. Поэтому их интересы, мотивы поведения влияют на выбор решения.