Тема 5. Координация проекта (4 уч. Часа)
План
1. Организация управления проектами.
2. Формы организации управления проектами: функциональная, матричная, проектная, их особенности.
3. Контроль и регулирование проекта.
4. Управление изменениями.
Список рекомендованной литературы:
1.Управление инвестициями. В 2-х томах, т. 2./ Шеремет в. В. И др.-м.: Высшая школа, 1998. - с. 279 - 308.
2. И.И. Мазур, В.Д Шапиро, Н.Г. Ольдерогге. Управление проектами: Учебник для вузов/под общей редакцией И.И. Мазура. - М.: Экономика, 2001. - с.98-148.
3. Тарасюк Управління проектами. - К.: 2004. с.
Мини-лексикон (ключевые слова): цели организации управления проектом, принципы организации проекта, формы организации управления проектами, организационный континуум, цель и содержание контроля проекта, принципы построения системы контроля
Цели организации управления проектом включают:
обеспечение взаимодействия;
разделение ролей и ответственности;
определение ответственности за принятие решений;
обеспечение эффективного распределения информации;
обеспечение гибкости использования ресурсов.
Для обеспечения эффективного взаимодействия необходимо:
обеспечить взаимодействие между менеджером проекта и функциональным руководством, см. рис. 5.3.
установить правила формального взаимодействия между участниками проекта (матрица).
В рамках проекта взаимодействуют различные организации и отдельные исполнители:
- внутренние и внешние пользователи результатов проекта;
- внутренние и внешние поставщики ресурсов;
- внутренние функциональные отделы, например, финансовый, бухгалтерия, экономический, плановый, технический и др.
Для обеспечения их эффективного взаимодействия должно быть четко определено:
кто должен принимать то или иное решение;
кто выполняет ту или иную работу;
кто несет ответственность за те или иные управленческие функции;
кто получает ту или иную информацию.
Организация проекта должна позволять привлекать различные ресурсы на разных стадиях проекта в соответствии со следующими тремя принципами:
обеспечить наиболее квалифицированных для данного вида работ специалистов;
привлекать исполнителей в команду проекта только на период, когда их квалификация необходима;
обеспечить точное описание задания для привлекаемых специалистов.
Существуют следующие основные формы организации управления проектами: матричная, проектная, функциональная. Организационный континуум приведен на рис. 5.1. Особенности матричной структуры приведены на рис. 5.2. Взаимосвязь матричной и функциональной структур в управлении проектами приведен на рис. 5.3.
Рис. 5.1. Организационный континуум
Основной целью контроля проекта является обеспечение выполнения плановых показателей и повышение общей эффективности функций планирования и контроля проекта.
Содержание контроля проекта состоит в определении результатов деятельности на основе оценки и документирования фактических показателей выполнения работ и сравнения их с плановыми показателями.
Основные принципы построения эффективной системы контроля включают:
- наличие четких планов. - наличие ясной системы отчетности. - наличие эффективной системы анализа фактических показателей и тенденций. - наличие эффективной системы регулирования.
В рамках функции контроля и оперативного управления реализацией проекта решают задачи измерения, прогнозирования и оценки складывающейся оперативной ситуации по достижению результатов, затратам, времени, ресурсов и финансов, анализу и устранению причин отклонения от выработанного плана, коррекция плана. Обобщенная схема процесса контроля исполнения проекта представлена на рис. 5.4.
,
Рис. 5.2.Матричная организация и матричный бюджет
В процессе контроля можно выделить три основных шага:
Отслеживание фактического состояния работ – сбор и документирование фактических данных;
Анализ результатов и измерение прогресса – оценка текущего состояния работ и сравнение достигнутых результатов с запланированными;
3.. Корректирующие действия - планирование и осуществление действий, направленных на выполнение работ в соответствии с планом или минимизацию соответствий.
Пять основных возможных вариантов действий чаще всего используют в случае отклонения проекта от плана:
1 найти альтернативное решение.
2. пересмотр стоимости.
3. пересмотр планов.
4.пересмотр содержания работ.
5.прекращение проекта.
ИЗМЕНЕНИЯ, РИСКИ, ПРОБЛЕМЫ