4. Охарактеризуйте требования к менеджеру проекта.

5. Иерархия потребностей по А. Маслоу, ее особенности.

6. Дайте характеристику конфликта.

7. Какие типы конфликтов выделяют?

8. Охарактеризуйте пять основных стилей поведения в конфликтной ситуации.

Тема 9. Управление коммуникациями (2 уч. Часа)

План

1.Процессы управления коммуникациями.

2.Структура, элементы информационной системы управления проектами (ИСУП)

Список рекомендованной литературы:

1.Управление инвестициями. В 2-х томах, т. 2./ Шеремет В. В. и др. - М.: Высшая школа, 1998. - с. 343 – 392.

2. И.И. Мазур, в.Д Шапиро, н.Г. Ольдерогге. Управление проектами: Учебник для вузов/под общей редакцией и.И. Мазура. - м.: Экономика, 2001. С.556 – 573.

3. Тарасюк Управління проектами. - К.: ,2004. - с.

Мини-лексикон (ключевые слова): управление коммуникациями проекта, процессы управления коммуникациями: планирование системы коммуникаций, сбор и распределение информации, отчетность о ходе выполнения проекта, документирование хода работ, элементы ИСУП

Информационная система управления проектами (ИСУП) представляет особо организационно-технологический комплекс методических, технических, программных, информационных средств, направленных на поддержку и повышение эффективности процессов планирования и управления проектом.

Программное обеспечение календарного планирования и контроля проекта ( или система управления проектами) – представляют собой системы, обеспечивающие поддержку основных процессов временного, ресурсного и стоимостного планирования и контроля на основе алгоритмов сетевого планирования и компьютерной техники.

При реализации проекта осуществляются различные коммуникации. Эти коммуникации должны обеспечиваться различной информаций. В связи с этим информационная система может быть структурирована:

- Внутренняя (внутри команды проекта) и внешняя ( с руководством компании, заказчиком, внешними организациями и т.п.)

- формальная (отчеты, запросы, совещания) и неформальная (обсуждения, напоминания).

- письменная и устная,

- вертикальная и горизонтальная.

Управление коммуникациями проекта (управление взаимодействием информационными связями) – управленческая функция, направленная на обеспечение своевременного сбора, генерации, распределения и сохранения необходимой проектной информации.

Функция управления информационными связями включает в себя следующие процессы:

1. планирование системы коммуникаций – определение информационных потребностей участников проекта (состав информации, сроки и способы доставки);

2. сбор и распределение информации – процессы регулярного сбора и своевременной доставки необходимой информации участникам проекта;

3. отчетность о ходе выполнения проекта – обработка фактических результатов состояния работ проекта, соотношение с плановыми и анализ тенденций, прогнозирование;

4. документирование хода работ – сбор, обработка и организация хранения документов по проекту.

Планирование системы коммуникаций. План коммуникаций является составной частью плана проекта и включает в себя:

- план сбора информации, в котором определены источники информации и методы ее получения;

- план распределения информации, в котором определяются потребители информации и способы ее доставки;

- детальное описание каждого документа, который должен быть получен или передан, включая формат, содержание, уровень детальности, используемые определения;

- план ввода в действие тех или иных видов коммуникаций;

- методы обновления и совершенствования плана коммуникаций.

Сбор и распределение информации.

В рамках проекта существует потребность в осуществлении различных видов коммуникаций:

- внутренние (внутри команды проекта) и внешние (с руководством компании, заказчиком, внешними организациями и т.д.); формальные отчет ы, запросы, совещания) и неформальные (напоминания, обсуждения); письменные и устные; вертикальные и горизонтальные.

Система сбора и распределения информации должна обеспечивать потребности различных видов коммуникаций. Для этих целей могут быть использованы автоматизированные и неавтоматизированные методы сбора, обработки и передачи информации. Неавтоматизированные методы включают сбор и передачу данных на бумажных носителях, проведение совещаний. Автоматизированные методы предусматривают использование компьютерных технологий и современных средств связи для повышения эффективности взаимодействия: электронная почта, системы документооборота и архивирования данных.

Отчетность о ходе выполнения проекта. Процессы сбора и обработки данных о фактических результатах и отображение информации о состоянии работ в отчетах обеспечивают основу для координации работ, оперативного планирования и управления. Отчетность о ходе выполнения включает: информацию текущем состоянии проекта в целом и в разрезе отдельных показателей; информацию об отклонениях от базовых планов; прогнозирование будущего плана проекта.

Документирование хода работ. Основные промежуточные результаты хода работ должны быть формально задокументированы. Документирование результатов хода работ включает в себя: 1.Сбор и верификацию окончательных данных. 2. Анализ и выводы о степени достижения результатов проекта и эффективности выполненных работ. 3.Архивирование результатов с целью дальнейшего использования.

Компьютерные системы ведения электронных архивов позволяют автоматизировать процессы хранения и индексации текстовых и графических документов, значительно облегчить доступ к архивной документации.

При реализации проекта осуществляются различные коммуникации. Эти коммуникации должны обеспечиваться различной информаций. В связи с этим информационная система может быть структурирована:

- Внутренняя (внутри команды проекта) и внешняя ( с руководством компании, заказчиком, внешними организациями и т.п.)

- формальная (отчеты, запросы, совещания) и неформальная (обсуждения, напоминания).

- письменная и устная,

- вертикальная и горизонтальная.

Так как назначение ИСУП обеспечивать поддержку и управление проектом, то структура и содержание (элементы) информационной системы определяются структурой проекта и принимаемыми решениями. Поэтому элементы ИСУП могут быть структурированы:

по этапам проектного цикла;

по функциям;

по уровням управления

На рисунке 9.1 показаны фазы жизненного цикла проекта, соответствующие этим фазам управленческие функции и информационное и программное обеспечение проекта:

Фазы жизненного цикла проекта	Управленческие функции	Информационное и программное обеспечение проекта
Прединвести- цонный анализ проекта	- обоснование целей проекта; -оценка экономической эффективности проекта в целом	ПО финансового анализа проектов и стратегического планирования
Планирование проекта	- детальное планирование комплекса работ и и ресурсов проекта; - анализ сроков выполнения проекта в целом и отдельных его стадий, временное планирование; - анализ графика потребностей проекта в ресурсах, ресурсное планирование; - анализ графика потребностей проекта в финансах, стоимостное планирование	ПО планирования и управления проектами Специализированное ПО ПО ведения бухгалтерии проекта и стоимостного анализа
Выполнение проекта	- контроль за ходом реализации проекта; - анализ состояния проекта; - оперативное управление проектом; - перепланирование проекта; - отчетность и документирование хода работ	Групповое ПО ПО формирования отчетов Системы документооборота и ведения архивов
Завершение проекта	- отчетность и документирование результатов проекта

Рис.9.1. Жизненный цикл проекта, управленческие функции, информационное и программное обеспечение проекта

Функциональные элементы ИСУП на стадии выполнения проекта включают в себя следующие элементы:

- модуль планирования и контроля календарных планов работ,

- модуль бухгалтерского учета проекта,

- модуль финансового контроля и прогнозирования.

В зависимости от уровня управления проектами ИСУП может быть :

- ИСУП для стратегического уровня управления портфелем проектов (высшее звено руководства компании)

- ИСУП для руководителей проектов и

- ИСУП для исполнителей проекта (команды).

Потребности в информационной поддержке пользователей ИСУП на разных уровнях управления проектом приведены в табл. 9.2:

Таблица 9.2

Требования к ИСУП по уровням управления

Стратегический уровень управления портфелем проектов (высшее звено руководства организации)	Уровень управления проектом (руководства проекта)	Уровень выполнения проекта (команда проекта)
Простота использования; Средства сбора и обобщения данных; Средства представления информации; Возможности укрупненного планирования.	Мощные и гибкие средства временного, ресурсного и стоимостного планирования и контроля; Мощные аналитические возможности; Средства создания и распределения отчетов; Средства сбора и передачи данных.	Простота использования; Удобные средства ввода данных.

Набор базовых функциональных возможностей ИСУП приведен в таблице 9.3:

Таблица 9.3

Базовые функциональные возможности системы календарного планирования

Средства описания комплекса работ проекта, связей между работами и их временных характеристик	- описание глобальных параметров планирования проекта; - описание логической структуры комплекса работ; - многоуровневое представление проекта; - назначение временных параметров планирования задач; - поддержка календаря проекта.
Средства поддержки информации о ресурсах и затратах по проекту и назначения ресурсов и затрат отдельным работам проекта	- ведение списка наличных ресурсов, номенклатуры материалов и статей затрат; - поддержка календарей ресурсов; - назначение ресурсов работам; - календарное планирование при ограниченных ресурсах.
Средства контроля за ходом выполнения проекта	- фиксация плановых параметров расписания проекта в базе данных; - ввод фактических показателей состояния задач; - ввод фактических объемов работ и использования ресурсов; - сравнение плановых и фактических показателей и прогнозирование хода предстоящих работ.
Графические средства представления структуры проекта, средства создания различных отчетов по проекту	- диаграмма Ганта; - PERT диаграмма (сетевая диаграмма); - создание отчетов, необходимых для планирования и контроля.

Вопросы для самопроверки:

1. Дайте определение «управление коммуникациями проекта;

2. Назовите процессы управления коммуникациями;

3. Охарактеризуйте процесс - планирование системы коммуникаций;

4. То же - сбор и распределение информации;

5. То же - отчетность о ходе выполнения проекта;

6. То же - документирование хода работ;

7. Назовите основные элементы ИСУП.