Тема 4. Управление закупками и контракты (4 уч. Часа)

План

1.Место закупок и поставок в проектом цикле.

2. Планирование и контроль поставок.

3.Подрядные торги, организация, оформление документации, права участников торгов.

Список рекомендованной литературы:

1.Управление инвестициями. В 2-х томах, т. 2./ Шеремет В. В. и др.- М.: Высшая школа, 1998. - с.198-246.

2. И.И. Мазур, В.Д Шапиро, Н.Г. Ольдерогге. Управление проектами: Учебник для вузов/под общей редакцией И.И. Мазура. - М.: Экономика, 2001. - с.436-470.

3. Тарасюк Управління проектами. К.: 2004. - с.

Мини-лексикон (ключевые слова): закупки, виды закупок, место закупок и поставок в проектном цикле, структура этапов материально-технического обеспечения проектов, поставки, планирование поставок, подрядные торги, объект и субъект подрядных торгов, участник торгов, заказчик, подрядчик, тендерный комитет, оферент, тендерная документация, процедуры закупки, виды торгов, функции основных участников торгов

Реализация инвестиционного проекта сводится к серии взаимосвязанных и скоординированных закупок ресурсов проекта, в том числе машин, оборудования, материалов, лицензий и ноу-хау, строительных, монтажных, пусконаладочных работ, консультационных услуг по разработке проектной документации, проведению торгов, надзору за работами, подготовке персонала и пр.

Закупки рассматриваются как способ обеспечения ресурсами, как этап жизненного цикла проекта. На рис. 4.1 показано место закупок и поставок в проектном цикле.

Различают:

закупки работ (Procurement of works);

закупки материалов (Procurement of goods);

закупки оборудования (Procurement of equipment);

закупки услуг (Procurement of services);

закупки (использование услуг) консультантов проекта (Procurement of consultants).

Основная задача проектно-закупочной фазы проекта – обеспечить поступление оборудования, конструкций, материалов и услуг в точном соответствии с планом проекта. Этот процесс можно разделить на две части:

- закупки ресурсов и услуг на конкурсной основе;

- поставки на место производства работ.

Предварительный

анализ возможностей

потенциальных

поставщиков Поставки

Рабочий Подготовка Заявки от Проведение торгов Размещение заказов Выполнение проект спецификаций участников и принятие подписание работ

торгов решения контрактов

о присуждении с победителями

контракта торгов Контроль

Подготовка контрактной документации поставки

Закупки Поставки

Рис. 4.1. Место закупок и поставок в проектном цикле

- Закупки и поставки осуществляются на основе данных проектной документации.

-графики разрабатывают в увязке с общим планом проекта с учетом длительности всех его фаз.

- план должен охватывать весь проект,

-выбор места закупок определяется на основе расчета стоимости вариантов.

- в плане определяют ответственных за поставку каждой позиции.

.Планирование материально-технического обеспечения проектов сводится к следующим этапам:

1. подготовка спецификаций и технических условий, характеризующих количество и качество необходимого оборудования, машин, механизмов, конструкций, материалов, работ, услуг.

2. планирование и организация процесса закупок.

3. изучение возможных источников закупки ресурсов и переговоры с возможными поставщиками. 4. предварительный отбор участников торгов.

5. подготовка документов для торгов.

6. проведение торгов и принятие решения о присуждении контрактов заявителям, выигравшим торги.

7. размещение заказа, включая переговоры о поставках.

8. контроль за поставками (своевременность, комплексность, количество и качество) с принятием необходимых мер в случае появления отклонений.

9. разрешение конфликтов.

10. .взаиморасчеты.

11. наем на работу необходимых специалистов (подрядчиков), включая консультантов.

12. организация бухгалтерского учета.

13. доставка, приемка и хранение товаров.

14. учет и контроль доставки.

Последние четыре позиции выделяют в самостоятельный блок работ, называемый поставками. Остальные работы относят к закупкам. Такое деление связано с тем, что закупки осуществляет заказчик, а поставки – подрядчик.

Исходными данными для календарного планирования ресурсного обеспечения проектов являются следующие документы:

календарный план производства строительно-монтажных работ на объектах (сетевые графики, циклограмма);

календарный план ввода объектов в эксплуатацию и задание по окончании этапов строительно-монтажных работ;

годовой план закупок ресурсов;

годовой график поставки материалов от специализированных товарных организаций; договоры и сертификации;

нормативно-технологическая документация по материально-техническому снабжению и комплектации;

информация о ходе выполнения плана строительно-монтажных работ за период, предшествующий планируемому;

информация о ходе сдачи объектов в эксплуатацию и об окончании этапов строительных работ за период, предшествующий планируемому;

информация о выполнении заказов за период, предшествующий планируемому;

информация о движении остатков строительных материалов;

производственно-технические нормы расхода строительных материалов;

нормы производственных запасов.

На основании календарной заявки графика и нормативно-технической документации определяется объектная потребность в конструкциях, полуфабрикатах и материалах по этапам в соответствии с их составом, указанным в технологических комплектах. Рассчитанная объектная потребность является основой для разработки квартальных заказов для проекта.

Подрядные торги – это способ закупки товаров, размещения заказов и выдачи подрядов, при котором выбор подрядчика (поставщика) производится на конкурсной основе.

Объект торгов – производственный или непроизводственный объект, к которому относится предмет торгов.

Предмет торгов – конкретные виды работ и услуг, по которым проводятся торги. В качестве предмета торгов могут выступать подряды на:

- строительство, реконструкцию и капитальный ремонт предприятий, зданий, сооружений производственного и непроизводственного назначения, в т.ч. на условиях «под ключ»;

- выполнение комплексов строительных и монтажных работ и их отдельных видов;

- выполнение комплексов пусконаладочных работ, инженерно-изыскательские работы;

- разработку ТЭО;

- разработка бизнес-плана.

- проектирование;

- управление проектом;

- поставку комплектного технологического оборудования, в т.ч. на условиях «под ключ»;

- прочие поставки и услуги, в т.ч. услуги консультантов.

Участник торгов – лицо, имеющее право принимать участие в торгах, в их подготовке, проведении и утверждении результатов торгов.

Основными участниками торгов являются:

- заказчик – лицо, для которого строится, реконструируется или оснащается объект торгов;

- организатор торгов – лицо, которому заказчик поручил проведение торгов;

- тендерный комитет – постоянный или временный орган, созданный заказчиком или организатором для организации и проведения торгов;

- претендент – организация, фирма, консорциум (отечественный или международный), под чьим именем подана заявка;

- оферент – претендент, приславший тендерное предложение (оферту), подкрепленное банковской гарантией и содержащее его согласие участвовать в торгах на условиях, изложенных в тендерной документации.

В отдельных процедурах торгов могут принимать участие инженерно-консалтинговые фирмы, кредитно-финансовые учреждения, межведомственные комиссии по подрядным торгам, Министерство архитектуры, строительства и жилищной политики Украины и др. организации.

Тендерная документация – комплект документации, содержащий исходную информацию о технологических, коммерческих, организационных и др. характеристиках объекта и предмета торгов, а также об условиях и процедуре торгов.

Опросник – документ, содержащий сведения об основных критериях предварительной квалификации, предъявленных к претенденту.

Оферта – предложение заключить договор в отношении конкретного предмета торгов на условиях, определяемых в тендерной документации.

Альтернативное предложение – предложение, предоставляемое одновременно с основным и содержащее отличающиеся от основного предложения условия.

Работы – различного рода и содержания строительно-монтажные и ремонтные работы (строительство производственного помещения, ремонт кровли, возведение плотины, строительство автодороги, железнодорожного моста и др.).

Товар – предметы и вещи любого рода в любой форме, готовые к использованию по назначению (продовольствие, компьютера. канц, принадлежности).

Услуги – деятельность интеллектуального характера, которая не имеет материального воплощения или стоимость материального воплощения значительно меньше стоимости самих услуг- аудиторские, проектирование компьютерных сетей и проч)

Процедуры закупки – различного рода процедуры (последовательность действий, оформленная документально), применяемые при размещении заказа на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг. К процедурам относят:

предварительный отбор;

открытый конкурс;

закрытый конкурс;

двухэтапный конкурс;

з апрос котировок; Упрощенные способы закупки

закупку из единственного источника.

Конкурс – способ размещения госзаказа на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг, при котором организатор конкурса любыми способами искусственно создает условия для конкурентной борьбы между поставщиками- участниками конкурса с целью выбора наилучших условий приобретения.

Отличие конкурса от аукциона является то, что поставщик может подать только одно предложение на поставку требуемых товаров, работ, услуг, которое впоследствии НЕ может быть изменено ни поставщиком, ни заказчиком. По результатам конкурса заключается контракт, на тех условиях, которые были установлены в выигравшем конкурс предложении.

Конкурсы бывают:

-открытый конкурс;

открытые с предварительной квалификацией

-закрытый конкурс;

-двухэтапный конкурс;

Открытый конкурс –публикуется приглашение к участию в конкурсе для всех поставщиков. Компании, изъявившие желание участвовать в открытом конкурсе выкупают у организаторов тендерного комитета тендерную документацию. Раньше эта документация стоила копейки. – сейчас несколько десятков тыс.у.ед. Это преследует двоякую цель:

- возместить свои затраты на подготовку тендерной документации (а иногда и проектной, на основе которой разрабатывается тендерная документация)

- отсечь от участия в конкурсе маломощные компании.

Открытый конкурс с предварительной квалификацией – ставит цель отсечь недостаточно состоятельные в техническом, финансовом, квалификационном плане компании от участия в конкурсе.

Закрытый конкурс – направляются специальные приглашения поставщикам, которые, по мнению заказчика, будут заинтересованы участвовать в конкурсе Преимущества – проще организовывать. - дешевле. Недостаток – злоупотребления.

двухэтапный конкурс - организаторы на первом этапе принимают предложения поставщиков – участников конкурса на поставку товаров. Работ – без указания стоимости.

Проводят переговоры с поставщиками по любым аспектам их предложений – технич. характеристики, сроки ,объемы и т.п. - ;

- на втором этапе изучаются окончательные предложения поставщиков – по ценам и др. коммерческим предложениям.

Применяется для закупки сложных технических товаров.

Недостаток – трудоемкий, материалоемкий процесс.

Упрощенные способы закупок

Запрос котировок - организатор закупок направляет нескольким потенциальным поставщикам запрос о ценах на требуемый товар и присуждает контракт на поставку тому поставщику, который дал предложение (котировку) с наименьшей ценой. При этом заказчик или организатор конкурса устанавливает все требования к закупаемому товару – сроки, условия поставки и оплаты, от поставщика требуется только предложение по цене.

Преимущества – быстро. наличие конкуренции между поставщиками , небольшие мат. и труд. затраты по организации конкурса. Недостаток- ограниченная сфера применения и возможны злоупотребления при определении кому направлять запросы о ценах.

Закупка из единственного источника – в следствии чрезвычайных событий (наводнение, землетрясение и т.п.) или же если поставщик имеет исключительное право на поставку товара, а на рынке отсутствует полноценная замена. Преимущества – простота органгизации закупки, низкие затраты времени и трудовые по организации закупки. Недостаток – отсутствие конкуренции и. как правило – самые невыгодные условия пиобретения.-

С целью подготовки и проведения торгов заказчик (или организатор торгов) формирует тендерный комитет, привлекая собственных специалистов, представителей научно-исследовательских и др. организаций, отдельных консультантов и экспертов на основании заключенных с ними договоров в соответствии с действующим законодательством.

Тендерный комитет самостоятельно разрабатывает регламент своей работы, руководствуясь следующими нормативно-правовыми документами:

- законами Украины;

- Указами Президента Украины;

- постановлениями правительства Украины;

- нормативными документами министерств и ведомств Украины;

- территориальными нормативными документами субъектов Украины.

Функции основных участников торгов: заказчика, организатора, тендерного комитета.

Заказчик:

принимает решение о проведении подрядных торгов; определяет лицо, которое будет выполнять функции организатора торгов; контролирует работу организатора торгов и участвует в работе тендерного комитета через своего представителя; устанавливает окончательные условия договора и заключает его с победителем торгов. Главное отличие от организатора торгов – заказчик заключает контракт от своего имени и несет ответственность за исполнение обязательств по этому контракту (оплату!)

Организатор торгов:

подготавливает документы для объявления торгов, осуществляет публикацию объявления и рассылку документов; формирует тендерный комитет; направляет и контролирует деятельность тендерного комитета и привлекаемых инженерно-консалтинговых фирм по подготовке тендерной или другой необходимой документации; утверждает результаты торгов; рассматривает апелляции на решения тендерного комитета; ликвидирует тендерный комитет; несет все расходы по подготовке и проведению торгов.

Тендерный комитет:

проводит сбор заявок на участие в торгах, на предварительную квалификацию; проводит предварительную квалификацию претендентов; организует разработку и распространение тендерной документации и решает вопросы изменения этой документации и процедур;

- проводит ознакомление претендентов с тендерной документацией и дает необходимые разъяснения; обеспечивает сбор, хранение и оценку представленных оферт; осуществляет процедуры торгов и ее оформления; определяет победителя или принимает иное решение по результатам торгов и представляет их на утверждение; публикует в средствах массовой информации отчет о результатах торгов.

Конкурсы и подписание контрактов проводят, когда заказчиком выступает государство. А между всеми прочими коммерческими структурами осуществляются подрядные торги с подписанием соответствующих договоров.

Для участия в торгах в тендерный комитет предоставляется заявка и определенное обеспечение: банковская гарантия,

поручительство ( между заказчиком и поручителем) ,

задаток ( денежные средства)

залог.

Порядок проведения подрядных торгов

1. Решение о цели торгов и даты их проведения принимается заказчиком и оформляется – приказом, распоряжением, где определяется ответственное подразделение или лицо за организацию торгов.

Организовывать торги может любая компанию, имеющая лицензию на этот вид деятельности.

2. Формируется тендерный комитет (или заказчиком или организаторами), куда входят как собственные специалисты, так и представители проектных, отраслевых, НИИ, консультационных компаний , эксперты на основе заключенных с ними договорами.

3. Организатор торгов, или по его поручению тендерный комитет подготавливает и публикует объявление о торгах, в котором содержится информация:

о заказчике и организаторе,

предмет торгов, и вид торгов,

краткая характеристика содержания проекта –

примерный объем и сроки выполнения работ,

условия и ограничения проекта,

сроки и условия приобретения тендерной документации,

срок предоставления оферт.

Публикация должна быть за 2-6 месяцев до срока предоставления оферт.

3. Тендерная документация должна содержать:

техническая часть (проектная документация) и коммерческая часть тендерной документации,

инструкции оферентам,

условия и порядок проведения торгов,

заявка на участие в торгах,

проект договора.

Если принимается решение о проведении предварительной квалификации претендентов, то в объявлении о торгах должна содержаться об этом информация. В этом случае тендерный комитет создает из своих участников предквалификационную комиссию.

4. Предквалификационная комиссия разрабатывает опросник претендентов и перечень необходимых отзывов и др. документов (например, лицензий) . На основе предоставленной информации комиссия производит анализ и оценку технической, организационной и финансовой способности претендента и составляет экспертное заключение.

5. Претендент должен предоставить в тендерный комитет следующие документы:

-заявку на участие в подрядных торгах,

-временное поручительство в форме гарантии банка,

-копию платежного поручения, подтверждающего внесение первого задатка,

-справку о заключенных за последние 12 мес. договорах с указанием их основных условийц, перечень субподрядчиков,

-оферту, составленную в соответствии с требованиями тендерного комитета.

6. Оферта имеет такую структуру:

А. Общие сведения о претенденте:

Название и все реквизиты, копии всех регистрационных и учредит.документов ,

Лицензии на определенные виды деятельности,

Годовой объем работ за последние 3 года,

Данные о профессионально-квалификационном составе технического и производственного персонала компании.

Перечень оборудования и прочей технической базы необходимой для выполнения работ по проекту. производственных и офисных помещений,

Данные о финансовом состоянии и размер прибыли, полученной компанией за последние 3 года.(баланс и Ф.2)

Справка о платежеспособности претендента, подписанная уполномоченным банком.

Фотографии объектов, книги, отзывы заказчиков, статьи, подтверждающие опыт претендентов в этой области и способность выполнять соответствующие работы по проекту.

Б. Техническая часть

Схемы и графики производства работ,

Графики поставки стрительой техники и технологического оборудования,

Календарные плны графики выполнения работ,

Перечень привлекаемых машин, транспортных средств,

Режим работы и обеспеченность трудовыми ресурсами.

Обеспеченность работающих жильем и объектами соц.сферы,

Предложения по охране окружающей среды и ТБ.

В. Коммерческая часть

Цена, предлагаемая оферентом по предмету договора и состав предложений по пересмотру цен,

Условия оплаты. Вид платежей и методы внесения платежей в зависимости от уровня цен, порядок финансирования и условия кредитования работ.

6. Для участия в торгах предоставляется банковская гарантия или поручительство. (это неденежные, т.е. не требующие передвижения денег способы обеспечения исполнения обязательств), а также – задаток. Задаток с юридической точки зрения является единственной формой обеспечения участия в любых торгах, но с экономической т.зр. использование задатка в торгах – неудобно, так как отвлекается большая сумма денег (особенно в торгах на закупку, . нежели в случае банковской гарантии , залога или поручительства.

7. после проведения торгов победивший оферент должен доплатить вторую часть задатка и заключает с заказчиком договор, содержащийся тендерной документации.

Вопросы для самопроверки:

1.Дайте определение - закупки.

2. Какие виды закупок Вы знаете?

3. На каком этапе жизненного цикла проекта проводят закупки и поставки?

4. Охарактеризуйте структуру этапов материально-технического обеспечения проектов.

5. Дайте определение поставки.

6. Охарактеризуйте содержание – планирование поставок, какая документация при этом разрабатывается?

7. Что такое подрядные торги, с какой целью их проводят?

8. Охарактеризуйте объект и субъект подрядных торгов.

9. Назовите основных участников торгов.

10. Назовите функции тендерного комитета.