3.2. Материальные носители первичных учетных данных

В зависимости от технических средств, которые применяются на предприятии для отражения и получения сведений о хозяйствен­ных процессах, используются различные материальные носители учетной информации.

При ручном способе учета с помощью клавишных машин ис­пользуются документы, которые составляются от руки или механи­зированным способом на листах бумаги При машинной обработке экономической информации ранее использовались перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, дуаль-карты.

Бумажные документы обычно составляются на специально за­готовленных типографским способом бланках и содержат соответст­вующие графы и строки.

Перфокарта - это бланк, изготовленный из плотного картона с напечатанными на нем колонками цифр от 0 до 9. Необходимые дан­ные переносились с документов путем пробивки отверстий на соот­ветствующих цифрах в нужных колонках. С помощью перфокарт учетная информация автоматически вводилась в машину, где она группировалась и систематизировалась в нужном разрезе.

Дуаль-карта представляла сочетание первичного документа с перфокартой. Изготовлялась так же, как и перфокарта, но в ней от­водилось место для записи ручным способом и для пробивки отвер­стий.

Перфолента служила для ввода и вывода информации на ЭВМ. Это длинная полоса плотной бумаги, свернутая в рулон. Ин­формация заносилась путем пробивки отверстий на дорожках в ко­лонках.

Магнитная лента, как и перфолента, служила для ввода ин­формации на ЭВМ. Она изготовлена на бумажной или целлюлозно- ацетатной ленте, покрытой слоем магнитного материала.

В настоящее время для хранения и передачи экономической ин­формации используются гибкие магнитные диски (дискеты), жесткие диеки, ZIP-диски, магнитооптические диски, однократно записывае­мые и перезаписываемые компакт диски (CD-R,-RW; DVD-R, -RW), флэш карты и т.п.

При использовании современных средств обработки информа­ции существует два варианта регистрации первичных учетных дан­ных:

• при первом варианте в подразделениях предприятия уста­навливается периферийная техника, при помощи которой осуществ­ляется измерение параметров хозяйственных операций и автомати­ческая передача их по каналам связи в ЭВМ;

• при втором варианте все исходные данные заносятся с по­мощью клавиатуры или других устройств (световой карандаш, "мышь" и т.д.), одновременно отражаясь на экране монитора.

3.3. Классификация бухгалтерских документов

В бухгалтерском учете применяется много различных докумен­тов, которые классифицируются по следующим основным призна­кам:

• по назначению,

• по месту составления,

• по степени обобщения,

• по способу (количеству) охватываемых операций, *

• по содержанию.

Рассмотрим, как же классифицируются документы по каждому из этих признаков.

1. По назначению документы делятся на распорядительные, исполнительные (оправдательные), комбинированные и документы бухгалтерского оформления. .,

В распорядительных документах содержится распоряжение, приказ, задание на совершение хозяйственной операции. Эти доку­менты служат основанием для приема и выдачи денег и товарно- материальных ценностей. Они подписываются руководителем пред­приятия и главным бухгалтером. Сюда относятся приказы, распоря­жения, доверенности. Они дают основание для совершения хозяйст­венной операции, но не могут служить основанием для отражения их в системе бухгалтерского учета.

Исполнительные (оправдательные) документы - это такие до­кументы, которые свидетельствуют о совершении факта хозяйствен­ной жизни. Они непосредственно служат основанием для соверше­ния учетных записей и оправданием для расходования и получения материальных ценностей, денежных средств и других активов. Это накладные, лимитно-заборные карты, акты, путевые листы и т.д.

Комбинированные документы выполняют функции распоряже­ния и исполнения. Это расходные кассовые ордера, приходные кас­совые ордера, наряды на сдельную работу и т.д.

Документы бухгалтерского оформления составляются ра­ботниками бухгалтерии с целью чисто технической подготовки учет­ной информации. Как правило, такие документы не могут служить основанием для совершения хозяйственных операций, так как со­ставляются на оснований ранее составленных. Например, сюда отно­сятся расчеты (калькуляции) фактической стоимости, отклонений плановой себестоимости от фактической.

В отдельных случаях документы бухгалтерского оформления используются для составления учетных записей и несут самостоя­тельное значение, например, при составлении бухгалтерских справок на закрытие операционных счетов.

>

2. По месту составления (использования) документы делятся на внутренние и внешние.

Внутренние - это такие документы, которые составляются и ис­пользуются в пределах данного предприятия, к ним относятся приход­ные и расходные кассовые ордера, наряды, авансовые отчеты и т.д.

Внешние документы составляются в одном предприятии, а ис­пользуются в другом. Они выходят за пределы предприятия. К ним относятся счета, счета-фактуры, платежные требования, накладные, акты приема выполненных работ и т.п.

• По степени обобщения документы делятся на первичные и сводные.

Первичные - это документы, которые составляются на совер­шаемую хозяйственную операцию. Они имеют большое значение в бухгалтерском учете, так как являются основой всех последующих записей в регистрах бухгалтерского учета. Имеют также и юридиче­скую силу, являясь основанием для разрешения различйых споров в арбитраже и т.п. •ic ?"' "

Сводные документы фиксируют ряд однородных операций по мере их совершения или содержат сведения ряда первичных доку­ментов. В качестве примера можно выделить ведомости движения готовой продукции, отчеты о движении материальных ценностей.

• По способу (количеству) охватываемых операций класси­фицируются только первичные документы. В каждом первичном до­кументе в зависимости от ряда обстоятельств отражается либо одна, либо несколько однородных операций. В зависимости от количества операций документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые применяются для отражения одного факта хозяйствен­ной деятельности и используются в случаях, где необходимо строгое их разграничение. Это приходные и расходные кассовые ордера и т.д.

Накопительные документы применяются для отражения ряда однородных, повторяющихся операций, которые записываются по­степенно по мере их совершения (например, лимитно-заборные кар- * ты, реестры).

• По содержанию документы делятся: по учету основных средств и нематериальных активов, по учету продукции и материалов, по учету труда и заработной платы, по учету денежных средств и рас­четов.

Документы по учету основных средств и нематериальных ак­тивов являются основанием для оприходования и списания основных средств и нематериальных активов, например, акт о приеме-передаче объекта основных средств, акт о списании объекта основных средств и др.

Документы по учету продукции и материалов служат для оформления поступления и расходования материальных ценностей. Это приходные ордера, накладные, лимитно-заборные карты и т.д.

Документы по учету денежных средств и расчетов служат для учета движения денежных средств. Сюда относятся приходные и расходные кассовые ордера, банковские расчетные документы, сче­та, счета-фактуры.

Документы по учету труда и заработной платы применяются для учета выработки, контроля трудовой дисциплины и для учета от­работанного времени. К данной группе можно отнести наряды на сдельную работу, ведомости учета выработки, табель учета рабочего времени.