3.4. Основные правила ведения учетной документации

Каждый бухгалтерский документ должен быть соответствую­щим образом оформлен. Он содержит все сведения или показатели о хозяйственной операции. Эти показатели, характеризующие хозяйст­венную операцию, зафиксированные в документе и придающие ему юридическую силу, называются реквизитами. Слово реквизит ис­ходит от латинского requisitum - нужное, требуемое.

Согласно Федеральному закону "О бухгалтерском учете" пер­вичные учетные документы принимаются к учету, если они составле­ны по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм пер­вичной учетной документации, а документы, форма которых не пре­дусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обяза­тельные реквизиты:

а) наименование документа;.

б) дату его составления;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денеж­ном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Если документ не имеет всех обязательных реквизитов, то он яв­ляется недействительным и не может служить основанием для записей в бухгалтерском учете. Кроме основных бухгалтерский документ име­ет и другие реквизиты, которые определяются характером операции.

Существуют правила заполнения, проверки и дальнейшей обра­ботки, исправления ошибок, порядок движения документов. Так, при ведении учетной документации существуют определенные требова­ния, которые устанавливаются Положением о документах и доку­ментообороте в бухгалтерском учете. (Утв. Минфином СССР 29 июля 1983 г. №105 по согласованию с ЦСУ СССР).

Названным Положением предусматривается, что каждый доку­мент должен составляться своевременно, содержать достоверные дан­ные, иметь все обязательные реквизиты. Записи в первичных доку­ментах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств ме­ханизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записи простой карандаш. Ес­ли документ заполняется в нескольких экземплярах, то делается через копировальную бумагу или печатается при помощи средств оргтех­ники.

В банковских и кассовых документах исправления не допуска­ются, а в целях предупреждения злоупотреблений после совершения хозяйственной операции погашаются штампом или от руки: "оплаче­но", "получено". Допущенные ошибки, где это разрешено, исправля­ются путем зачеркивания текста или цифры одной чертой так, чтобы ­можно было прочитать зачеркнутое. Вверху пишется правильный текст или цифра и обязательно оговаривается: "Исправленному на ... верить". Заверяется подписями лиц, оформляющих документ. Там, где исправления не допускаются, документы погашаются путем пе­речеркивания и хранятся для отчета (например, денежные чеки). Суммы в документах пишутся цифрами и прописью.

После составления документы передаются в бухгалтерию, где их проверяют, обрабатывают и используют их данные для записей по счетам бухгалтерского учета. Бухгалтерская обработка заключа­ется в проверке, расценке (таксировке), группировке и заканчивается составлением журнальной статьи.

Существуют три вида проверки документов: формальная, арифметическая (ценностная), проверка по существу.

• Формальная проверка заключается в установлении правиль­ности заполнения всех обязательных реквизитов.

• Арифметическая - это проверка расчетов (подсчет итогов, определение сумм скидок, накидок), правильности указанных цен. Правильность указания цен выделяют иногда в самостоятельную проверку - ценностную.

• Проверка по существу заключается в установлении законности и целесообразности совершения операции. Неправильно составленные документы возвращаются для дооформления или пересоставления.

Дальнейшая обработка документов заключается в их:

а) расценке (таксировке), для чего в документах указывается цена и сумма;

б) группировке, т.е. их данные записываются в накопительные и группировочные ведомости. И на основании их итогов составля­ются журнальные статьи и производятся записи в учетные регистры.

Движение документов, начиная с момента их составления или получения от другой организации и до передачи в архив после запи­си в учетные регистры, называется документооборотом. Основными этапами документооборота являются:

1) составление документов в низовых звеньях предприятия или

получение от контрагентов; •-»,-.

• прием документов в бухгалтерии;

• обработка документов;

• отражение информации, содержащейся в бухгалтерских до­кументах, в системе учетных записей;

• хранение документов в архиве для различных последующих справок.

Правильно организованный документооборот имеет большое значение. Он ускоряет прохождение документа, что улучшает каче­ство учетных данных и способствует более оперативному управле­нию деятельностью предприятия, улучшению системы учета и от­четности. Документооборот на предприятии определяет главный (старший) бухгалтер. * - -

График документооборота предусматривает: наименование пер­вичного документа, его назначение, периодичность составления, фа­милию лица составляющего, принимающего и проверяющего доку­мент.

Каждый бухгалтерский документ должен содержать минимум информации, которая необходима для руководства и управления процессами, происходящими на предприятии. С целью установления единообразия в учете и для целей его автоматизации должна прово­диться работа по унификации и стандартизации документов

Унификация документов - это приведение бланков документов по учету однородных видов имущества к единой форме. Унифика­ция приводит к созданию типовых документов, что облегчает их об­работку и заполнение.

Стандартизация документов представляет собой установление одинаковых стандартных размеров для однотиповых документов. В настоящее время унифицированы и стандартизированы в основном банковские и кассовые документы.

...... .,_VT:.

114